Buoni pasto elettronici o cartacei: quali scegliere?

Vuoi dare una svolta al tuo welfare aziendale? Inizia a gestire i buoni pasto con Soldo

Al primo posto tra i benefit aziendali, i buoni pasto costituiscono ormai un elemento irrinunciabile per il welfare dei dipendenti. Esentasse, comodi da gestire e da erogare, i buoni pasto si possono ordinare, disporre e pagare in modi molto diversi. La scelta del tipo di buoni pasto da usare in azienda dipende molto dalle specifiche necessità dell’azienda, anche se quanto a vantaggi generali possiamo dire che i buoni elettronici siano decisamente più vantaggiosi. In questo articolo vedremo l’argomento nel dettaglio, scoprendo insieme perché Soldo è la soluzione di pagamento dei pasti aziendali ottimale, in quanto pensata espressamente per le aziende che vogliono semplificare la propria gestione delle spese aziendali.

Le tipologie di ticket pasto

Li chiamano in molti modi, buoni pasto, ticket per il ristorante, ticket pasto, ma la sostanza raramente cambia: si tratta di voucher dal valore predefinito, che i dipendenti di un’azienda possono utilizzare in determinati punti vendita convenzionati, oppure che accettano buoni pasto, per un massimo di 8 ticket pasto per ogni acquisto.

Le opzioni vantaggiose per le aziende sono molte. A seconda delle necessità dei propri dipendenti si può optare per:

• Buoni per pasto da asporto;
• Buoni mensa o ticket restaurant, da utilizzare in un ristorante convenzionato;
• Buoni spesa, validi sono per le categorie merceologiche alimentari o solo per alcuni punti vendita;
• Buoni per il food delivery.

Proprio il food delivery ha messo in discussione l’efficacia assoluta dello strumento del buono pasto: spesso chi consegna è una realtà piccola, in molti casi è un provider di servizi di delivery dietro cui lavora una ghost kitchen. Qualsiasi sia il caso, è raro che queste realtà si organizzino per accettare i buoni pasto dei dipendenti che magari si trovano a casa in smart working o in remote working.

Prima di capire quale tipologia di ticket pasto è più conveniente per la tua azienda, vediamo un’ultima gettonatissima soluzione: i ticket elettronici.

La svolta: i ticket elettronici

I ticket elettronici nascono per porre fine alle limitazioni del buono fisico. Infatti, con un buono pasto elettronico:

• Non serve consegnare fisicamente il pacchettino di buoni cartacei a ogni responsabile del personale;
• Si risparmia il tempo di distribuzione e tutti i disagi connessi, ad esempio se un lavoratore è in remoto o momentaneamente fuori ufficio;
• Ad esaurimento dei buoni (da parte del dipendente) è possibile inviare immediatamente dei ticket elettronici, qualora ovviamente il lavoratore ne abbia diritto;
• È possibile vedere con maggiore trasparenza quando e quanto il dipendente sta spendendo per il proprio cibo. Questo potrebbe consentire non solo di monitorare gli eventuali eccessi, ma anche di tarare meglio l’investimento per i pasti in futuro.

Riguardo all’ultimo punto, si tratta di un potenziale che il buono pasto elettronico avrebbe, ma che spesso non viene sfruttato, rimanendo quindi valido prevalentemente sulla carta.

Infatti, il buono pasto elettronico spesso viene usato alla stregua di un’immagine in digitale di un buono pasto fisico.

Come funziona un ticket pasto elettronico

Il ticket elettronico è identificabile da un codice a barre (lineare o QR) oppure da un numero univoco, che ne garantiscono l’utilizzo singolo. Una volta che il dipendente ha scelto il cibo al supermercato convenzionato, oppure alla mensa o ristorante, andando in cassa presenta semplicemente il ticket pasto elettronico ricevuto dall’azienda.

A questo punto possono aprirsi due possibilità (che in realtà valgono sia per i buoni cartacei sia per gli elettronici):

• Spetta al punto vendita comunicare all’azienda in questione l’utilizzo dei buoni e poi battere cassa, facendosi pagare l’esatta quota di utilizzo;
• Caso più raro, l’azienda può anticipare il pagamento di un pacchetto di buoni pasto e poi lasciare che i dipendenti li usino ad esaurimento.

Il contratto tra azienda e ristoratore può avere diverse declinazioni: si può ad esempio richiedere un servizio di pasti per un anno o più anni, oppure si può acquistare un pacchetto di buoni pasto che vengono ri-ordinati a nuove condizioni di vendita una volta esauriti (anche questo vale anche per i buoni cartacei).

È evidente che il ticket digitale funziona meglio del buono pasto cartaceo, ma non è ancora gestito alla perfezione. Basti considerare il fatto che spesso un dipendente tende a spendere l’intera quantità di denaro del buono pasto, anche se non ne ha la necessità, oppure a non utilizzare una quota di buono pasto.

Quante volte capita ad esempio di non volere il caffè dopo pranzo, anche se è compreso nel ticket mensa? Questo piccolo surplus costituisce comunque una spesa per l’azienda. Anche se nella fattispecie parliamo di un piccolo ammontare di denaro, quando si tratta di imprese grandi e di numeri consistenti, il problema assume tutta un’altra portata.

La normativa buoni pasto 2022

I buoni pasto sono considerati benefit aziendali (o meglio “fringe benefit”), e in quanto tali sono esentasse fino a un certo limite.

In particolare bisogna fare riferimento a tre soglie per il singolo buono pasto:

• Per i buoni cartacei: 4 euro;
• Per i ticket digitali: 8 euro;
• Per i buoni corrisposti agli addetti ai cantieri edili, ad altre strutture lavorative a carattere temporaneo o ad unità produttive ubicate in zone dove manchino strutture o servizi di ristorazione: 5,29 euro.

Non ci sono invece distinzioni per il tipo di contratto, dato che i buoni pasto possono essere corrisposti ai dipendenti assunti a tempo indeterminato, determinato, a progetto, ecc, a patto che si tratti di lavoro subordinato. Un aspetto importante è che il dipendente può ricevere buoni pasto anche se il suo orario di lavoro non prevede la pausa pranzo.

Si tratta di buoni non cedibili, né commercializzabili o convertibili in denaro e che sono utilizzabili solo dal titolare dei ticket pasto stessi.

Chi ha diritto ai ticket pasto?

Per capire se si ha diritto a un buono pasto è opportuno consultare prima di tutto il proprio contratto di lavoro, che dovrebbe contenere questa informazione. In secondo luogo, se non si trova menzione al buono pasto nel contratto di lavoro, si può consultare il Contratto Collettivo Nazionale di riferimento.

Per il resto, come già accennato, ogni lavoratore subordinato avrebbe diritto ai buoni pasto – se previsti.

Cosa fare in caso di buoni scaduti?

Quando un buono pasto scade, spesso non è possibile recuperarlo. Un aspetto vantaggioso dei ticket elettronici è che la data di scadenza è consultabile in qualsiasi momento attraverso una comoda piattaforma online.

In generale è sempre consigliabile consultare il proprio CCNL e contratto, e soprattutto chiedere alla propria azienda che tipo di accordo ha con i fornitori di buoni pasto.

Gli svantaggi dei buoni pasto elettronici

Anche se molto più pratici degli obsoleti buoni pasto cartacei, i buoni pasto elettronici conservano alcune criticità, ovvero:

• Possono scadere, e il processo per verificarlo sottrae al dipendente molto tempo;
• Ogni problema riscontrato dai dipendenti per l’utilizzo dei buon ricade sull’amministrazione aziendale, in termini di tempi e quindi di costi;
• I buoni elettronici rimangono non tracciabili per l’azienda: non si sa in che punto vendita sono stati spesi, per quali importi e in che contesti;
• Come i buoni cartacei, anche i ticket virtuali valgono solo per alcuni rivenditori;
• Spesso i buoni digitali non sono sufficienti a garantire una buona copertura d’acquisto ai dipendenti che ordinano food delivery.

La soluzione migliore per gestire i buoni pasto

La soluzione per fornire ai propri dipendenti i mezzi per pagare le proprie spese di vitto non è quella dei buoni pasto. Molto semplicemente, sono disponibili sul mercato delle alternative molto più smart, rapide da gestire e in grado di consentire una notevole automazione e di semplificare il lavoro della contabilità.

Soldo combina un pacchetto di carte di pagamento aziendali con un’app per le spese e integrazioni contabili. Una soluzione non bancaria ma di gestione spese, che consente di ricaricare la carta prepagata di ogni dipendente esattamente con l’importo necessario alla spesa.

Ma non finisce qui, perché la soluzione Soldo consente anche di:

• Pagare qualsiasi tipo di welfare aziendale, come anche i buoni benzina;
• Evitare di emettere e gestire i buoni pasto cartacei e elettronici;
• Caricare su ogni carta prepagata aziendale assegnata a un dipendente esattamente l’importo necessario. È possibile caricare all’inizio di ogni mese l’importo sufficiente a coprire il mese intero, oppure si possono impostare automatismi per caricare ogni settimana l’importo dovuto;
• Tracciare in tempo reale ogni acquisto e dedurre più facilmente le spese deducibili;
• Ottenere una compatibilità universale con qualsiasi esercizio commerciale e ristorante;
• Impostare l’opzione di spesa per una sola categoria merceologica. In sostanza, se un dipendente dovesse utilizzare la propria Soldo per una spesa non di categoria “bevande e alimenti”, il pagamento non riuscirebbe ad andare a buon fine.

Pranzo business senza pensieri

Per le aziende che vogliono aggiungere il pranzo tra i benefit dei propri dipendenti, le soluzioni sono diverse: il buono pasto elettronico, senz’altro più pratico rispetto a quello cartaceo, è però una soluzione non sempre ottimale. Invece la combinazione tra le carte prepagate Soldo e la web console dedicata all’ufficio amministrazione permette tutti i vantaggi che possono avvantaggiare e sveltire la gestione delle spese all’interno di un’azienda. Non solo infatti le carte Soldo eliminano il rischio di smarrimento dei buoni pasto e il rischio di lasciarli scadere; la soluzione Soldo di carte prepagate consente anche la massima compatibilità, senza obbligo di rivolgersi solo a punti vendita convenzionati. Inizia con un piano Soldo gratuito!