Dépenses évolutives : cartographiez votre croissance avec Soldo

Les entreprises à forte croissance telles que GetYourGuide ou Gymshark utilisent Soldo pour organiser les dépenses de leurs différents services à mesure qu’elles évoluent. Notre plateforme de gestion des dépenses aide les start-ups et les scale-ups à minimiser les tâches administratives liées aux notes de frais et à simplifier les flux comptables grâce à l’automatisation. Dans cet article, nous allons vous présenter certains des outils que ces entreprises utilisent pour avoir un contrôle total sur leurs dépenses.

Changez votre façon de dépenser en entreprise

Si vous utilisez des cartes de débit ou de crédit pour suivre les dépenses, vous savez qu’elles ne sont pas suffisamment sécurisées et flexibles pour être partagées dans toute l’entreprise et que la modification des limites de paiement est un exercice frustrant.

De même, si vos employés paient les frais de leur poche, la lenteur des processus de remboursement alourdit encore plus le travail.

Soldo vous aide à gérer les dépenses et les frais professionnels en proposant des cartes prépayées (autant que vous le souhaitez) et des applications intuitives qui donnent à votre équipe financière une visibilité et un contrôle sans faille.

Avec la possibilité de gérer les cartes en temps réel (y compris de les bloquer), Soldo est une option plus sûre, un intermédiaire entre votre banque habituelle et les personnes responsables des paiements, qui facilite la tâche de tous les acteurs de l’entreprise.

Coordonnez les dépenses avec la structure de l’entreprise

La façon dont votre entreprise dépense de l’argent doit correspondre à la façon dont elle est structurée : cela facilite le suivi des dépenses et c’est un grand pas vers des finances bien organisées.

Pour les entreprises à forte croissance qui investissent dans de nouvelles embauches, développent leurs services et diversifient leurs catégories de dépenses, cela est particulièrement important.

Le système élaboré de portefeuilles Soldo vous offre la possibilité de trier et de diviser les fonds en fonction de la structure de votre entreprise.

Il existe quatre types de portefeuilles sur la plateforme Soldo :

• Les portefeuilles principaux : portefeuilles dans lesquels vous transférez de l’argent depuis votre compte bancaire, qui peut ensuite être transféré vers d’autres portefeuilles et/ou utilisé comme « source de financement » pour plusieurs cartes d’utilisateurs ou cartes d’entreprise.
• Les portefeuilles d’entreprise : utilisés pour financer un projet, une équipe, un service ou même une catégorie de dépenses spécifique, dans toutes les devises prises en charge.
• Les portefeuilles d’utilisateurs : associés à un utilisateur spécifique, de manière à ce que les fonds attribués ne puissent être utilisés que par cette personne.
• Les portefeuilles réservés : conçus pour fournir une certaine somme d’argent à une carte d’entreprise, pour que cette carte ait une source de financement distincte.

La création de différents portefeuilles en fonction de vos besoins vous donne plus de contrôle sur la budgétisation.Vous pouvez ainsi planifier votre croissance sans avoir à vous demander où va votre argent.

Ex. : si vous disposez d’un budget mensuel pour couvrir les frais de publicité en ligne, vous pouvez créer un portefeuille Soldo à cet effet, y placer le montant de votre choix et suivre les dépenses publicitaires en temps réel depuis la console web Soldo.

Synchronisez les dépenses et la comptabilité sans effort

La visibilité est essentielle à l’organisation des dépenses.

Nous avons interrogé plus de 250 fondateurs et investisseurs sur leurs pratiques en matière de dépenses et avons pu constater à quel point cela compte. En effet, environ une personne sur cinq a déclaré ne pas disposer des données financières nécessaires pour prendre des décisions en matière de dépenses.

Si vous parcourez manuellement les données et attendez la fin du mois pour rapprocher les dépenses, alors vous ne suivez pas activement les dépenses. De ce fait, vous perdez du temps ou n’êtes pas en mesure de prendre des décisions éclairées.

Soldo s’intègre aux logiciels de comptabilité de l’entreprise pour rendre le rapprochement des dépenses rapide et simple.

Vous pouvez facilement synchroniser les dépenses et les reçus de vos employés avec votre logiciel de comptabilité, afin d’avoir une vue d’ensemble de toutes vos dépenses professionnelles en un seul endroit.

Plutôt que d’importer manuellement les informations de transaction dans votre système (ce qui entraîne des erreurs de saisie de données et coûtent des milliers d’euros aux entreprises françaises chaque année), vous pouvez automatiser ce processus.

Voici comment cela fonctionne :

• Dans l’application mobile Soldo, les utilisateurs peuvent télécharger des reçus, des listes et des notes au point d’achat.
• Les utilisateurs envoient des informations de transaction à la plateforme en un clic lorsqu’ils sont en déplacement.
• Les paiements Soldo sont automatiquement envoyés à votre logiciel de comptabilité chaque jour, vous n’avez donc pas à vous soucier de perdre du temps à transférer les informations.

Un rapprochement plus simple fait plus que vous aider à organiser vos finances : il vous donne une vision plus précise et plus complète des dépenses et vous permet de vous concentrer sur des tâches plus importantes qui font progresser votre entreprise.

Automatisez vos notes de frais

Les notes de frais manuelles présentent plusieurs risques et possibilités d’erreurs qui peuvent provoquer un gaspillage important d’argent et un gros obstacle à la croissance. En effet, les dirigeants d’entreprise et responsables financiers affirment qu’environ 8 % de la TVA n’est pas réclamée chaque année, dont un cinquième uniquement en raison d’erreurs de traitement – lire notre étude sur le sujet.

En fait, 35 % des décideurs des start-ups ont affirmé que leur incapacité à produire des données financières passées et des prévisions est un problème lors de la sécurisation des investissements.

Des notes de frais inexactes et lentes vous pénaliseront sans aucun doute, alors qu’un système automatisé tel que Soldo favorise la responsabilisation des employés sans affecter leur productivité.

Soldo facilite cela notamment en permettant aux utilisateurs, comme nous l’avons mentionné plus tôt, de télécharger facilement des reçus et des informations sur les transactions à l’aide de l’application mobile Soldo.

Lorsqu’un membre de votre entreprise utilise une carte Soldo, les administrateurs en sont immédiatement informés et les données dont vous avez besoin concernant les dépenses sont directement transférées dans votre système.

Pour l’équipe financière, ces données sont prêtes à être exploitées dès le moment où les reçus sont téléchargés. Pour l’utilisateur, les tâches liées aux dépenses s’arrêtent ici : pas besoin de fournir plus d’informations ni d’attendre des remboursements.

Avec Soldo en tant que système automatisé pour les notes de frais, vous accélérez le traitement des dépenses et bénéficiez d’un contrôle total.

Soldo propose deux types de rapports :

• Les relevés : une version simplifiée des relevés bancaires traditionnels avec des informations standard, divisées en trois catégories (par mois, avec sélection de dates personnalisées et solde global pour une date spécifique)
• Les transactions : des rapports améliorés avec des options de filtrage avancées, afin que vous puissiez rechercher des transactions par portefeuille, carte et pour le carburant.

Ce type de rapport ne vous évite pas seulement de devoir chercher les reçus, les numériser et synchroniser manuellement les dépenses à la fin du mois. C’est aussi une option beaucoup plus sûre qui vous garantit une meilleure vue d’ensemble de la manière dont est dépensé votre argent (et ce que cela signifie sur le long terme).

Simplifiez le partage des cartes pour les équipes

Afin de vous assurer que les fonds de votre entreprise sont distribués de manière appropriée, vous pouvez permettre à plusieurs personnes d’accéder au même budget avec une seule carte, selon son objectif ou domaine d’activité.

Soldo propose des cartes d’entreprise, qui fonctionnent ainsi :

Elles sont conçues pour que les différents utilisateurs qui effectuent les même types de dépenses, comme les fournitures de bureau, n’aient pas besoin de facturer avec la carte d’un seul employé.

Les membres du personnel peuvent tous utiliser la même carte d’entreprise, ce qui leur permet d’effectuer plus facilement des achats pour leur service et leur équipe. Par exemple, votre équipe marketing peut avoir une carte d’entreprise pour les paiements liés à la publicité en ligne et votre équipe informatique peut en avoir une consacrée aux abonnements aux logiciels, afin de bénéficier d’un meilleur suivi.

Vous avez la possibilité de lier ces cartes à un portefeuille partagé ; il n’est ainsi pas nécessaire de répartir les fonds entre différents portefeuilles. Ou vous pouvez choisir d’attribuer à chaque carte son propre portefeuille afin de séparer les fonds.

Avec les cartes d’entreprise, le processus de paiement et de gestion devient un jeu d’enfant : les employés n’ont pas besoin de relancer les responsables ou l’équipe financière pour effectuer un paiement et les équipes financières n’ont pas à jouer aux devinettes pour déterminer quels coûts correspondent à quel service.

Cet outil vous permet de disposer de plus de temps et plus de fonds à utiliser autrement, pour favoriser la croissance de votre entreprise tout en responsabilisant vos équipes.

Adaptez vos dépenses à votre activité

Une meilleure compréhension de la distribution des ressources et un meilleur contrôle des flux de trésorerie sont essentiels pour cartographier votre croissance.

Ceci inclut :

• La connaissance des personnes qui gèrent et dépensent dans l’entreprise
• Des comparaisons approfondies par service, département, projet
• Des prévisions plus précises sur votre besoin en trésorerie

Soldo va encore plus loin dans l’organisation grâce aux Groupes, un nouvel outil qui vous permet de voir plusieurs utilisateurs, portefeuilles ou cartes d’entreprise faisant partie de la même équipe, du même service ou du même projet et de les gérer ensemble.

Vous pouvez regrouper des utilisateurs de la même manière que vous regrouperiez dans personnes de votre entreprise, que vous souhaitiez surveiller les dépenses des utilisateurs pour des projets spécifiques ou analyser différents services et équipes.

Pour chaque groupe sur votre plateforme Soldo, vous pouvez :

• Voir quelles ressources lui ont été affectées (utilisateurs, cartes d’entreprise, etc.)
• Ajouter ou supprimer des ressources comme bon vous semble
• Identifier facilement les transactions

En faisant en sorte que votre compte Soldo reflète votre hiérarchie organisationnelle, vous pouvez recueillir plus d’informations sur la façon dont l’argent de l’entreprise est géré. Cela vous permet de créer des budgets qui correspondent au mieux à votre façon de travailler.

Soldo évolue avec vous

Pour les start-ups et les scale-ups, le contrôle des dépenses est impératif : vos investisseurs voudront toujours s’assurer que leur argent est entre de bonnes mains et ils vérifieront comment et de quelle manière vous le dépensez.

Mais suivre et contrôler les dépenses est difficile lorsque vous utilisez des processus manuels obsolètes et que vous manquez de données en temps réel pour être correctement informé.

En utilisant la bonne technologie pour automatiser votre système de gestion des dépenses, du paiement au rapprochement, dans tous les domaines de votre entreprise, vous pouvez simplifier les tâches administratives fastidieuses, ainsi que gagner en visibilité et en confiance afin de prendre des décisions plus judicieuses.

Avec les outils évolutifs de Soldo, vous gagnerez un temps précieux au niveau administratif, limiterez le gaspillage lié aux réclamations non effectuées et aux erreurs de traitement, surveillerez les écarts de dépenses et repérerez plus vite les possibilités d’économies. Et vous pourrez toujours continuer à le faire, quelle que soit la taille de votre entreprise.