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Attivare processi di digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti significa rendere accessibili a chiunque, ovunque si trovi, le informazioni di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro o effettuare un’attività di tipo amministrativo. Ma cosa implica un progetto di dematerializzazione delle spese aziendali e come può aiutare la fase di innovazione tecnologica che stiamo vivendo?
Col termine dematerializzazione si intende la trasformazione di qualunque documento cartaceo nella sua versione in formato digitale. I materiali in formato cartaceo sono sottoposti ad una progressiva eliminazione, mentre i nuovi documenti elettronici sono fruibili esclusivamente attraverso un supporto informatico o digitale.
Ma la vera rivoluzione in tema di dematerializzazione non sta soltanto nella distruzione del cartaceo e nella conversione a digitale, bensì nella capacità di aziende e pubbliche amministrazioni di rendere la diffusione di documenti e informazione più facile, intuitiva ed efficiente per tutti gli utenti – pensiamo allo smart working, alla firma elettronica o all’utilizzo di un’app unica per smartphone per avere un accesso diretto alla documentazione amministrativa e interagire più facilmente con i servizi pubblici locali e nazionali.
Fino a poco tempo prima della pandemia, l’utilizzo di documenti digitali in Italia non era ancora diffuso su larga scala, sia nel privato che, in particolar modo, nel settore della Pubblica amministrazione. Ma quando lo scambio di materiale cartaceo e la possibilità di consultare o consegnare documenti di persona è stato interrotto dall’emergenza sanitaria, il processo di dematerializzazione è diventato una vera e propria necessità e migliaia di aziende sono corse ai ripari, adottando metodi alternativi per la gestione e la fruizione di quelli che una volta erano prettamente documenti cartacei.
E i vantaggi non ci hanno messo molto a manifestarsi. Che si tratti di un processo effettuato all’interno di una azienda o nel settore pubblico, i benefici della dematerializzazione sono diversi:
Documenti cartacei impossibili da consultare online, difficoltà di accedere alle informazioni in breve tempo, lunghe code presso gli uffici amministrativi e tanta, troppa carta da archiviare e conservare. Fino a poco tempo fa, questi erano soltanto alcuni dei problemi che un comune cittadino si trovava ad affrontare ogni volta che aveva la necessità di rivolgersi agli uffici della Pubblica Amministrazione.
Col processo di dematerializzazione però è possibile trovare valide soluzioni per ovviare a queste problematiche. Lo scorso anno infatti è stato approvato il decreto-legge di semplificazione e innovazione digitale (DL n. 76/2020) che “introduce per i vari rami della Pubblica amministrazione l’obbligo di rendere fruibili i propri servizi in rete”. Secondo il decreto inoltre, “Dal 28 febbraio 2021, l’identità digitale SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) e CIE (Carta d’identità elettronica italiana) diventeranno le sole credenziali per accedere ai servizi digitali della pubblica amministrazione”
I nuovi strumenti digitali permetteranno ai cittadini “di gestire operazioni o effettuare pratiche in modo rapido, puntuale e sicuro, comodamente dal proprio smartphone”, senza doversi più recare agli sportelli per presentare istanze o effettuare pagamenti.
Per restare al passo coi tempi e implementare la trasformazione digitale, un’azienda deve gestire i processi di dematerializzazione e dare spazio alle nuove soluzioni digitali, dalla creazione di formati elettronici da sostituire a quelli cartacei alla gestione delle spese aziendali online e della rendicontazione automatizzata.
Soprattutto nel caso di una grande azienda, la digitalizzazione dei documenti è fondamentale perché informazioni sensibili non vengano perdute nel caos del materiale cartaceo. Dall’altro lato però questo pone problemi legati alla privacy dei dipendenti ed è bene consultare un addetto alla trasformazione digitale aziendale (digital transformation manager) per gestire l’intero processo in maniera più semplice.
Inoltre, per la gestione dei dati in azienda, è bene consultare le norme imposte dallo standard di sicurezza ISO/IEC 27001:2013 (ISO 27001) ed ottenere una certificazione internazionale che attesti che l’azienda sta adottando le corrette procedure di controllo e gestione dei documenti aziendali.
Il processo di dematerializzazione aziendale passa anche dal reparto contabilità. Una gestione automatizzata delle spese è una gestione più accurata e oculata in ogni categoria di spesa, ed è un valido aiuto nella semplificazione del lavoro dei reparti amministrativi.
Soldo è la piattaforma digitale che combina l’utilizzo di carte di pagamento aziendali, fisiche o virtuali, con un’app per smartphone intuitiva, che traccia le spese nel momento in cui una transazione è stata effettuata, per tenere le spese sempre sotto controllo.
All’utente della carta basterà fotografare la ricevuta o lo scontrino fiscale e registrarlo all’interno della app con una breve descrizione della spesa. Un processo semplice che permette ai reparti amministrativi di accedere molto più facilmente alle spese effettuate da ciascun dipendente per ridurre la nota spese media di 45 minuti.
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Grazie ad una visualizzazione in tempo reale dei dettagli di una transazione (inclusa l’IVA) e della categoria di spesa, i reparti amministrativi hanno una visione più chiara su come, quando e dove vengono spese le risorse dell’azienda.
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