Moderne Prepaidkarten statt traditioneller Portokasse

Digitalisieren Sie die Zahlungsströme in Ihrem Unternehmen

Es ist wirklich ein Phänomen: Die Deutschen lieben ihr Bargeld. Auch knapp zwei Jahre Corona-Pandemie konnten nur wenig daran ändern, dass in Deutschland nach wie vor sehr viele meist kleinere Beträge mit Scheinen und Münzen beglichen werden.

Für Unternehmen bedeutet das: Auch die altbewährte Portokasse ist – so umständlich sie doch in der Buchführung ist – für viele Angestellte und Führungskräfte nach wie vor eine psychologisch wichtige Institution. Wie Sie schrittweise ein effizientes Ausgabeverhalten in Ihrem Unternehmen einführen und die Digitalisierung Ihrer Zahlungsströme vorantreiben, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Wofür verwendet man eine Portokasse?

Wer kennt sie nicht, die abschließbare Geldkassette mit dem Bargeld im Schrank? Nach wie vor findet die Porto- bzw. Handkasse in großen und kleinen Unternehmen gleichermaßen Gebrauch. Mitarbeitende können sich per Vorkasse Bargeld entnehmen und nach dem Kauf von beispielsweise Büromaterial oder Briefmarken die entsprechende Quittung und das Rückgeld wieder zurück in die Kassette legen.

Doch woher kommt eigentlich das Wort „Portokasse“? Der Begriff Portokasse kommt daher, dass es früher in vielen Unternehmen eine separate Kasse für den Kauf von Briefmarken und Porto gab. Inzwischen wird unter der Portokasse landläufig eine Bargeld-Kasse für geringwertige Anschaffungen verstanden.

Entgegen dem allgemeinen Glauben ist eine Portokasse nicht für den Kauf von Geburtstagsgeschenken, als Kaffeekasse oder für Trinkgelder gedacht. In diesem Fall handelt es sich um Privatausgaben bzw. private Einnahmen der Belegschaft und diese müssen separat verrechnet werden. Es empfiehlt sich also, zusätzlich zur Portokasse eine eigene Abteilungs- oder Mitarbeiterkasse einzurichten, in die jeder Angestellte monatlich einen kleinen Betrag einzahlt. Hieraus können dann Geschenke oder kleinere Feierlichkeiten beglichen werden können.

Wie wird die Portokasse korrekt abgerechnet?

In einer Zeit, in der Kartenzahlungen und die Abrechnung über eine moderne Buchhaltungssoftware noch nicht üblich waren, haben Portokassen durchaus Sinn gemacht. Anstatt Kleinstbeträge für den neuen Kugelschreiber oder die Packung Kekse für die Gäste erst seitens der Mitarbeitenden vorzustrecken und sich dann aufwendig zurückerstatten zu lassen, konnten diese Beträge ganz mühelos in bar aus der Handkasse entnommen werden. Die Buchführung erfolgte damals über Kassenbücher und die entsprechenden Quittungen aus Papier konnten dieser Abrechnung unkompliziert hinzugefügt werden.

Heute – in unserer zunehmend digitalisierten Welt – wirken Portokassen hingegen lächerlich antiquiert. Kaum ein Unternehmen verwendet noch manuelle Kassenbücher und trägt dort händisch Ausgaben und Einnahmen ein. Ganz im Gegenteil: Viele moderne Firmen nutzen inzwischen smarte Buchhaltungsprogramme, mit denen zahlreiche Abrechnungsprozesse automatisiert ablaufen.

Eine Portokasse bremst diese Abläufe massiv aus:

Fehleranfälligkeit: Es ist offensichtlich, dass bei der Nutzung einer Handkasse schnell Fehler passieren können. Beim Herausnehmen oder Zurücklegen des Bargelds sind schnell mal kleinere Geldstücke abhandengekommen, es passieren Rundungsfehler oder es werden Quittungen für Kleinstbeträge nicht korrekt abgelegt.
Mühsame Abrechnung: Die korrekte Buchführung einer Barkasse ist zwar inhaltlich nicht besonders kompliziert, dafür aber umso aufwendiger und zeitraubender. Jeder kleine Beleg von Kopierpapier über Briefmarken bis hin zu neuen Bleistiften muss einzeln erfasst und der Unternehmensbuchhaltung zugeführt werden. Zudem muss die Portokasse regelmäßig mit Bargeld aufgefüllt und der aktuelle Bargeldbestand händisch nachgezählt werden.
Raum für Betrügereien: Nicht zuletzt sind Portokassen eine förmliche Einladung dazu, kleinere Geldbeträge zu entwenden. Jeder, der über den Schlüssel zur Geldkassette verfügt, kann sich im Grunde daraus bedienen. Die Nachverfolgung der verschwundenen Geldbeträge und die Aufklärung des Diebstahls ist bei dieser anonymen Zahlungsform für Sie als Unternehmer sehr umständlich.

Smarte Alternativen für Unternehmen

Auch wenn das Zahlen mit Münzen und Scheinen schon fast zu einem Teil der deutschen Mentalität geworden ist, gibt es doch inzwischen praktische Alternativen zur altbewährten Portokasse. Sicherlich treibt es dem einen oder anderen Unternehmer nach wie vor kleine Schweißerlen auf die Stirn, wenn er daran denkt, die deutsche Bargeldkultur zu torpedieren und auf eine komplett bargeldlose Zahlung im Unternehmen umzusteigen. Doch lassen Sie uns diesen Versuch – zumindest erst einmal gedanklich – gemeinsam wagen:

Prepaidkarten für Unternehmen sind die moderne Portokasse

Anstatt eine Geldkassette für Kleinstbeträge bereitzustellen, können Sie jedem Ihrer Angestellten oder gesamten Teams eine Prepaidkarte für diese Ausgaben zur Verfügung stellen. Die Prepaid-Kreditkarten für Firmen  funktionieren im Grunde genauso wie eine Portokasse – nur eben digital: Sie laden einen gewissen Geldbetrag auf der Karte auf und Ihre Mitarbeitenden können diesen dann für Ausgaben jeglicher Art verwenden.

Prepaidkarten haben gegenüber der Portokasse zudem noch einige nicht ganz unwesentliche Vorteile:

Ausgaben einschränken: Selbstverständlich können Sie die Höhe der Ausgaben darüber steuern, wie viel Geld Sie vorab auf die entsprechende Prepaidkarte aufladen. Zudem haben Sie aber auch die Möglichkeit, vorab definierte Limits und Budgetgrenzen für einzelne Mitarbeiter und Teams festzulegen, die nicht überschritten werden können.

Transaktionen in Echtzeit nachverfolgen: Wenn Sie die Prepaidkarten von Soldo nutzen, sind diese an eine moderne Software geknüpft, mit der Sie sämtliche Geldbewegungen auf der Karte in Echtzeit nachverfolgen können. So erleben Sie keine bösen Überraschungen bei der abendlichen Auszählung der Portokasse, sondern können unmittelbar eingreifen, sobald unerwünschte Ausgaben getätigt wurden.

Automatische Kontoverknüpfung: Sie können die Prepaidkarten von Soldo wahlweise separat nutzen oder direkt mit Ihrem Firmenkonto verknüpfen. Beides hat gewisse Vorteile: Wenn Sie die Karten unabhängig von Ihren sonstigen geschäftlichen Transaktionen führen, verspricht dies eine gewisse Unabhängigkeit und Sicherheit, die der guten alten Barkasse in nichts nachsteht. Nichtsdestotrotz werden Sie diese Ausgaben jedoch spätestens am Ende des Monats oder mit Ablauf eines Geschäftsjahres Ihrer Unternehmensbuchhaltung hinzufügen müssen. Um sich diesen Aufwand zu sparen, kann eine direkte Verknüpfung mit Ihrem Firmenkonto durchaus lohnenswert sein. So werden sämtliche Transaktionen direkt über Ihr Geschäftskonto abgewickelt und können von Ihnen unkompliziert nachverfolgt werden.

Verknüpfung mit Ihrem Buchhaltungsprogramm: Das Tool von Soldo kann nahtlos in die gängigsten Buchhaltungsprogramme wie DATEV, Quickbooks, Xero und viele weitere integriert werden. Der Clou dabei ist: Ihre Mitarbeitenden können sämtliche Belege direkt von unterwegs über die mobile Soldo-App verbuchen. Diese werden anschließend automatisch mit den richtigen Konten verknüpft. So bleibt Ihnen das mühselige Sammeln von Belegen und anschließende manuelle Verbuchen erspart.

Wenn Sie an dem Gedanken-Experiment „Prepaidkarte statt Portokasse“ Gefallen gefunden haben, haben Sie schon den ersten wichtigen Schritt auf dem Weg zu einer automatisierten Buchhaltung und digitalen Zahlungsströmen in Ihrem Unternehmen geschafft. Nun heißt es Handeln: Die Beantragung Ihrer ersten kostenfreien Prepaidkarte dauert nur wenige Minuten und schon nach einem Werktag können Sie das innovative Soldo-Tool für Ihre Ausgaben nutzen. Sie werden begeistert sein, wie einfach Buchhaltung sein kann!

Was versteht man unter einer Portokasse?

Die Portokasse ist eine Geldkassette mit Bargeld, aus der sich Mitarbeitende per Vorkasse Geld entnehmen und für kleinere Einkäufe wie Büromaterialien oder Kekse für Besucher verwenden können. Der entsprechende Beleg wird anschließend gemeinsam mit dem Rückgeld zurück in die Geldkassette gelegt.

Gibt es gute Alternativen zur Portokasse?

Auch wenn die gute alte Portokasse nach wie vor in vielen großen und kleinen Unternehmen nach wie vor in Gebrauch ist, gibt es inzwischen deutlich effizientere Alternativen. Die praktischen Prepaidkarten von Soldo können ebenfalls vorab mit einem gewissen Geldbetrag aufgeladen und für den Kauf von kleineren Anschaffungen genutzt werden. Dank einer automatischen Kontoverknüpfung mit Ihrem Geschäftskonto und der Anbindung an die mobile Soldo-App können Belege direkt von unterwegs hochgeladen und verbucht werden. Damit bleibt Ihnen die mühsame manuelle Abrechnung der Portokasse erspart.

Portokasse mit Soldo automatisieren

Soldo hilft Ihnen, dabei die Prozesse rund um das Geschäftskonto zu automatisieren. Mit Soldo können Sie die Verwaltung Ihrer Bewirtungskosten zu vereinfachen und administrative Prozesse schneller und transparenter zu gestalten.