Articles similaires
Cotisations, déductions, calculs : tout sur les frais de repas
Soldo vous mène à travers les cotisations, indemnités et barèmes des frais de repas.
Les frais de repas sont, comme les autres frais professionnels, des charges de caractère spécial considérées comme inhérentes à l’emploi d’un salarié. De ce fait, les frais de repas engagés pendant les horaires de travail sont considérés comme des frais professionnels qui doivent être remboursés par l’entreprise, sont exonérés de cotisations sociales et d’impôts sous certaines conditions, et sont déductibles pour le salarié.
Sous quelles conditions est-ce que les frais de repas sont remboursables et déductibles, quelles méthodes de calcul s’appliquent et quels sont les barèmes valables pour l’année en cours ? Allons découvrir cela.
Le remboursement des frais de repas par l’entreprise
L’entreprise est tenue de rembourser les frais de repas pour ses salariés dans les cas suivants :
- Si le salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail, à cause d’horaires contraignants ou dans l’impossibilité de se rendre à domicile ;
- Si le salarié est en déplacement hors de son lieu de travail et ne peut se rendre à domicile, qu’il soit obligé de prendre son repas au restaurant ou pas.
Comme tous les autres frais professionnels, ceux-ci sont exonérés des cotisations sociales et des impôts pour l’entreprise. Néanmoins, dans les deux cas, l’administration fiscale fixe des limites aux montants d’exonération des indemnités.
| Barème d’indemnités de restauration pour 2022 | Limites d’exonération |
| Indemnité de restauration sur le lieu de travail | |
| Salarié contraint de prendre une restauration sur son lieu de travail effectif en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail | 6,80€ |
| Indemnité de restauration en situation de déplacement | |
| Salarié contraint de prendre son repas au restaurant | 19,40€ |
| Salarié non contraint de prendre son repas au restaurant | 9,50€ |
Si le salarié est éligible pour plusieurs de ces indemnités, une seule ouvre droit à déduction pour l’entreprise (la plus élevée).
Les repas d’affaires sont en revanche une exception à la règle des frais de repas. Ceux-ci n’ont pas de limite d’exonération, mais doivent avoir un caractère exceptionnel et irrégulier, et les justificatifs présentés à la comptabilité doivent contenir toutes les informations nécessaires sur le motif du repas, les personnes présentes et le montant dépensé.
Notre guide complet du calcul et remboursement des frais de déplacement contient plus d’informations sur les indemnités de déplacement professionnel, y compris sur les frais de nourriture.
Les repas déductibles pour les salariés
Lors de la déclaration de revenus faite chaque année par un professionnel, une déduction forfaitaire de 10% s’opère automatiquement. Celle-ci recouvre tous les frais professionnels engagés lors de l’exercice de l’activité professionnelle, et dans l’intérêt de l’entreprise, au cours de l’année.
Cette déduction des frais recouvre donc les frais de repas, les déplacements professionnels, les potentiels frais de télétravail, de mobilité et d’autres frais divers et variés. Cependant, puisque le montant maximum de cette déduction s’élève à 12 829 euros pour les revenus de 2021, il se peut que les frais professionnels réellement encourus soient supérieurs à 10% du revenu déclaré. Dans ce cas, le salarié peut choisir une déduction par le régime des frais réels.
Afin de déduire les frais réels de la déclaration des revenus, le salarié doit pouvoir justifier tous ses frais professionnels sur toute l’année. Il n’est pas nécessaire de soumettre avec la déclaration des impôts toutes les pièces justificatives (factures, reçus et autres) mais il faut les conserver chez soi pendant trois ans – la période durant laquelle l’administration fiscale peut demander des preuves ou effectuer des redressements.
Pour le calcul des frais de repas sur la base des frais réels, le calcul se fait en prenant en compte les frais supplémentaires, c’est-à-dire les frais excédant l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture.
Automatisez les dépenses professionnelles avec Soldo
Gérez toutes vos dépenses sur une seule plateforme
En savoir plusQuels sont les frais supplémentaires éligibles à déduction ?
Seuls les frais correspondant à la fraction dépassant le montant d’un repas pris à domicile, considérés comme frais supplémentaires, sont déductibles de l’impôt sur le revenu pour un professionnel. Le prix d’un repas à domicile est fixé chaque année par l’État par un barème publié en janvier. Pour 2022, la valeur d’un repas pris à domicile est fixée à 5,00 €.
| Montant maximal, TTC déductible des frais supplémentaires de repas par jour, en 2022 | |
| Évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture | 5,00€ |
| Limite d’exonération | 19,40€ |
| Montant maximal deductible par jour | 14,40€ |
Les repas constituent des frais déductibles si :
- les dépenses supplémentaires sont rendues nécessaires par l’exercice de l’activité professionnelle ;
- la distance entre le lieu de travail et la résidence habituelle justifie le fait que le salarié mange son repas en dehors de son domicile ;
- des justificatifs des dépenses supplémentaires sont présentes (factures, reçus, etc.).
Ces frais déductibles varient suivant les conditions suivantes :
- si le salarié a une option de restauration collective sur son lieu de travail ou à proximité, seule la différence entre la valeur d’un repas pris à domicile et du prix d’un repas à la « cantine » est reconnue comme frais déductible ;
- si le salarié n’a pas d’option de restauration collective à proximité, ou sur son lieu de travail, les frais déductibles sont limités à 14,4€ en 2022, donc la différence entre un repas pris à domicile et la limite d’exonération par jour – au-delà de ce montant, la dépense est considérée d’ordre personnel.
Cependant, si le salarié bénéficie des tickets-restaurants, il doit soustraire la somme financée par l’employeur lors de la déclaration de revenus, peu importe le mode de restauration. Il doit en général prendre compte de tous les remboursements effectués par l’employeur lors de sa déclaration de revenus.
Une solution simple pour la gestion des dépenses professionnelles
S’il est difficile de suivre les dépenses des salariés en temps réel, et de leur laisser assez de liberté tout en évitant les abus et les dérapages budgétaires, il est également très laborieux de traiter les notes de frais nécessaires pour effectuer les remboursements de frais.
Soldo offre une plateforme de gestion des dépenses qui s’occupe de tout cela. Avec les cartes professionnelles prépayées de Soldo, tous vos salariés peuvent profiter de leur propre moyen de paiement. Grâce à l’interface web, votre équipe comptable fixe les budgets et les plafonds, et suit les dépenses en temps réel.
Les pièces justificatives sont téléchargées directement par le biais de l’appli mobile, il suffit de prendre le reçu en photo !
