Industrie
Fédération sportive
Siège social
Paris
Employés
70
Principaux challenges
Supprimer les avances de frais
Dématérialiser le suivi de dépenses
Simplifier la gestion comptable
Avec la préparation des JO, la Fédération Française de Handball a du s’équiper d’une solution de gestion des dépenses pour permettre à ses équipes en compétition de couvrir leurs frais lors des déplacements.
Fédération sportive
Paris
70
Supprimer les avances de frais
Dématérialiser le suivi de dépenses
Simplifier la gestion comptable
C’est le 1er septembre 1941 qu’a été créée la Fédération Française de Handball, et depuis ce jour, elle gère l’évolution des équipes de France féminine et masculine de tous les niveaux. Entièrement dédiée au sport et la performance, la fédération nous fait particulièrement vibrer depuis les années 1990, offrant à la France pas moins de 29 médailles et trophées olympiques mondiaux et européens.
La Fédération était à la recherche d’un moyen plus simple pour gérer les dépenses lors des déplacements sportifs, et au sein de la Maison du Handball. La FFH souhaitait une alternative aux avances de frais répétées et parfois contraignantes. Le but final était avant tout de pouvoir faciliter la vie des chefs de délégation, en leur laissant plus de liberté, notamment lors des déplacements, mais aussi de faciliter le suivi des dépenses et la gestion des factures et des notes de frais.
Avec leurs nombreux déplacements lors des événements sportifs à travers le monde entier, les chefs de délégation ont besoin d’avoir accès à des fonds leur permettant de subvenir à tous leurs achats sur place, aussi bien lorsqu’il s’agit de matériel lié au soin ou aux séances de kinésithérapie, que pour leurs courses alimentaires ou l’essence nécessaire aux trajets. Les avances de frais rendaient la chose plus compliquée, car le montant donné avant un déplacement n’était pas toujours suffisant.
“On a souhaité faciliter le processus avec les cartes Soldo, en leur mettant à disposition un montant plus important que, logiquement, ils ne dépensent pas complètement“
En plus des solutions plus avantageuses pour les avances de frais, la Fédération souhaitait une simplification de la gestion de la comptabilité. Ludovic, responsable comptable adjoint, explique qu’il peut créer de listes pour facilement faire ses affectations budgétaires et ensuite extraire les transactions via Soldo ce qui facilite la comptabilité.
“ça nous permet un suivi beaucoup plus simple en termes de dématérialisation notamment avec les écritures comptables“
Actuellement il y a environ 18 cartes actives dans la Fédération, 1 pour chaque chef de délégation (soit une pour chaque équipe) ce qui fait 13 en tout, 1 pour la direction, 1 pour la DSI, 1 pour la Maison du Handball, et deux autres supplémentaires créés lors des derniers Jeux Olympiques à Tokyo pour avoir toujours une carte de repli en cas de problème, de perte ou autre imprévu.
La Fédération a décidé de laisser une grande liberté à leurs employés, avec une indépendance lors des achats et sans besoin d’autorisation avant un retrait en espèces, si cela s’avère nécessaire. Ils ont en revanche mis un plafond limité et utilisent les relances automatiques chaque vendredi pour s’assurer que les porteurs de cartes Soldo renseignent bien les détails liés à leurs transactions. La plupart des cartes ne sont pas nominatives et sont rattachées à l’équipe et non pas un individu, ce qui offre une plus grande flexibilité, un plus pour la Fédération.
Lors de leur qualification aux Jeux Olympiques, la FFH a pris contact avec le service client Soldo pour s’assurer que les cartes seraient utilisables à Tokyo. Ayant laissé les paramètres de la carte ouverts à tous les pays, les équipes ont pu sans problème réaliser des paiements sur place afin de couvrir les quelques dépenses extra non prises en charge par le comité olympique. “ Tout s’est passé sans problème “ nous confie Ludovic.
Pour Ludovic, les services que proposent la plateforme sont un réel confort pour tous les utilisateurs, et les bénéfices se font ressentir avec un gain de temps considérable. Ce qui est très appréciable dans une fédération où les opérations sont nombreuses et où les esprits des utilisateurs sont forcément très concentrés sur le sport en lui-même.
“La carte Soldo permet une rapidité, et un confort pour chaque utilisateur. Lorsqu’ils ont tous les outils cela va beaucoup plus vite, pour tout le monde“