Gestione Spese

Instant issuing: una strategia a supporto delle imprese

7 Giugno 2022   |   13 min

di Roberto Garavaglia,  Innovative Payments Strategy Advisor

L’emissione istantanea di strumenti di pagamento basati su carta (o Instant Issuing) è un processo che viene implementato solo da alcuni emettitori (Issuer). La complessità operativa, infatti, richiede l’adozione di specifici sistemi in grado di governare efficacemente la gestione dei rischi e dei flussi finanziari, nonché la capacità tecnologica di farlo in tempi estremamente brevi.

In questo articolo analizziamo le principali caratteristiche dei processi di Instant Issuing, declinandoli sulla moneta elettronica. L’obiettivo è proporre al lettore una panoramica su quanto avviene “nelle retrovie” di un processo di emissione istantanea valido per carte virtuali e conti di moneta elettronica, al fine di agevolare l’acquisizione di una migliore consapevolezza dei servizi che qualificano l’offerta di strumenti basati su tali funzionalità.

Le componenti di un servizio di issuing

Un emettitore di strumenti di pagamento basati su carte adotta prodotti di Card Management modulari che sono in grado di gestire i seguenti processi:

  1. Gestione delle richieste di emissione della carta, sia essa fisica o virtuale, e relativo processo di adeguata verifica ai sensi delle norme antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo;
  2. Analisi del merito creditizio del soggetto titolare della carta, o cardholder scoring;
  3. Creazione e messa a disposizione delle carte (e relative quantità di sicurezza), tramite l’impiego di tecniche di comunicazione a distanza (solo per carte virtuali);
  4. Produzione e spedizione della carta e del codice di sicurezza PIN (solo per le carte fisiche);
  5. Produzione di estratti conto (cartacei o online);
  6. Messa a disposizione di un portale per la gestione delle carte, cui il titolare può accedere in modo sicuro nel rispetto di quanto previsto in materia di Strong Customer Authentication (SCA) dalla PSD2 (la direttiva (UE) 2015/2366);
  7. Gestione delle autorizzazioni dei pagamenti con le carte emesse;
  8. Gestione della sicurezza delle transazioni con carte a distanza (p.e. per i pagamenti via internet o tramite Digital Wallet), in conformità a quanto definito dall’EBA (European Banking Authority) e previsto dalla PSD2;
  9. Gestione delle frodi;
  10. Contabilità e regolamento delle transazioni.

I servizi di issuing per gli strumenti di moneta elettronica

Nel caso di carte pregate, indipendentemente dal fatto che siano fisiche o smaterializzate, si aggiungono due ulteriori moduli a integrazione della lista di cui sopra per la gestione della moneta elettronica, conformemente a quanto previsto dalle norme comunitarie di settore (direttiva 2009/110/EC, anche detta “Seconda direttiva sulla moneta elettronica”, direttiva (UE) 2015/849, anche detta “Quarta direttiva antiriciclaggio”; direttiva (UE) 2018/843, anche detta “Quinta direttiva antiriciclaggio”):

  • Gestione del conto di moneta elettronica affiliato alla carta prepagata;
  • Gestione delle ricariche e dei rimborsi.

Un’estensione del primo modulo può prevedere altresì la gestione dell’eventuale IBAN associato al conto di moneta elettronica, abilitando l’integrazione con gli schemi di pagamento SEPA che regolano i bonifici (SCT) e gli addebiti diretti (SDD Core o SDD B2B). In tal modo, il titolare della carta diviene anche intestatario di un conto, a valere sul quale gli sarà possibile disporre ordini di pagamento in uscita e in entrata.

Per ciò che concerne il secondo modulo, le funzionalità che devono essere previste permettono essenzialmente:

  • la ricarica con strumenti di pagamento diversi, fra cui i bonifici e i trasferimenti di fondi in moneta elettronica da altri conti di moneta elettronica dello stesso issuer;
  • il rimborso tramite bonifico in accredito su conto corrente intestato al medesimo titolare del conto di moneta elettronica.

L’emissione istantanea di una carta prepagata virtuale

Spiegati i processi che stanno alla base di un generico servizio di issuing, veniamo ora ad analizzare l’emissione istantanea di una carta prepagata per capire quali sono le peculiarità che ne distinguono il corretto funzionamento.

In primo luogo, chiariamo un punto molto rilevante su cui spesso s’ingenerano incomprensioni o fraintendimenti: l’emissione istantanea è necessariamente riferita alla carta e non alla moneta elettronica.

Non si deve, infatti, dimenticare che, mentre l’emissione di una carta comporta la gestione dei dieci processi elencati in precedenza, totalmente in carico (ossia dipendenti) dall’issuer, l’emissione di moneta elettronica è sempre e unicamente correlata alla fonte di finanziamento che sussidia la moneta elettronica stessa e, come tale, dipende da un terzo che deve provvedervi autonomamente.

Compreso questi aspetti fondamentali, possiamo ora più facilmente capire che l’istantaneità caratterizzante l’emissione di una carta prepagata può (ovvero deve) prevedere un’esecuzione immediata di (almeno) i primi tre processi evinti nella succitata lista:

  1. Adeguata verifica;
  2. Analisi merito creditizio;
  3. Emissione della carta.

L’istantaneità è dunque riferita alla rapidità con cui, a seguito della richiesta di emissione, la carta smaterializzata viene messa a disposizione del titolare.
La ricarica della carta prepagata emessa istantaneamente, tuttavia, può avvenire solo su iniziativa del titolare o in conseguenza a un trasferimento di moneta elettronica a beneficio dello stesso e, pertanto, richiede la gestione di strumenti di pagamento in grado di assecondare le esigenze di tempestività e garantire l’irrevocabilità dell’ordine di pagamento che costituisce la ricarica stessa.
Ad oggi, tali strumenti possono essere:

  • bonifico istantaneo (conforme allo schema SCT Inst) disposto dal titolare della carta a beneficio di se medesimo;
  • bonifico avviato su iniziativa dell’issuer e disposto dal titolare della carta tramite un Payment Initiator Service Provider (PISP) a beneficio dell’issuer, ai sensi di quanto previsto dalla PSD2;
  • trasferimento di fondi in moneta elettronica da altro conto di moneta elettronica gestito dallo stesso issuer, a beneficio del titolare.

La sicurezza e la semplicità di gestione dell’anticipo spese con l’Instant Issuing

Venendo a un caso concreto, capiamo come la gestione dell’anticipo spese a favore dei dipendenti di un’azienda può beneficiare del servizio di Instant Issuing che abbiamo spiegato nei precedenti paragrafi.

L’emissione di uno (o più) conti di moneta elettronica intestati all’azienda è un processo che non ha necessità di essere eseguito istantaneamente; al contrario, l’emissione di una carta prepagata a favore di un dipendente può richiedere un’istantaneità dipendente dalla contingenza.
Laddove quest’ultimo fosse in trasferta e si trovasse a dover far fronte a una spesa imprevista, ad esempio il prolungamento di un pernottamento in hotel o l’acquisto di un transfer per un tragitto non preventivato, l’azienda può generare istantaneamente una carta prepagata virtuale “usa & getta” intestata al collaboratore in missione, trasferendogli immediatamente un importo sufficiente a coprire la spesa dal conto (capiente) di moneta elettronica dell’azienda.
Inoltre, laddove il sistema di emissione della carta prepagata sia in grado di controllare il processo di autorizzazione, imponendo specifici controlli sulla categoria merceologica di appartenenza del merchant presso cui il dipende si trova a dover effettuare realmente l’acquisto, l’azienda può controllare meglio il rispetto delle policies aziendali.

Un caso siffatto, in assenza di un sistema che consenta l’emissione istantanea di una carta con accredito immediato dell’esatto importo necessario al compimento dell’operazione di pagamento e il controllo sulla spesa, non potrebbe essere gestito con altrettanta efficienza e sicurezza.

L’ottimizzazione della gestione spese aziendali nel rispetto del capitale circolante

Quanto sin qui trattato conduce ad alcune riflessioni che appaiono di grande importanza, quando si analizzi l’impatto delle spese aziendali sul cash flow di un’impresa.

Il conto (o i conti) di moneta elettronica intestati all’azienda, possono essere a tutti gli effetti conti di tesoreria su cui affluiscono i proventi del fatturato o ai quali sono agganciati strumenti di finanziamento.
La possibilità di non allocare fondi in via preventiva per le spese dei dipendenti in missione, evitando con ciò di immobilizzare un capitale non fruttifero, ma potendo garantire ai collaboratori in trasferta una copertura puntuale e immediata dei fabbisogni di spesa, consente di ottimizzare i flussi di circolante.

L’adozione di strumenti di instant issuing, dunque, a supporto di ciò che comunemente viene chiamato gestione delle spese di trasferta, diviene una scelta strategica che il tesoriere d’impresa può essere chiamato a effettuare.

Bibliografia

  • DIRETTIVA (UE) 2015/2366 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 25 novembre 2015 relativa ai servizi di pagamento nel mercato interno, che modifica le direttive 2002/65/CE, 2009/110/CE e 2013/36/UE e il regolamento (UE) n. 1093/2010, e abroga la direttiva 2007/64/CE;
  • DIRETTIVA 2009/110/CE DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 16 settembre 2009 concernente l’avvio, l’esercizio e la vigilanza prudenziale dell’attività degli istituti di moneta elettronica, che modifica le direttive 2005/60/CE e 2006/48/CE e che abroga la direttiva 2000/46/CE;
  • DIRETTIVA (UE) 2015/849 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 20 maggio 2015 relativa alla prevenzione dell’uso del sistema finanziario a fini di riciclaggio o finanziamento del terrorismo, che modifica il regolamento (UE) n. 648/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio e che abroga la direttiva 2005/60/CE del Parlamento europeo e del Consiglio e la direttiva 2006/70/CE della Commissione;
  • DIRETTIVA (UE) 2018/843 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 30 maggio 2018 che modifica la direttiva (UE) 2015/849 relativa alla prevenzione dell’uso del sistema finanziario a fini di riciclaggio o finanziamento del terrorismo e che modifica le direttive 2009/138/CE e 2013/36/UE.

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