Spese aziendali online: come gestirle al meglio?

Oltre alle spese tipiche di ogni azienda, come quelle di cancelleria o gestione dell’ufficio, esistono anche una serie di costi legati all’acquisto di servizi o strumenti utili allo svolgimento di specifiche attività lavorative. Si tratta spesso di spese effettuate online, la cui gestione e rendicontazione, però, può rivelarsi problematica. Scopri come Soldo può aiutarti a gestirle meglio e più velocemente.

Come vengono gestite le spese online in azienda?

Generalmente si segue un iter preciso:

1. Chi deve effettuare un acquisto (un servizio di hosting, un tema WordPress o altro) si mette in contatto con il reparto amministrativo dell’azienda o con il proprio responsabile per esprimere le proprie necessità di spesa.
2. Chi è in possesso della carta di credito aziendale ha due opzioni:

• effettua il pagamento
• fornisce al richiedente i dati utili per effettuare l’acquisto.

In alcuni casi può anche capitare che sia il richiedente stesso ad anticipare il denaro utile ad effettuare l’acquisto, denaro che verrà poi inserito in nota spese.

La spesa, infine, viene contabilizzata, in modo che il reparto amministrativo possa inserirla a bilancio.

Quali sono le problematiche di questa gestione?

Il processo è semplice e lineare sulla carta, ma è reso spesso difficoltoso da una serie di problematiche, sia logistiche che burocratiche. La persona che richiede il pagamento perde un gran quantità di tempo a rincorrere chi gestisce il cash flow; questa persona, a sua volta, sottrarrà inevitabilmente tempo alle proprie mansioni nel tentativo di risolvere la questione. Il risultato? Una perdita di tempo prezioso per entrambe le parti.

Quali problemi potrebbe dare ai reparti amministrativi?

Chi si occupa di contabilizzare le spese potrebbe non riuscire a raccapezzarsi, tra le centinaia di ricevute e fatture, nella loro rendicontazione, soprattutto quando questa avviene a distanza di tempo dall’avvenuto pagamento.

Un esempio concreto? Può capitare che la ragione sociale dell’azienda che realizza un software non abbia nulla a che vedere con il nome con cui questo è conosciuto sul mercato. Quindi, nel risalire ai pagamenti, il personale dell’amministrazione potrebbe chiedersi che cosa stia rendicontando, per quale motivo l’azienda abbia effettuato quella spesa, per conto di chi, e così via…

I vantaggi di gestire le spese online con le carte virtuali

Molte aziende hanno iniziato a dotare i propri dipendenti di carte prepagate virtuali, utili ad effettuare pagamenti online per lo svolgimento delle proprie attività lavorative. Le carte virtuali rappresentano una svolta in termini di flessibilità e tracciabilità, apportando vantaggi sia a chi deve effettuare i pagamenti sia a chi li deve rendicontare. In particolare, chi deve effettuare la spesa può svolgere le transazioni in autonomia e senza la necessità di anticipare denaro di tasca propria.

La differenza tra le carte virtuali e le carte di credito aziendali

Una caratteristica fondamentale delle carte virtuali, che tra l’altro le distingue dalle carte di credito aziendali, consiste nella rapidità di emissione. Infatti, generalmente, prima di ricevere la propria carta aziendale bisogna effettuare la richiesta e attendere fino a qualche settimana per la consegna.

I più moderni software di gestione delle spese aziendali, invece, consentono di creare un conto virtuale in pochi minuti, permettendo a chi gestisce il cash flow di trasferire il denaro in pochi secondi. Una carta virtuale, quindi, viene generata istantaneamente e può essere assegnata al richiedente per il pagamento immediato delle spese aziendali online, come quelle per gli abbonamenti o le inserzioni online.

Il motivo per cui non puoi più fare a meno di Soldo

Se la tua azienda ancora oggi si trova a dover affrontare le problematiche di cui abbiamo parlato, significa che è il momento di cambiare qualcosa.
Soldo è la soluzione ideale per il tuo business, grazie alla combinazione vincente di:

• carte prepagate aziendali: per una gestione delle spese completa, puoi assegnare a ogni dipendente carte fisiche o virtuali in base alle loro esigenze per effettuare tutte le spese necessarie per conto dell’azienda (trasferte, trasporti, pagamenti di strutture alberghiere, spese di rappresentanza, ecc.).
• app per smartphone: permette al tuo team di ricevere aggiornamenti in tempo reale sulle transazioni effettuate e sul saldo disponibile nel wallet. Una volta completato un acquisto, l’utente della carta deve semplicemente scattare una foto dello scontrino e caricarla in un clic, per inviare i dati relativi alla web console.
• web console: permette di impostare regole e limiti di spesa, trasferire fondi ai wallet associati, oltre che a integrare il tuo software di contabilità ed esportare report di spesa dettagliati in modo facile e veloce.

Soldo offre ai tuoi dipendenti maggiore controllo sulle spese e permette all’amministrazione di risparmiare ore in fase di rendicontazione. Cosa aspetti? Provo Soldo e inizia a rivoluzionare la gestione delle tue spese aziendali!