AIDES France

Lisez comment AIDES a réduit les avances de frais engagés par ses collaborateurs et facilité la gestion des dépenses collectives avec Soldo.

Industrie

Organisme à but non-lucratif

Siège social

Paris

Employés

450

Principaux challenges

Gestion des chèques et de la petite caisse

Visibilité des dépenses en temps réel

Administration des notes de frais

Chaque année, près de 1500 militants volontaires participent aux actions d’AIDES, première association de lutte contre le SIDA et les hépatites en France, présente dans 75 lieux en France métropolitaine et d’outre-mer. L’association intervient auprès de populations à risque par des actions ciblées de prévention et de dépistage afin de réduire les nouvelles contaminations et accompagner les personnes touchées vers le soin et dans la défense de leurs droits.

L’équipe d’AIDES était à la recherche d’un système efficace et sécurisé de contrôle des dépenses encourues lors des déplacements et interventions. Par la même occasion, elle souhaitait mettre fin aux avances sur fonds propres par les collaborateurs et réduire le temps consacré à la gestion des notes de frais. En juillet 2020, l’association a décidé de se tourner vers Soldo.

Fin des avances de frais pour les dépenses collectives

AIDES mobilise, en plus de ses 1500 volontaires, environ 450 salariés. La question des avances de frais par les employés et bénévoles devenait de plus en plus urgente. “Nos militants sont parfois issus de populations précaires, et il était problématique de leur demander de faire des avances sur fonds propres”, reconnaît Arnaud Lhuillier, responsable comptabilité chez AIDES. Par la même occasion, l’association organise des campagnes d’été, pendant lesquelles des salariés se déplacent sur des plages et dans des lieux de vacances pour effectuer des dépistages. “ Pour ce type d’événement, les avances de frais pouvaient aller jusqu’à 4000 euros. Nous ne pouvons pas demander de tel effort aux salariés”.

L’association a donc décidé de mettre à l’essai un système de cartes prépayées. “On a commencé par la mise à disposition de cartes Soldo dans certains lieux d’accueil”, raconte Arnaud “Chaque lieu dispose d’une carte avec un budget mensuel de 400 euros, ce qui leur permet d’effectuer des dépenses dans le cadre de leur action de terrain, sans avancer de frais. Tout fonctionne très bien. Les collaborateurs sont très satisfait, cela leur facilite vraiment la vie ”.

Facilité de gestion et de mise en place

En plus des cartes mises à disposition dans les lieux d’accueil, le directeur général et la directrice financière de l’association disposent chacun d’une carte nominative. L’équipe de direction a récemment eu l’occasion de mettre les nouvelles cartes à l’essai lors d’un déplacement en Guadeloupe et à Saint-Martin.

« Tout a très bien marché au niveau du fonctionnement des cartes et de l’import des justificatifs. Le système est intuitif et facile à mettre en place. La direction est parfaitement convaincue »,

raconte Arnaud.

L’équipe a créé des listes afin que les salariés puissent affecter leurs dépenses directement dans des budgets spécifiques. “Nos activités sont financées par des subventions à la fois publiques et privées. Cela nous oblige à justifier tous nos frais de manière très précise”, dit Arnaud. Dans le passé, les dépenses de petite caisse et de chéquier posaient un véritable problème.

“On avait souvent des erreurs, avec très peu de visibilité sur les dépenses. On se retrouvait souvent devant le fait accompli un mois ou deux après. Désormais, tout se fait en instantané”.

Des rappels automatiques permettent également de mettre fin à la chasse aux justificatifs. “C’était vraiment très chronophage, donc les rappels sont vraiment utiles pour nous”.

L’équipe de gestion a mis en place une intégration automatique permettant d’exporter directement les transactions vers le logiciel de comptabilité Sage : “Le fait d’avoir l’information rapidement dans la comptabilité est un gros plus”.

L’esprit tranquille grâce aux groupes aux plafonds fixes

Pour gérer les autorisations de dépense, l’association a créé un système de groupes correspondant aux différents lieux d’intervention. Au sein des groupes, des administrateurs peuvent modifier les plafonds de dépense affectés à chaque budget tout en bénéficiant d’une vue en temps réel sur les mouvements de carte.

“Avec une carte bleue classique, il y a un délai de deux ou trois jours avant qu’un mouvement n’apparaisse sur le relevé de compte. Avec Soldo, tout est beaucoup plus sécurisé. Le responsable régional peut ouvrir l’application et voir directement tous les mouvements qu’il y a eu dans la journée” dit Arnaud.

L’équipe de direction se sent également rassurée par la sécurité qu’apportent les plafonds de dépense fixes, notamment en cas de tentative de fraude ou de perte d’une carte.

Suite à cette première phase d’essai, l’association entend remplacer progressivement les petites caisses et chéquiers par des cartes Soldo.

“On a l’intention de déployer ce système dans toute la France. À terme, on voudrait qu’il n’y ait presque plus de mouvement sur les petites caisses, et que nos employés et salariés emploient en priorité les cartes Soldo”</blockquote, prévoit Arnaud

“Soldo représente un parfait équilibre entre la liberté d’action pour nos collaborateurs, et la sécurité pour notre équipe de gestion”.