Come semplificare la gestione delle spese di trasferta per una maggiore efficienza dei costi

Nel complesso scenario aziendale odierno, la gestione delle spese di viaggio e intrattenimento (conosciuta anche come T&E) rappresenta una sfida cruciale, soprattutto per le aziende di medie e grandi dimensioni.

In un contesto in cui i dipendenti spesso sono impegnati in viaggi di lavoro, la gestione accurata delle loro spese è diventata più critica che mai. Secondo uno studio condotto da Ipsos per conto di Soldo su un campione di 400 lavoratori dipendenti italiani, anticipare denaro per effettuare spese aziendali ha un impatto sensibile sulle finanze dei dipendenti. In particolare, per il 57% degli intervistati, l’onere maggiore si verifica proprio in viaggio: le spese legate a pranzi e cene durante le trasferte (53%), l’acquisto di biglietti aerei o la prenotazione di un albergo (45%), così come le spese legate all’intrattenimento dei clienti (22%) sono spesso fonte di preoccupazione.

Senza contare che l’elaborazione delle note spese tradizionali, con la verifica e la raccolta manuale di scontrini e ricevute, richiede tempo ed è soggetta a errori umani, il che spesso causa ulteriori i ritardi nell’erogazione del rimborso.

Quali sono le spese legate alle trasferte di lavoro?

Per gestire efficacemente le spese di trasferta è importante comprendere le diverse voci di costo associate.

• Trasporto: Le spese di trasporto rappresentano una delle principali voci di costo e comprendono l’acquisto di biglietti aerei, di biglietti ferroviari, delle auto a noleggio e dei taxi necessari per raggiungere la destinazione. La scelta del mezzo di trasporto e l’ottimizzazione dei costi in questa categoria possono fare una grande differenza nei bilanci aziendali.
• Alloggio: Le spese di alloggio coprono il costo dell’hotel o di altre soluzioni di alloggio temporaneo durante il periodo di trasferta. La scelta dell’alloggio può variare notevolmente in base alle esigenze specifiche del progetto e alle politiche aziendali.
• Pasti: Le spese legate a pranzi e cene rappresentano un aspetto significativo delle spese di trasferta. Queste possono includere i pasti consumati durante il viaggio o durante il soggiorno in un’altra città.
• Spese Accessorie: Oltre alle spese di base, ci sono spese accessorie da considerare. Queste possono includere i costi dei visti, delle assicurazioni di viaggio, delle spese di lavanderia, delle chiamate telefoniche o di internet effettuate per motivi di lavoro, dei pedaggi autostradali e di altre spese simili sostenute durante il viaggio.

Tenere traccia di tutte queste spese può contribuire a evitare sorprese nella rendicontazione di fine mese, soprattutto quando diverse categorie di dipendenti effettuano trasferte per conto dell’azienda – trasferte che possono durare anche mesi, come nel caso dei lavoratori di industrie manifatturiere o imprese edili, in cui talvolta è necessario attendere la fine di un intero progetto prima di presentare una nota spese.

Come migliorare la gestione delle spese di trasferta? 5 consigli

In risposta a queste sfide, le aziende stanno cercando soluzioni innovative per semplificare e ottimizzare la gestione delle spese T&E. Nell’era della quarta rivoluzione industriale, l’introduzione di tecnologie avanzate che permettono di presentare le spese mentre si è ancora in viaggio consente una gestione più efficiente, accurata e trasparente delle spese aziendali.

In che modo le aziende possono adottare soluzioni moderne per semplificare la gestione delle spese di viaggio e intrattenimento, migliorando così la produttività dei dipendenti e la precisione delle finanze aziendali?

1.     Implementare soluzioni digitali

Le tecnologie moderne possono rivoluzionare la gestione delle spese di trasferta. L’uso di piattaforme digitali e software di gestione spese come Soldo può semplificare la registrazione e l’approvazione delle spese. Una volta effettuato un acquisto, al dipendente basterà semplicemente scattare una foto della ricevuta, caricarla sulla app Soldo collegata alla propria carta e, in tempo reale, le informazioni relative alla spesa verranno inviate al reparto amministrativo aziendale che potrà tenere traccia e verificare l’acquisto senza attendere una nota spese alla fine del mese. In questo modo, le ricevute possono essere digitalizzate, riducendo la necessità di conservare documenti cartacei e semplificando la rendicontazione.

2.    Eliminare l’anticipo delle spese

Poca visibilità, scontento dei dipendenti, mancanza di controllo in tempo reale: l’anticipo delle spese è un concetto ormai superato. Passare a carte aziendali per eliminare l’obbligo per i dipendenti di anticipare personalmente le spese di viaggio migliora la comodità dei dipendenti e semplifica la gestione delle spese.

3.     Monitorare metriche e ROI

Tenere traccia delle metriche chiave legate alle spese T&E, come i costi medi per viaggio e le categorie di spesa più comuni, possono portare a ulteriori miglioramenti nella gestione aziendale. In particolare, valutare l’efficacia delle soluzioni adottate calcolando il ritorno sull’investimento è fondamentale: secondo un recente studio condotto da Forrester Consulting per Soldo, l’implementazione della nostra piattaforma su un campione di 4 aziende, ha portato a un ROI del 358% e un risparmio del 50% del tempo precedentemente dedicato all’invio delle note spese.

4.     Adottare politiche di spesa chiare e coerenti

Definire politiche di spesa chiare è fondamentale, soprattutto se aiutano a stabilire limiti di spesa accettabili per alloggio, pasti e spese accessorie. Adottarle non solo riduce le spese che superano il budget ma offre anche ai dipendenti linee guida chiare che promuovono una cultura di responsabilità finanziaria.

5.     Integrarsi con i sistemi finanziari esistenti

L’integrazione di una piattaforma digitale con i sistemi finanziari già in uso dall’azienda offre una visione completa delle spese grazie ad un’accurata analisi dei dati e alla generazione di report di qualità che aiutano a gestire in modo predittivo il flusso di cassa. La tua azienda utilizza già ZTravel o SAP Concur per la gestione delle spese di trasferta? Soldo si integra perfettamente con entrambe le piattaforme, per darti un controllo assoluto su tutte le tue spese, non solo quelle di viaggio, con l’ulteriore vantaggio di eliminare la necessità delle note spese.

La chiave per la crescita è l’innovazione

Semplificare la gestione delle spese di viaggio e intrattenimento è un passo cruciale verso l’efficienza operativa e il controllo dei costi.

L’utilizzo di tecnologie moderne, politiche chiare e processi automatizzati consente a qualsiasi azienda di ottimizzare l’utilizzo delle risorse finanziarie a disposizione. La semplificazione delle spese di trasferta non solo migliora la gestione finanziaria, ma crea un ambiente più conveniente e produttivo per i dipendenti.

Per saperne di più sui risultati ottenuti finora da aziende come la tua che hanno già implementato soluzioni innovative come Soldo, scarica il report sul Total Economic Impact e inizia a rivoluzionare la gestione delle spese aziendali.