Maak Finance teams efficiënter en meer productief: 5 praktische tips
Veel Finance teams kunnen stukken productiever en efficiënter werken. Maar, hoe pak je dat aan? In dit artikel delen we 5 praktische tips om daar morgen mee te starten. Dat scheelt tijd, bespaart kosten én verbetert de service naar klanten toe. Ontdek hoe grote organisaties hun financiën, boekhouding en declaraties productief en efficiënt verwerken.
45% houdt niet van verandering
Mensen houden graag vast aan de status-quo, zolang dat werkt. ‘Never change a winning team’, is dan het credo. Recent onderzoek onder managers wijst uit dat maar liefst 45% merkt dat de Finance-afdeling moeite heeft met verandering. Dat is zonde, omdat het in veel gevallen een stuk productiever en efficiënter kan.
Als er veel tijd gaat zitten in handmatige processen, herhalende taken en onderlinge communicatie kan het waarschijnlijk beter. Gebruik onze vijf praktische tips om de financiële afdeling te optimaliseren, zodat het team de handen vrij krijgt om meer belangrijke taken op te pakken.
5 praktische tips: productiever en meer efficiënt
Productief en efficiënt werken bespaart tijd en kosten. Het maakt bovendien de weg vrij voor een betere service naar klanten toe. Wij delen vijf praktische tips waarmee iedere organisatie morgen kan starten.
1. Beperk het gebruik van papier
Beperk allereerst het gebruik van papier. De traditionele methode lijkt misschien goed te werken, maar kost onnodig veel tijd en moeite. Bovendien maken mensen fouten. Op papier is het achteraf lastig controleren waar het mis is gegaan. Er gaat veel uitzoekwerk in zitten als er onderaan de streep een keer iets niet klopt.
Werk liever digitaal als dat kan. Het gebruik van papier en papieren documenten is een belangrijke killer van efficiëntie en productiviteit op de financiële afdeling. Medewerkers die handmatig facturen van leveranciers en bonnetjes moeten verwerken zijn daar veel tijd aan kwijt.
2. Automatiseer herhalende taken
Een Finance afdeling heeft allerlei verschillende taken. Sommige taken zijn complex, en vragen om veel aandacht van medewerkers. Andere taken zijn juist herhalend, dus iedere keer hetzelfde. Het werk moet gebeuren, zonder dat iemand daar specifiek goed over na hoeft te denken.
Die taken laten zich goed automatiseren. Dat kan op allerlei niveaus. Het is met robotic process automation (RPA) zelfs mogelijk om behoorlijk ingewikkelde taken automatisch uit te laten voeren. Hier komen dan geen medewerkers meer aan te pas. Of er is slechts iemand nodig die controleert of de taken op de juiste manier worden uitgevoerd.
Door herhalende taken te automatiseren lukt het om productiever, efficiënter en met minder fouten te werken. Dat scheelt tijd, moeite en kosten op de Finance afdeling.
3. Investeer in slimmere tools
Investeer in slimme tools die het makkelijker maken om de administratie te doen en de boekhouding bij te houden. Of gebruik tools om bonnetjes te laten scannen en automatisch declaraties in te laten dienen.
Gebruik tools die passen bij de grootte van de organisatie, en de plannen om te groeien. Zonder tools gaat er steeds meer werk zitten in handmatige taken. Medewerkers zijn meer tijd kwijt aan het extra werk, waardoor ze zich niet op innovatie en groei kunnen richten. Dat is zonde, omdat er allerlei tools beschikbaar zijn om het werk makkelijker te maken.
Bij Soldo maken we declaraties en de verwerking van onkosten makkelijker. Dat doen we door processen te automatiseren, meer inzicht te bieden en controle achteraf eenvoudiger te maken. Zowel medewerkers die zakelijke kosten maken als de financiële afdeling profiteren daarvan. Onderaan de streep blijft er op die manier veel meer tijd over voor wat aandacht verdient.
4. Verbeter (online) communicatie
Werk aan de onderlinge communicatie en gebruik digitale en online middelen waar dat mogelijk is. Voorkom dat medewerkers alleen op kantoor met elkaar kunnen overleggen. Richt systemen in zodat ze ook op afstand kunnen overleggen, kunnen samenwerken of zelfs werk kunnen uitvoeren.
Er zijn allerlei communicatiemiddelen beschikbaar om samen efficiënter te werken. Dat verbetert de productiviteit, omdat medewerkers minder afhankelijk zijn van de systemen en mogelijkheden op kantoor. Dankzij betere onderlinge communicatie en bijvoorbeeld een gecentraliseerd platform is steeds iedereen op de hoogte van wat er moet gebeuren.
Een bijkomend voordeel is dat digitale communicatie altijd beschikbaar blijft, als je de data daarvan opslaat. Het is makkelijker om daarop terug te kijken, ernaar te verwijzen of het te gebruiken voor andere medewerkers die daarvan weer moeten leren.
5. Train het Finance-team
Ten slotte is het belangrijk om het Finance team te blijven trainen. Met trainingen en cursussen leren zij nieuwe vaardigheden. Laat ze zien hoe ze efficiënter kunnen werken of hoe andere organisaties productiever zijn. Vaak is het een kwestie van voordoen en er ervaring mee opdoen. Richt de blik naar buiten en kijk naar andere organisaties en instellingen die trainingen aanbieden.
Medewerkers op de financiële afdeling hebben behoefte aan trainingen en cursussen voor nieuwe vaardigheden. Als ze dat combineren met hun ervaring binnen het bedrijf en de branche ontstaat er een waardevol geheel. Dat zorgt ervoor dat er zo min mogelijk tijd verloren gaat, en dat medewerkers zelfs nieuwe ideeën kunnen opperen om nog efficiënter en productiever te worden.
Maak het makkelijker met Soldo
Al meer dan 30.000 Finance teams over heel de wereld gebruiken Soldo. Wij maken het hen graag makkelijker om hun werk te doen. Ze werken productiever en efficiënter, bijvoorbeeld dankzij meer inzicht in de uitgaven die andere medewerkers binnen het bedrijf doen.
Ontdek hoe Soldo het werk van de financiële afdeling makkelijker maakt. Wij helpen financiële processen te automatiseren en voorkomen het gebruik van onnodig papierwerk. We maken betalingen met bedrijfskaarten makkelijk, precies op de manier zoals de CFO en de financiële afdeling dat graag zien. Met meer inzicht en meer controle ontstaat er meer vertrouwen, dus profiteren uiteindelijk alle medewerkers op de verschillende afdelingen.
