Hoe introduceer je een nieuwe tech tool in een ouderwets bedrijf?

Nieuwe tools, applicaties en systemen kunnen het werk efficiënter, makkelijker en veiliger maken en je bedrijf veel tijd en geld besparen. Maar hoe krijg je alle mensen mee in een organisatie waar de weerstand tegen dit soort veranderingen groot is?

Iedere organisatie heeft te maken met digitalisering en die digitalisering gaat sneller dan ooit. Onderzoek van McKinsey laat zien dat COVID-19 de acceptatie van nieuwe technologieën met een paar jaar heeft versneld.

Of het nu gaat om een overstap naar een complete cloudomgeving of de introductie van een nieuw boekhoudpakket, zo’n verandering heeft altijd invloed op de manier waarop mensen hun werk doen. En dan kun je zelf nog zo overtuigd zijn dat die nieuwe manier van werken je alleen maar voorspoed brengt, je moet wel zorgen dat je medewerkers er ook zo over gaan denken. Of dat ze in ieder geval de nieuwe manier van werken gaan accepteren.

We hebben het altijd zo gedaan

Dat kan een flinke klus zijn. In een gemiddelde organisatie omarmt hooguit een derde van de medewerkers een nieuwe verandering met enig enthousiasme. In een traditionele organisatie zal dat aandeel een stuk lager zijn.

“We hebben het altijd zo gedaan.” Het klinkt star en ouderwets, maar het is nog niet altijd makkelijk om daar iets goeds tegenin te brengen. Niet ieder organisatie is jong, hip en werkt op een agile manier, waarbij veranderingen aan de orde van de dag zijn. In meer traditionele organisaties zul je iedere nieuwe tool op een subtielere manier moeten introduceren.

Tip 1: zorg dat het management erachter staat

Zonder draagvlak in je organisatie zal het je niet lukken een nieuw systeem met succes te implementeren. Dat lukt pas als een of meer mensen in de top van het bedrijf erachter staan en dat blijven doen.

Een ware uitdaging: in een traditionele organisatie kan ook onder het management weerstand zijn. Wil je deze groep overtuigen, benadruk dan hoe de tool het bedrijf verder helpt, meer klanten oplevert en risico’s opvangt. Ook is het goed om te onderstrepen dat je achterloopt op je concurrentie als je de zaken bij het oude laat.

Als medewerkers eenmaal zien dat een of meer mensen in het management achter de invoering staan, wordt de kans een stuk groter dat ze het nut van het nieuwe systeem gaan inzien.

Tip 2: communiceer, en blijf dat doen

Het management en andere vroege gebruikers kunnen verschillende middelen inzetten om te laten zien dat zij achter de nieuwe tool staan en die ook daadwerkelijk gebruiken. Bijvoorbeeld in een korte videoboodschap, een interne blog of een mailing.

Ook van tevoren kun je de weerstand al een stuk verminderen door op een transparante manier te communiceren. Vertel waarom je investeert in nieuwe technologie, wat de gevolgen voor de medewerkers zijn en hoe het werk er beter en makkelijker van wordt. Ook hier heb je verschillende middelen voor, waarbij een of meer meetings en trainingssessies onmisbaar zijn.

De manier waarop je communiceert, is wel van groot belang. Presentaties met cijfertjes en grafieken, zullen de meeste mensen met weerstand niet overtuigen. Het deel van onze hersenen dat verantwoordelijk is voor het nemen van beslissingen, is ook het deel dat onze emoties bestuurt. In je uitleg is het dan ook belangrijk dat je ingaat op de belangrijkste vraag die je medewerkers bezighoudt: what’s in it for me?

Stel dat je een tool wilt invoeren om uitgavenbeheer te automatiseren. Je krijgt je medewerkers dan eerder over de streep wanneer je laat zien dat het voor hen veel eenvoudiger is om met hun telefoon een bonnetje te scannen en door te sturen naar de juiste afdeling. Benadruk je ook nog eens dat medewerkers hun geld dan eerder terugkrijgen, dan maak je meer indruk dan wanneer je aangeeft hoeveel procent deze tool het bedrijf gaat besparen.

Als het kan, is het ook goed om medewerkers te betrekken bij de beslissing. Uit onderzoek blijkt dat mensen die betrokken worden bij de besluitvorming gemotiveerder zijn, tevredener zijn met hun werk en ook meer betrokken zijn bij hun werk.

Tip 3: faseer de implementatie

Als je de implementatie als één ‘big bang’ introduceert, kan het snel overkomen als iets wat van bovenaf is opgelegd.

Het kan handig zijn om de applicatie of het platform op één afdeling of bij een kleinere groep gebruikers te introduceren en hen ermee te laten stoeien. Door mensen aan de basisfuncties te laten wennen, kunnen zij een idee krijgen hoe een en ander werkt en waarom het een goede toevoeging is.

Gaat het om een compleet nieuw platform of een ingewikkelde tool, dan kun je overwegen het per functie te introduceren en pas volledig over te stappen als iedereen er vertrouwd mee is. Dat kan langer duren dan je misschien hoopt, maar het resultaat is waarschijnlijk beter.

Tip 4: stel ambassadeurs aan

Mensen zijn eerder geneigd iets nieuws te gaan doen als mensen zoals zij dat ook al doen. Het is dan ook slim om ambassadeurs  – of influencers – voor je project te zoeken. Bij voorkeur vind je ambassadeurs op alle afdelingen van de organisatie.

Je kunt bijvoorbeeld mensen zoeken om het systeem te testen en hun feedback te verzamelen. Maak deze mensen onderdeel van het projectteam, zodat ze voelen dat hun ideeën serieus worden genomen.

Deze ambassadeurs kunne zorgen voor het olievlek-effect en de mensen die meer weerstand ervaren helpen bij de training en support.

Tip 5: wees geduldig

Jij weet precies welke geweldige veranderingen de app zal brengen, maar je blijft weerstand ervaren. Dat kan flink frustrerend zijn. Het is handig als je dan begrijpt en accepteert dat het niet allemaal even snel gaat als je zou willen.

Zolang je er vertrouwen in hebt dat de tool je bedrijf echt verder helpt en je dat uitstraalt, zal het proces op gang komen, al duurt het langer dan je had gehoopt. Langzaam maar zeker zullen steeds meer gebruikers de voordelen van de tool zien. Het werkt écht makkelijker en efficiënter en levert betere resultaten op. Er komen steeds meer ambassadeurs voor het systeem die anderen meenemen. De olievlek!

Conclusie

Wil je een nieuwe tool of een nieuw platform introduceren in een traditionele organisatie, dan werkt dat alleen als je het subtiel aanpakt. Het lukt je alleen als je je kunt verplaatsen in de mensen die moeite hebben met verandering in het algemeen en automatisering in het bijzonder. Respecteer daarbij dat de traditionele manier om zaken aan te pakken niet per se verkeerd is. Soms worden dingen met een goede reden gedaan. Een nieuwe manier van werken forceren, zal dan averechts werken. Uiteindelijk voer je een nieuwe tool niet in omdat je met alle geweld iets wilt veranderen, je wilt dat iedereen er beter van wordt.