Voyages d’affaires : 4 conseils pour mieux encadrer les dépenses  

Après un arrêt des voyages d’affaires pendant plusieurs années, due à la pandémie, les déplacements professionnels reprennent leur cours. Pour soutenir cette reprise, il convient d’optimiser et d’encadrer les dépenses lors de voyages d’affaires, afin de permettre à l’entreprise de continuer sa croissance tout en évitant les mauvaises surprises.  

L’édition 2022 du Baromètre du voyage d’affaires réalisé sur un panel composé de décisionnaires du voyage d’affaires en France, révèle que pour les entreprises, ce dernier est considéré comme moyen fondamental à l’activité. En effet, 91 % du panel estime que le voyage d’affaires est une dépense nécessaire et une contribution au développement de l’entreprise.

En ce sens, quels éléments peuvent être mis en place dans les entreprises pour mieux gérer les dépenses lors de déplacements ?

Pourquoi structurer les dépenses liées aux voyages d’affaires ?

Lors de voyages d’affaires, les employés sont amenés à régler de nombreux frais : transports, restauration, hébergement…

Avoir une certaine structure pour guider les dépenses lors de voyages d’affaires en France comme à l’international est essentiel afin de garder le contrôle sur les dépenses des collaborateurs, mais aussi sur la trésorerie de l’entreprise.

En donnant des directives claires sur les frais acceptés, les collaborateurs peuvent voyager en toute tranquillité et avec plus d’autonomie. De son côté, l’entreprise peut mieux maîtriser les coûts souvent élevés des voyages d’affaires, en particulier dans le contexte économique inflationniste actuel où les prix augmentent. Et pour cause, les prix du transport sont ceux qui ont le plus augmenté entre 2017 et 2022 (+18 %), devant l’alimentation et le logement (+15 % chacun).

Afin d’avoir une idée plus précise des budgets associés aux déplacements, l’entreprise peut définir en collaboration avec les employés des KPIs pour mesurer l’atteinte d’objectifs après un voyage d’affaires afin d’en assurer la rentabilité. Si les objectifs sont atteints de manière opportune, alors le retour sur investissement est prouvé. Le cas échéant, l’entreprise sera en mesure de reconsidérer certains voyages d’affaires ou d’en diminuer la durée, etc.

Structurer les dépenses liées aux voyages d’affaire et optimiser les coûts est aujourd’hui indispensable, et tous les maillons de la chaîne doivent être impliqués pour atteindre ces objectifs.

4 conseils pour faciliter les voyages d’affaires et leur organisation

Mettre en place une politique de gestion des dépenses

Depuis la fin des restrictions liées à la Covid-19 les entreprises sont à nouveau en mesure de permettre à leurs collaborateurs de se déplacer dans le cadre de leurs activités. Les rencontres en personne recommencent, laissant de côté les nombreuses visioconférences. Si les entreprises se réadaptent, elles font aussi face à une augmentation des coûts liés aux déplacements induits.

Il devient donc prioritaire pour les entreprises de toutes tailles de réguler ces dépenses, une première étape étant l’établissement d’une politique de dépenses. Cette dernière sert principalement à cadrer les dépenses de l’entreprise, dont les voyages d’affaires, et favorise une meilleure gestion de la trésorerie par les équipes finance. Elle informe les collaborateurs des règles mises en place concernant leurs dépenses (dépenses autorisées, plafonds, modalités de remboursement…), et des frais qui peuvent être remboursés en cas de voyage d’affaires.

Une politique de gestion des dépenses permet ainsi de contrôler les coûts liés aux déplacements, de mettre en avant des règles pour tous, tout en laissant aux collaborateurs une certaine autonomie et liberté dans la gestion de leurs dépenses.

Approuver en amont les dépenses

A l’aide des technologies disponibles sur le marché, les entreprises ont la possibilité de garder une longueur d’avance lorsque leurs salariés doivent se déplacer dans le cadre de leurs activités.

En complément de l’établissement d’une politique de dépenses, les équipes finances peuvent mettre en place un système d’approbation des dépenses en amont du voyage : transports (avion, train, taxi), hôtel, restauration, divertissements… Elles ont ainsi la possibilité d’approuver les dépenses avant qu’elles n’aient eu lieu et de définir à l’avance les dépenses essentielles de celles qui ne le sont pas, afin de garder le contrôle sur les budgets.

Cette initiative permet également de réaliser des estimations des frais engendrés par les voyages d’affaires. Les entreprises peuvent alors mieux définir leurs budgets tout en suivant leur trésorerie de façon plus précise.

Proposer des moyens de paiement adaptés

Qu’ils soient prévus ou de dernière minute, les voyages d’affaires peuvent être source de stress pour les collaborateurs comme pour l’entreprise. Les frais professionnels en cas de déplacements peuvent rapidement s’accumuler : les collaborateurs sont parfois mis dans des situations délicates lorsqu’ils doivent avancer certains frais de leur poche, et l’entreprise se retrouve face à de nombreux reçus à traiter et remboursements à effectuer. Dans notre dernière étude avec Ipsos, pour 73 % des sondés régler des dépenses professionnelles avec leur propre argent a un impact négatif sur leurs finances personnelles.

Il existe aujourd’hui des solutions permettant de mettre à disposition des équipes des moyens de paiement adaptés pour palier à ces inconvénients. Par exemple, les cartes de paiement paramétrable peuvent représenter une solution intéressante pour les collaborateurs amenés à se déplacer. Elles facilitent les dépenses, sont utilisables à l’international dans n’importe quelle devise, et permettent de régler les dépenses en magasin comme en ligne au travers d’une carte physique ou virtuelle.

Totalement paramétrable, il est également possible pour l’entreprise d’ajouter des règles et des limites (catégories de dépenses, zones géographiques, etc.) afin de contrôler les dépenses en temps réel tout en offrant une certaine flexibilité aux collaborateurs.

Faire appel à des solutions de gestion des dépenses pour suivre les frais de déplacements

Aujourd’hui, l’utilisation d’outils de gestion des dépenses comme Soldo est un prérequis pour les entreprises souhaitant suivre et contrôler les budgets liés aux voyages. Que ce soit pour mieux anticiper les déplacements, renforcer les contrôles des notes de frais, suivre les dépenses de ses collaborateurs ou sa trésorerie avec précision, ces outils permettent de suivre les frais engagés en amont, pendant et après le voyage d’affaires avec précision.

Plus que d’offrir une certaine visibilité à l’équipe finance et aux collaborateurs, les solutions de gestion des dépenses permettent de centraliser toutes les informations au même endroit afin de mieux gérer sa trésorerie. Des économies de temps et d’argent sont réalisées, les collaborateurs sont mieux encadrés et rassurés, favorisant plus de confort au sein de l’entreprise, et une meilleure rentabilité.