Hausse du coût de la vie : quel est l’impact sur les petites et grandes entreprises ?

L’impact de l’inflation, de la pandémie et de la guerre en Ukraine a fait la une des journaux : l’inflation en France a bondi à 15,6 % en décembre 2022. Mais il y a aussi les perturbations de la chaîne d’approvisionnement, la contraction du marché du travail et une crise énergétique qui a un impact majeur sur le pouvoir d’achat.

Et même si la croissance économique devrait progressivement reprendre de la vigueur d’ici à 2024, pour atteindre une moyenne de 1,6 % dans l’UE et de 1,5 % dans la zone euro, le résultat est l’augmentation actuelle du coût de la vie. Cependant, en affaires, comme dans la vie, la seule certitude est l’incertitude.

Heureusement, il existe des solutions pour atténuer la crise : difficiles, mais pas impossibles.

Entreprises et coût de la vie : comment maîtriser l’incontrôlable ?

L’augmentation du coût de la vie n’a pas seulement un impact sur les consommateurs : les start-ups et les PME, ainsi que les grandes entreprises, se débattent toujours avec les conséquences de l’arrêt de la pandémie depuis presque deux ans et doivent maintenant faire face à des pics d’inflation toujours plus élevés et à des factures d’énergie et de carburant plus importantes. Quelles sont donc les solutions à adopter pour faire face à la crise et comment les services financiers peuvent-ils gérer l’incertitude de ce moment historique ?

La mise en œuvre d’une bonne stratégie visant à un contrôle plus granulaire des dépenses de l’entreprise, à des prévisions budgétaires plus précises et à la fidélisation de leurs employés pourrait non seulement aider les entreprises à jongler avec les périodes difficiles, mais même conduire à une croissance à long terme.

Les directeurs financiers et les équipes finances : plus importants aujourd’hui que jamais

Alors que la pression sur les prix augmente et que les problèmes de chaîne d’approvisionnement se multiplient, les PDG ont de plus en plus besoin de départements financiers dotés de directeurs financiers compétents.

Des mesures telles que la rebudgétisation exigent une compréhension totale des infinies nuances du scénario commercial d’aujourd’hui. Comme le scénario est complexe et en constante évolution, la solution la plus immédiate est l’action interne : il est possible d’identifier les aspects contrôlables au sein de l’entreprise sur lesquels il faut immédiatement commencer à travailler.

Comment minimiser le coût des dépenses en entreprise ?

Le problème est qu’en période de récession, les dépenses, surtout si elles sont petites, nombreuses et continues, atteignent une masse critique importante. L’introduction de la bonne technologie d’automatisation peut simplifier la gestion des dépenses et permettre d’économiser de l’argent et des heures de travail.

Mais quelles sont les mesures hautement stratégiques que les directeurs financiers et les équipes financières peuvent prendre pour atténuer l’impact du coût de la vie sur leur entreprise ?

1. Travailler en étroite collaboration avec les fournisseurs

Sandeep Dasgupta, responsable des finances chez M&S Food, l’un des principaux détaillants britanniques, a noté que les pressions sur les coûts sont en grande partie causées par des problèmes de chaîne d’approvisionnement. M&S a notamment mis en place des plans d’affaires conjoints avec les fournisseurs (en particulier les plus petits). « Ils peuvent avoir besoin d’un soutien à court terme, mais ensuite vous travaillez ensemble pour stimuler l’augmentation et une stratégie de croissance à long terme pour les deux parties. »

2. Observer les habitudes des consommateurs et s’adapter

En période de turbulences économiques, les prévisions s’avèrent être une tâche plus compliquée que d’habitude. Cependant, certains signes sont là, si l’on y prête attention. Dans le cas d’une chaîne de supermarchés, par exemple, M. Dasgupta a noté que l’augmentation des ventes de plats préparés suggère que les gens ont tendance à aller moins souvent au restaurant et cherchent donc des alternatives.

3. Faire avancer les fonds aux employés n’est plus viable

Une pratique encore utilisée par de nombreuses entreprises consiste à demander à leurs employés d’avancer leurs dépenses en utilisant leur carte de crédit personnelle, puis de demander le remboursement à la fin du mois.

Les employés ne peuvent pas être obligés d’avancer de l’argent, de remplir des notes de frais et d’attendre un remboursement, ou de dépasser la limite de leur carte de crédit pour payer des dépenses professionnelles et attendre que le crédit soit rétabli pour des dépenses personnelles.

Une plateforme de gestion automatisée des dépenses comme Soldo permet d’éliminer les tracas liés aux avances de fonds et offre une alternative idéale aux anciens fonds en espèces grâce à un système intégré composé de :

• Les cartes de paiement, qui permettent aux employés et aux équipes d’effectuer des paiements avec les fonds de l’entreprise, en magasin et en ligne, pour les frais de déplacement, la publicité en ligne ou les achats informatiques, ce qui vous donne un contrôle maximal.
• Tableau de bord intuitif, vous permettant d’accéder aux données des transactions et de les visualiser, de définir des budgets et de gérer les dépenses de l’entreprise depuis n’importe quel appareil.
• Une application mobile, qui permet aux membres de l’équipe d’être avertis dès qu’ils effectuent un achat, afin qu’ils puissent télécharger leur reçu. L’application leur permet également de vérifier le solde de leur carte, de désactiver la carte en cas de perte et de commander une carte de remplacement en un seul clic.

4. Renforcer le contrôle des dépenses

Le contrôle est toujours essentiel, mais en période de récession, il revêt une importance cruciale. Et malheureusement, c’est le climat économique lui-même qui accroît les risques, surtout lorsqu’une pression économique accrue augmente les possibilités de fraude.

La mise en œuvre de solutions automatisées permettant le suivi en temps réel de toutes les dépenses professionnelles peut aider les entreprises à éliminer le risque de fraude, ainsi qu’à fournir une visibilité complète des dépenses.

Avec Soldo, vous  pouvez :

• définir des règles, des limites et des alertes de paiement pour déléguer l’exécution des seules dépenses qui peuvent être effectuées
• organiser les fonds de l’entreprise dans des portefeuilles, dans lesquels les cartes peuvent puiser selon des règles adaptées aux besoins de dépenses des individus, des équipes ou des projets
• gérer les dépenses occasionnelles avec des cartes virtuelles temporaires, en spécifiant le montant maximal des dépenses et le nombre de transactions par carte (de 1 à 10)

L’adoption d’une plateforme automatisée pour la gestion des dépenses d’entreprise est le premier pas vers un meilleur contrôle de la façon dont les fonds de l’entreprise sont dépensés, une pratique qui, aujourd’hui plus que jamais, peut aider les entreprises à mieux jongler avec les périodes économiques incertaines et à concentrer leurs ressources sur des activités à valeur ajoutée.