Alla ricerca di targa e fattura per i rifornimenti senza scheda carburante

Stefano Failla •

Gli acquisti di carburante in contabilità

Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione per gli acquisti di carburanti verrà meno, in molti casi, la possibilità di ottenere un documento contabile cumulativo e raggruppato per singolo automezzo. Come è sempre stata la scheda carburanti, che consentiva la registrazione contabile del solo importo totale, del mese o del trimestre, relativo ad una sola targa.

Ma se ad ogni rifornimento il benzinaio emette una fattura, è evidente che in contabilità il lavoro si moltiplica ! E nonostante la fattura sarà elettronica, con tutti i benefici derivanti dalla gestione del dato strutturato, il tempo risparmiato nel data entry verrà ultra compensato dal tempo perso per trovare l’associazione tra fattura e targa e per confermare la registrazione di decine di fatture invece che di un solo documento. Oltre che per rintracciare il pagamento.

Per rimediare ad una probabile situazione di appesantimento delle incombenze contabili, è necessario pensare a quali soluzioni di tipo organizzativo e procedurale si possono mettere in atto. Facendo una distinzione per modalità di acquisto.

Organizzazione degli acquisti di carburante

Analizziamo brevemente le due diverse situazioni di approvvigionamento del carburante:

Nel primo caso, per ogni rifornimento viene emessa una fattura e si verifica un pagamento. La fattura potrebbe indicare la targa dell’autovettura, ma il gestore non è obbligato ad inserire il dato. Il pagamento può essere fatto con carte di credito o carte prepagate aziendali.

Nel secondo caso, viene emessa una sola fattura a fine mese per tutti i rifornimenti effettuati da tutte le auto della stessa ditta (unica partita IVA). Nel caso dei contratti di netting, le compagnie petrolifere allegano generalmente alla fattura un elenco dettagliato di tutte le operazioni del mese suddiviso per fuel card (che dovrebbe intendersi come suddivisione per targa). Nel caso del distributore “abituale”, la fattura di fine mese è riepilogativa dei buoni di consegna senza distinzione della targa (che non deve essere obbligatoriamente rilevata al rifornimento).

Contabilizzazione degli acquisti di carburante

Quando in amministrazione arrivano le fatture per l’acquisto di carburanti (ovvero quelle fatture elettroniche che alla voce TipoArticolo riportano il codice “CARB”) le scelte possibili sono solo le seguenti:

In entrambi i casi, l’amministrazione aziendale deve procedere con un’attività di abbinamento e di riconciliazione tra le fatture di acquisto e le targhe degli automezzi a cui si riferiscono. In presenza di elenchi forniti in allegato alla fattura, come nel caso delle fuel card utilizzate nei contratti di netting, tale attività può risultare agevolata ma deve comunque essere svolta.

Dal punto di vista della necessità di ricondurre gli acquisti agli automezzi, la situazione non cambia se l’azienda decide di avvalersi della possibilità di usare la fattura differita per gli acquisti inferiori ai 300 euro.

Verifica della tracciabilità dei pagamenti

E’ appena il caso di ricordare che oltre a documentare gli acquisti di carburante con fattura elettronica è necessario anche verificare che il pagamento non sia avvenuto in contanti.

Nel momento in cui si rende comunque necessario predisporre un prospetto di riconciliazione tra fattura e targa, potrebbe essere opportuno integrare il prospetto con le informazioni sugli strumenti di pagamento utilizzati per ogni rifornimento.

A parte il caso dei contratti di netting, per i quali non serve ovviamente verificare caso per caso le modalità di pagamento, nelle altre situazioni di acquisto è importante disporre delle informazioni relative alle fonti di pagamento in modo facilmente accessibile e consultabile.

Ogni azienda dovrà attuare scelte organizzative idonee a massimizzare efficacia ed efficienza dei processi amministrativi coinvolti, per non incorrere in costi aggiuntivi e rischi di sanzioni.

Una buona prassi potrebbe essere quella di adottare un solo circuito di pagamento tracciato, preferibilmente nella forma di una carta prepagata (meno rischiosa e senza collegamenti con un conto corrente aziendale), con cui assegnare ad ogni autovettura aziendale uno strumento di pagamento che dovrà necessariamente essere utilizzato per tutti i rifornimenti. I report di tutte le transazioni effettuati dalle carte dell’unico circuito abilitato potrebbero diventare la fonte di informazione primaria da cui avviare la ricerca delle fatture corrispondenti, avendo già a disposizione l’informazione sulla targa dell’autovettura. Una volta completata la fase di riconciliazione delle operazioni (carta di pagamento – targa – fattura), diventa agevole creare un’unica fattura riepilogativa ai fini IVA con tutti i dettagli necessari per la registrazione a libro giornale. Un simile approccio diventa indispensabile per tutte le aziende che dispongono di una flotta di medie o grandi dimensioni e vogliono perseguire obiettivi amministrativi di efficienza nelle rilevazioni contabili e fiscali.