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Ecco perché dovresti automatizzare la gestione delle spese aziendali

3 Marzo 2022   |   13 min
IT Automating Spend Management
IT Automating Spend Management

Quali sono i principali costi aziendali?

Tra le spese aziendali rientrano tipicamente i costi per il personale, le spese di viaggio e rappresentanza, gli acquisti per le attrezzature da lavoro, le spese di marketing o per la realizzazione di campagne pubblicitarie, o ancora quelle per gli abbonamenti. Questo fa capire quanto sia importante avere controllo e visibilità su quanto viene speso, dove e da chi.

I limiti della gestione tradizionale

Tradizionalmente, la spesa aziendale è sempre stata gestita tramite processi manuali o comunque obsoleti. Pensiamo all’abitudine di condividere le carte aziendali tra più persone o al caso in cui i dipendenti debbano pagare di tasca propria i pasti o il carburante per poi
chiedere il rimborso in un momento successivo.

Questo modo di gestire il denaro aziendale non è privo di rischi o conseguenze negative. Infatti, la condivisione delle carte o la gestione di una piccola somma di denaro contante rende difficile risalire a chi ha speso cosa. Da qui, il rischio di una maggiore esposizione a potenziali frodi.

Senza visibilità non c’è controllo. Questo è un problema significativo per le aziende di qualunque dimensione, ma in particolare per le start-up e le scale-up dove il flusso di cassa è soggetto a molte variabili.

“Per le start-up e scale-up è un grande valore aggiunto potersi affidare a un partner capace di adattarsi al loro progressivo sviluppo e di aiutarle a ridurre al minimo le attività di rendicontazione con un strumento flessibile, affidabile e sicuro.”
Marco Celani, CEO di Italianway

Affidarsi ai processi manuali significa essere maggiormente esposti al rischio di errore; e quando non si può fare affidamento su dati certi, diventa ancora più difficile fare valutazioni o previsioni di spesa accurate. Questo non solo compromette le prestazioni dell’azienda, ma anche l’autorità del reparto amministrativo.

Non dimentichiamo, poi, che chi si occupa di contabilità ha a che fare con lunghi e ripetitivi processi di elaborazione e riconciliazione dei dati; e quando l’esecuzione quotidiana delle proprie mansioni diventa ripetitiva, frustrante e insoddisfacente, questo si ripercuote sul morale del personale.

Infine, una gestione manuale della spesa ha conseguenze negative anche su chi ha bisogno di effettuare acquisti: i dipendenti non sanno a chi rivolgersi per l’approvazione di una spesa e devono districarsi tra comunicazioni via email o telefono per riceverne l’autorizzazione. E nella peggiore delle ipotesi si ritrovano a dover anticipare loro stessi la spesa. È evidente che questo modo di operare non può far altro che rendere la situazione ancora più frustrante.

Come automatizzare la gestione delle spese aziendali?

Il processo di gestione delle spese può essere automatizzato dall’inizio alla fine. Invece che dedicare ore del proprio tempo alla nota spese o preoccuparsi dei rimborsi, le persone possono semplicemente utilizzare delle carte di pagamento o delle carte virtuali monouso per i loro acquisti. E quando si tratta di monitorarli in tempo reale, basta semplicemente aprire un’app. L’automazione è un vantaggio anche per i manager o per chi deve approvare le spese, perché avranno sempre a disposizione dati certi e report dettagliati.

Soldo è una piattaforma che offre visibilità e controllo completi su ogni fase del ciclo di spesa, dalla richiesta di acquisto fino alla riconciliazione. Il personale effettua i propri acquisti, scatta una foto alle ricevute e registra tutte le informazioni rilevanti in pochi clic. Dal loro canto, i responsabili finanziari emettono carte aziendali da assegnare a singole persone, dipartimenti o specifici progetti. E per ogni carta possono impostare regole o limiti di spesa.

Grazie ad una web console particolarmente intuitiva, i manager possono avere un quadro chiaro ed istantaneo delle uscite, e creare report dettagliati in tempo reale. Ma non è finita qui: al momento della riconciliazione, Soldo si sincronizza con il tuo software di contabilità e trasferisce automaticamente i dati di spesa.

Quali sono i benefici dell’automazione?

Efficienza

L’automazione è più semplice e veloce dei processi manuali. Utilizzare Soldo significa risparmiare almeno 45 minuti nella compilazione della nota spese. E questo a tutto vantaggio della produttività aziendale. Quando si ha controllo e visibilità sulle spese, è molto più facile individuare i costi nascosti. Questo, inoltre, scongiura il rischio di sforare il budget a disposizione e registrare perdite di fatturato.

Precisione

Automatizzare le attività di immissione dei dati significa ridurre enormemente il rischio di errori, lacune o voci duplicate. I CFO possono quindi essere sicuri delle informazioni che stanno fornendo all’azienda. Quando la visuale è nitida, è più facile fare previsioni per il futuro.

Un aspetto da non sottovalutare è la possibilità di sbarazzarsi dei complicati fogli di calcolo. L’automazione consente di ottenere report ricchi di dati; le funzioni di filtro e ricerca, poi, consentono di ordinare le spese per wallet, carta, tipo di spesa o singola transazione. E tutto in tempo reale, così i responsabili amministrativi possono avere un quadro completo del flusso di cassa, senza dover aspettare di consultare i rendiconti.

La tecnologia può fare molto per liberare i reparti amministrativi dalle attività ripetitive e time consuming, affinché possa dedicare più tempo al supporto delle strategie di business. E il modo più facile di cominciare è quello di automatizzare la gestione delle spese con l’aiuto di una piattaforma intelligente.

“L’automazione delle spese aziendali elimina i lavori ripetitivi ed alienanti, a maggiore rischio di errore, e permette di recuperare tempo per attività a maggiore valore”
Carlo Gualandri, CEO di Soldo

Flessibilità e controllo

Con Soldo, i manager possono emettere carte fisiche ed assegnarle a singoli dipendenti o team per i loro pagamenti frequenti. In alternativa, possono creare carte virtuali monouso per gli acquisti occasionali. Ogni carta può essere attivata o disattivata con un semplice clic, per la massima protezione da furti o frodi. Inoltre, è possibile personalizzare ogni carta con specifiche regole così, per esempio, da limitarne l’uso ad una particolare tipologia di spesa, come viaggi o forniture per l’ufficio.

“Abbiamo adottato Soldo non solo per i dipendenti con carte individuali, ma anche con carte di dipartimento. Questo ci permette di utilizzare un’unica piattaforma per tutte le spese aziendali, dall’online advertising alla pubblicità, alle trasferte, hotel e ristoranti.”
Edoardo Raimondi, CFO di Talent Garden

Carte, wallet e regole di spesa possono essere impostati in modo da rispecchiare la struttura del business. E se un’azienda sta attraversando una fase di crescita, Soldo cresce con lei.

Soddisfazione dei dipendenti. L’automazione aumenta la produttività e ha un impatto positivo sui dipendenti: questi gestiscono le proprie spese in autonomia, mentre le regole e i limiti operano a protezione del budget. Questo significa che le persone che viaggiano per lavoro, per esempio, possono prenotare gli hotel o pagare i pasti in assoluta autonomia.

Tutto il ciclo di spesa è semplificato e velocizzato, e questo finisce col migliorare la qualità stessa del lavoro. I reparti amministrativi non devono più occuparsi soltanto della contabilità, ma possono offrire un vero supporto alla crescita aziendale. E da contabili diventano veri e propri partner strategici per il business.

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