6 conseils pour mieux gérer des équipes financières en mode hybride

Un effet durable de la pandémie aura été le passage à un modèle de travail hybride. Cette nouvelle façon de travailler présente des avantages à la fois pour les employés et pour les entreprises.

Les employés peuvent mieux équilibrer leur vie professionnelle et leur vie privée, et certains, qui étaient auparavant écartés de leur lieu de travail en raison d’obligations familiales ou de problèmes de mobilité, peuvent à nouveau être inclus.

Du côté des entreprises, ces dernières peuvent économiser de l’argent en réduisant leur espace de bureau, et accéder à un vivier de talents plus large, car elles n’ont pas besoin de limiter leur recherche aux personnes qui peuvent quotidiennement venir au bureau.

Pour s’adapter à cette nouvelle façon de travailler, les responsables financiers doivent mettre en place des logiciels hébergés sur le cloud, des mesures de sécurité, des règles de base et créer une culture permettant à tous les membres de l’équipe de collaborer et de s’exprimer.

1. Passer à un logiciel entièrement hébergé sur le cloud

Le passage à un logiciel de comptabilité sur le cloud permettra aux employés de travailler de n’importe où, plutôt que d’être rattachés à un logiciel basé sur un serveur.

La plupart des directeurs financiers ont déjà sauté le pas. Toutefois, une intégration sur le cloud devrait être pensée de façon à permettre de mieux travailler à distance et gérer plus efficacement les flux financiers, et non plus seulement la comptabilité.

Les solutions cloud doivent couvrir les versements, les factures à la vente, les consolidations de groupe et la gestion des stocks (pour les entreprises vendant des biens physiques).

Des intégrations directes avec les principaux logiciels de comptabilité dans le cloud doivent être mises en place afin que les membres de l’équipe financière travaillant à distance puissent bénéficier de gains d’efficacité plus importants, n’ayant plus le besoin de répliquer les données sur différents systèmes.

Ces gains de productivité permettront aux équipes financières de se concentrer sur la fonction financière au sens large, plutôt que sur la simple saisie de données.

Au travers de sa prise de parole sur le podcast CFO Playbook, Steve Galluci, Global & US CFO Program Leader Deloitte livre que :

« Un attribut sous-jacent que les directeurs financiers attendent de leur équipe financière est l’agilité. Ils doivent être capables de comprendre les multiples facettes du secteur financier, et pas seulement un domaine particulier, cloisonné. »

2. Prendre la sécurité au sérieux

Lorsque l’on travaille à distance ou en hybride, le risque de détournement de données est plus grand, car les communications se font virtuellement plutôt qu’en personne. Il est également possible que les appareils et mots de passe associés soient partagés afin d’effectuer des paiements.

Tous les logiciels nécessitant une connexion devraient être configurés de façon à ce que les utilisateurs aient besoin de s’authentifier à partir d’un dispositif secondaire, comme un téléphone portable. Les utilisateurs doivent ainsi saisir un code d’accès envoyé sur leur mobile, ou scanner un code QR à partir d’une application d’authentification (telle que Google Authenticator ou Microsoft Authenticator).

Les employés de l’entreprise qui ont besoin de générer des dépenses devraient recevoir des cartes virtuelles. Cela éliminerait ainsi le risque de partage des cartes d’entreprise entre membres d’une équipe, en leur permettant de se procurer des produits et des services en toute sécurité.

3. Mettre en place un workflow

Le travail hybride offre moins d’occasions de manager les membres d’une équipe en personne, il devient donc important d’établir des processus pour délivrer les tâches récurrentes avec consistante.

Les tâches quotidiennes comprennent la tenue de la comptabilité, les livrables mensuels couvrant les comptes de gestion et les prévisions.

Les responsables financiers doivent créer des documents et des workflow hébergés sur le cloud afin que les membres de l’équipe puissent s’y referrer et les annoter. Il est également utile d’ajouter des cases à cocher et des dates à côté des tâches pour que les directeurs financiers aient une certaine visibilité, et la certitude que les tâches seront accomplies dans les délais impartis.

Malcolm Finn, Directeur financier chez Johnson Matthey, déclare :

« En tant que leaders, nous devons adopter une position de confiance par défaut. Nos équipes essayent d’être productives tout en jonglant avec les exigences d’être un bon parent, des défis émotionnels, tout en essayant de faire de leur mieux. C’est pour cela que nous devons faire preuve d’empathie et être le plus flexible possible. »

4. Obtenir une visibilité sur les dépenses de l’entreprise en temps réel

En passant d’un système de cartes de crédit d’entreprise au profit d’une plateforme de gestion des dépenses, les équipes financières ont la possibilité de contrôler les dépenses des employés en mode hybride en temps réel.

Des outils comme Soldo permettent aux employés de se procurer des produits et des services, avec des transactions en temps réel mises à jour sur la plateforme, extraites des flux bancaires des principaux fournisseurs de comptabilité sur le cloud.

Les employés sont invités à télécharger leurs reçus et à les catégoriser à partir d’un plan comptable inspiré des principales plateformes de comptabilité sur le cloud. Cela permet de résoudre le problème de la recherche des notes de frais en fin mois, qui peut être encore plus compliqué si les employés dont on attend les retours ne sont pas physiquement présents au bureau.

Des règles peuvent être définies pour les dépenses, comme par exemple un plafond global et des dépenses par catégorie. L’équipe financière peut intervenir afin de bloquer les cartes des employés qui effectuent des transactions en dehors de la politique de dépenses.

5. Organiser des réunions hebdomadaires sur les finances

La communication peut devenir un défi pour les équipes hybrides, car les occasions de se réunir tous ensemble en personne ne sont pas nombreuses.

Les directeurs financiers devraient mettre en place des réunions hebdomadaires récurrentes pour permettre aux membres de l’équipe de partager leurs connaissances, de collaborer et de faire part de leurs problèmes. Cette culture ouverte aidera les équipes financières à être plus inclusives et à offrir des opportunités de développement de carrière en prenant en compte les différents points de vue, élément rendu possible grâce au travail hybride.

Dans un épisode du podcast CFO Playbook, Long Dinh, VP finance chez Ada, dit :

« Je pense qu’aujourd’hui, beaucoup de personnes qui rejoignent une entreprise en travaillant à distance peuvent se demander, si je ne suis pas proche de mon manager, est-ce que j’aurai toujours les mêmes chances d’obtenir une promotion ? C’est pourquoi nous avons pris une décision très claire au niveau de la direction : toute stratégie pour l’entreprise doit être satisfaite via voie numérique, où nous réunissons tout le monde dans une salle virtuelle afin de contribuer à la prise de décision. »

6. Tirer parti de l’opportunité du travail hybride

Le passage à un mode de travail hybride est un moment unique pour les responsables financiers d’automatiser et affiner les processus, mais aussi réfléchir à leurs besoins en termes de personnel.

Faire preuve de bonnes pratiques de gestion des équipes financières hybrides peut aider à rationaliser la fonction finance, et à attirer et retenir les talents.