Comment réaliser une analyse des dépenses en trois étapes simples ?
Une politique de dépenses stricte ne suffit pas à contrôler l’ensemble des dépenses. Pour donner du sens à votre stratégie, mener une analyse approfondie des dépenses est essentiel.
En fait, si vous n’effectuez pas une analyse méticuleuse des dépenses régulièrement (au moins chaque trimestre), votre politique de dépenses est à peu près aussi inutile qu’une résolution du Nouvel An abandonnée à la mi-janvier.
Nous n’avons pas tous les mêmes aptitudes quand il s’agit de l’analyse des dépenses. Certaines personnes arrivent à déceler des modèles dans les feuilles de calcul et donner du sens à des piles de reçus froissés. D’autres trouvent tous ces chiffres confus et stressants. C’est pour cette raison que l’analyse des dépenses est si souvent négligée.
Quelle que soit votre impression face au fait de devoir analyser des dépenses, la bonne nouvelle est qu’il existe des étapes très simples à suivre pour vous assurer de trouver du sens (et de faire des économies) à partir des listes de dépenses de votre entreprise.
Nous avons divisé notre méthodologie d’analyse des dépenses en trois étapes, pour vous aider à garder le cap tout au long du processus.
1. Analyse des dépenses : l’étape de visibilité
La première étape de votre analyse des dépenses porte sur la visibilité. Vous ne pouvez pas analyser ce que vous ne voyez pas. À cette étape, l’objectif est de mettre en évidence le plus d’informations possible concernant l’argent dépensé par votre entreprise.
Si vous ne l’avez jamais fait auparavant, cela peut être assez fastidieux. La bonne nouvelle est que la deuxième étape de l’analyse sera certainement bien moins fastidieuse.
Collectez les données
Pour analyser vos dépenses, vous devez savoir où trouver les données. Selon la structure de votre entreprise, vous devrez peut-être vous procurer des données auprès de plusieurs départements. Assurez-vous de lancer l’étape de visibilité suffisamment tôt pour pouvoir collecter toutes les données.
Pour les petites entreprises, l’étape de collecte peut simplement consister à ouvrir une boîte de reçus dans le tiroir de votre bureau ou à rechercher des factures dans vos e-mails.
Si votre entreprise utilise Soldo, cette étape ne sera pas longue. Connectez-vous simplement au tableau de bord de l’administrateur et téléchargez les rapports pour la période à analyser.
Évaluez le processus de collecte
Avant de passer à l’étape supérieure, prenez le temps de réfléchir à la question suivante : le processus de collecte des données a-t-il été simple ? S’il ne l’a pas été, ne vous découragez pas. C’est une excellente occasion de l’améliorer pour que la prochaine fois, ce soit un jeu d’enfant. S’il a été facile, ne vous reposez pas sur vos lauriers. Vous pouvez toujours trouver des moyens pour l’améliorer.
2. Analyse des dépenses : l’étape de tri
Maintenant que vous avez trouvé vos données, vous devez les mettre dans l’ordre afin qu’elles aient du sens et puissent être analysées facilement. L’objectif clé à ce stade est avant tout d’être méthodique, afin de faciliter le rapprochement comptable.
C’est là technologie entre en jeu (si vous ne l’avez pas déjà utilisée). Si Excel reste le logiciel le plus utilisé pour les dépenses, il ne s’agit peut-être pas la meilleure option selon certains qui le trouvent obsolètes et préfèrent des outils en ligne plus performants et surtout plus visuels.
Si vous n’êtes pas prêt à explorer de nouvelles alternatives à Excel, pas de panique ! Mais si vous êtes curieux, lisez ce qui suit.
Dites oui à la technologie
Il existe actuellement de fantastiques solutions technologiques pour vous aider à gérer et analyser les dépenses de votre entreprise. Sage, Quickbooks, Concur, Xero ou encore Expensify xsont des options particulièrement fiables.
Vous devez bien entendu toujours saisir (au mieux) vos dépenses, au fur et à mesure ou, si vous utilisez l’un des logiciels de gestion, vous pouvez saisir vos données dans un fichier Excel.
Les utilisateurs de Soldo n’ont pas besoin de saisir de données vu que la plateforme de contrôle des paiements intégrée de Soldo le fait automatiquement. Chaque fois qu’un employé fait un achat avec sa carte Soldo Mastercard™, Soldo enregistre tous les détails, ainsi que les données utiles dont vous aurez besoin pour donner du sens à votre analyse des dépenses.
Classez les achats selon des catégories de dépenses
La meilleure méthode pour traiter vos données de dépenses est de les organiser par catégorie.
Votre entreprise aura sa propre topographie de dépenses, mais la liste ci-dessous répertorie les catégories les plus courantes et constitue un excellent point de départ :
- Déplacements
- Restauration
- Hébergement
- Logiciels
- Fournitures de bureau
- Marketing
- Informatique
- Téléphonie/Internet
La catégorisation est très importante et doit être réalisée avec attention. Assurez-vous d’implémenter un processus de catégorisation pour toutes les futures dépenses, si ce n’est pas déjà fait.
Avec Soldo, vous pouvez créer vos propres catégories dans le tableau de bord de l’administrateur. Vos collaborateurs pourront ensuite attribuer la catégorie appropriée à chaque achat qu’ils effectueront ; cela ne prend que quelques secondes.
Avec un logiciel de gestion des dépenses tel que Quickbooks, vous pouvez ajouter des catégories lorsque vous chargez vos dépenses. Vous pouvez aussi revoir et accepter les suggestions automatiques du logiciel.
3. Analyse des dépenses: l’étape analytique
Ironiquement, l’analyse se trouve être la dernière étape du processus d’analyse des dépenses.
Rendre vos dépenses visibles, puis les trier selon des catégories prend souvent plus de temps que de les examiner pour déterminer des schémas et des moyens de réaliser des économies.
Mais si vous avez correctement effectué les étapes de visibilité et de triage, l’étape analytique devrait être relativement simple.
Recherchez des schémas
En commençant par une catégorie, comme les déplacements, essayez de prendre du recul pour regardez les dépenses de votre entreprise avec un regard neuf. Recherchez des schémas et des tendances que vous n’avez peut-être pas remarqués jusque-là.
Déceler des tendances n’est pas une fin en soi. Celles-ci sont plutôt une riche source d’informations au sujet des dépenses, permettant de clarifier instantanément de nouvelles opportunités économiques et de performance.
Les schémas trahissent souvent de vieilles habitudes que votre entreprise considère comme étant « normales ». Bousculez tout cela. Pourquoi dépensez-vous de cette manière ? Dans quelle mesure pourriez-vous faire les choses différemment?
Les tendances peuvent également révéler une dépendance excessive à l’égard d’un petit nombre de fournisseurs. Bousculez cela, également. Si vous êtes un client fidèle, pouvez-vous négocier une remise groupée? Pouvez-vous organiser vos achats au cours de l’année afin de profiter au mieux de remises groupées déjà existantes? Êtes-vous trop dépendant d’un seul fournisseur pour un article usuel essentiel? Que se passerait-il si ce fournisseur faisait faillite ou s’il n’était pas en mesure de répondre à une commande? Devriez-vous diversifier vos sources d’approvisionnement pour éviter tout risque?
Examinez les anomalies
Rechercher des schémas permet également d’identifier facilement des anomalies.
- Certaines dépenses se distinguent-elles ? Pour quelles raisons ?
- Ces anomalies ont-elles entraîné un examen interne des dépenses ou étaient-elles en dessous du montant maximum pour les achats approuvés automatiquement ? Devez-vous envisager de modifier le montant maximum sur ce sujet ?
- L’entreprise a-t-elle effectué un paiement en double par erreur ? Où avez-vous trop payé ?
Vos services adhèrent-ils tous de manière égale à la politique de dépenses de votre entreprise ? Est-ce que certains s’en sortent mieux que d’autres ? Que pouvez-vous faire pour vous assurer que chaque service et chaque employé y adhère ?
Examiner les anomalies ne veut pas dire être pointilleux à l’extrême. Il s’agit de s’assurer que tout ait du sens, que chaque dépense puisse être liée à un besoin professionnel pertinent.
Collecte, tri et analyse avec Soldo
Une fois que vous avez analysé les dépenses de votre entreprise, cela vaut la peine de réfléchir sérieusement au temps qu’il vous a fallu pour donner du sens à toutes les dépenses.
Si vous gérez bien les dépenses de votre entreprise, les étapes de visibilité et de triage se font en quelques clics. Une fois que tout est en ordre, l’analyse doit être rapide, précise et sans stress.
Avec les notifications instantanées, ainsi que les soldes et données de transaction en temps réel de Soldo, l’analyse des dépenses devient vraiment une seconde nature. Vous trouverez des schémas avant même qu’ils ne s’inscrivent durablement et vous pourrez remettre en question tous les achats qui semblent hors de propos ou déraisonnables.
Une bonne analyse des dépenses vous fera économiser bien plus que de l’argent. Une étude sur les dépenses des entreprises que nous avons mandatée auprès de l’agence Coleman Parkes, a montré que près d’un quart des entreprises de taille moyenne perdent entre deux et quatre heures de recherche chaque mois pour leur rapprochement comptable.
Êtes-vous prêt à atteindre de nouveaux niveaux de productivité et de profit ?
