La gestione dei viaggi aziendali non è mai stata così semplice

Redazione Soldo •

Per molte società i viaggi d’affari sono una parte fondamentale del lavoro dei propri dipendenti, che si tratti di trasferte per mantenere relazioni importanti, convegni, new business, assistenza, rapporti commerciali e via discorrendo…

Il travel management rappresenta, infatti, una vera e propria voce di costo per il budget aziendale: infatti, pianificazione, prenotazioni alberghiere e dei trasporti, anticipi e rimborsi rientrano nelle cosiddette Spese di viaggio e di rappresentanza.

Per poter godere di qualche beneficio a livello economico occorre giocare d’anticipo nella gestione dei viaggi aziendali. Questo vale in particolar modo laddove si utilizzi l’aereo come mezzo di trasporto, trend valido soprattutto per le trasferte europee ed intercontinentali. I viaggi aziendali su territorio nazionale vedono, invece, la preferenza dell’automobile, che non è assoggettata a queste regole.

Ma l’organizzazione dei viaggi business non riguarda solo pianificazione e prenotazioni, un punto cruciale è costituito dal controllo e dalla rendicontazione delle spese di viaggio e alla nota spese, che, però, con le opportunità offerte dai moderni software, possono essere più semplici e rapide di un tempo.

Vedremo a breve come il dotarsi di una travel policy e di buone pratiche possa rendere più efficiente il travel management.

Come semplificare la gestione dei viaggi aziendali? Ecco una piccola guida

Organizzazione, pianificazione, anticipo contanti, rimborsi e fatturazione… le sopra citate Travel and related business expenses rappresentano lo spauracchio dei reparti contabili aziendali. Ecco alcuni consigli per il corporate travel management.

1. Dotatevi di una travel policy aziendale chiara e ben definita

All’interno dei regolamenti aziendali bisogna riservare uno spazio alla travel policy. Si tratta di vere e proprie linee guida che forniscono dei parametri per l’organizzazione dei viaggi d’affari dei vostri dipendenti.

Siccome le trasferte e le pratiche amministrative ad esse correlate possono generare stress e preoccupazione nei dipendenti, la travel policy deve essere approntata in modo da guidarli nell’espletamento dei vari compiti, incentivando, per esempio, l’utilizzo di piattaforme online per il booking e mettendo a disposizione strumenti di pagamento virtuali, come le carte di credito aziendali, che sono fondamentali nella riduzione della complessità delle pratiche relative a note spese e rimborsi.

2. Programmate i viaggi aziendali in anticipo

Come anticipato poco sopra è importante muoversi per tempo, ove possibile. Questa è una buona norma sia per godere di tariffe migliori, sia per dare ai collaboratori il tempo per organizzare al meglio il proprio lavoro e le scadenze aziendali e personali. Relativamente al fattore “pianificazione” del travel management dobbiamo fare un breve approfondimento rispetto a 2 importanti aspetti:

il booking dei voli: Muoversi in anticipo permette di scegliere tariffe più vantaggiose, è vero. Ma bisogna realmente calcolare il rapporto costo/beneficio. Un volo low cost è vantaggioso se non porta con sé una serie di spese aggiuntive quali: extra per bagaglio o attrezzature, taxi o navette per lunghi tragitti per raggiungere il luogo dell’appuntamento, lunghi tempi d’attesa, orari di viaggio scomodi.

vitto e alloggio: quando i dipendenti si recano spesso in una determinata località è normale che si creino delle “soluzioni preferenziali” per il vitto e alloggio. Nella travel policy aziendale sarebbe utile introdurre una lista di strutture che siano consigliabili, in modo da rendere più rapida e semplice la scelta operata dagli altri colleghi. Spesso, inoltre, le strutture ricettive, riservano scontistiche dedicate ai clienti abituali.

3. Favorite la produttività durante le trasferte

Un dipendente impegnato in un viaggio business sarà più produttivo se le incombenze relative a ricevute, viaggio, rimborsi, note spese saranno semplificate. La possibilità di usufruire di una carta aziendale potrà sgravarlo dalla richiesta di anticipi o di successivi rimborsi.

Talvolta diventa difficile destreggiarsi tra le varie carte personali, i contanti, gli scontrini e questa situazione può generare ansia e confusione nel dipendente che è in trasferta e ha incarichi importanti cui tener fede, senza che si aggiungano ulteriori complicazioni. Se, invece, potesse avere in dotazione una carta di credito prepagata avrebbe un budget di riferimento che, da un lato serve da indicazione per il dipendente, dall’altro tutela l’azienda dagli “extra” o dalle spese troppo elevate, senza intaccare il conto bancario personale.

viaggio d'affari

Trasferte abituali? Affidatevi a un travel manager

Il travel manager è una figura professionale che si occupa operativamente delle trasferte di lavoro dei dipendenti di un’azienda, seguendone tutti i gli aspetti. Ecco le sue mansioni:

Chiaramente l’azienda deve calcolare il rapporto costo/beneficio nel ricorrere a una tale figura professionale, sia essa interna o esterna all’azienda, ma in contesti in cui le trasferte di lavoro sono molto frequenti può essere sicuramente vantaggioso.

Strumenti a supporto del travel management

Abbiamo parlato di travel policy, di buone pratiche per semplificare la gestione dei viaggi aziendali per i dipendenti, di figure professionali dedicate, ma occorre approfondire il discorso sugli strumenti di cui un’azienda può dotarsi come supporto organizzativo e soprattutto amministrativo.

Il travel management non è solo la pianificazione di spostamenti e hotel ma anche e soprattutto il controllo e la gestione delle spese. Se fino a pochi anni fa questa pratica si affidava alle note spese e agli anticipi di cassa, con non pochi problemi da parte di dipendenti e contabili, oggi la tecnologia ci fornisce delle piattaforme web davvero complete e utili a snellire il lavoro.

Non si parla più di rimborso spese ma, soprattutto per le aziende più lungimiranti, dell’adozione di carte di credito aziendali prepagate, che il dipendente utilizza durante la trasferta. Uno dei migliori sistemi di pagamento di questo tipo è Soldo.

In pratica, il dipendente viaggerà con carta di credito aziendale prepagata e, in maniera facoltativa, una app installata sul cellulare su cui registrare eventuali spese, come per esempio quelle relative al carburante, o caricare gli scontrini del ristorante con una semplice foto.

Un sistema di pagamento sicuro e controllabile in tempo reale dall’amministrazione e/o dal travel manager, grazie a una piattaforma web. In questo modo il dipendente potrà dedicarsi alle sue attività senza ulteriori distrazioni e il datore di lavoro sarà più tranquillo poiché può impostare il budget della prepagata e monitorare real time le spese.