Imprese di costruzione e gestione delle spese: la soluzione che tutela dipendenti e azienda

È una pratica ormai comune nei grandi progetti di costruzione: i dipendenti effettuano acquisti essenziali per conto dell’azienda, anticipando denaro di tasca propria e compilando successivamente una nota spese per ricevere un rimborso.

Gestire le spese di un’azienda di costruzioni non è affatto semplice. Tuttavia, in un recente sondaggio commissionato da Soldo, emergono due questioni fondamentali dai dati relativi alle spese dei dipendenti:

1. Tempo sprecato nella riconciliazione delle spese

Il problema numero uno è lo spreco di tempo: quello dedicato alla raccolta delle ricevute da parte del lavoratore che effettua gli acquisti e quello impiegato per la riconciliazione delle spese a fine mese da parte del reparto amministrativo. I dati rivelano un quadro frustrante legato alle ore (e in alcuni casi ai giorni) persi a causa della verifica e dell’elaborazione manuale dei report di spesa.

In un grande progetto edile, il tempo è denaro e questi risultati rappresentano un vero e proprio scoglio per le grandi imprese che potrebbero utilizzare quel tempo per attività volte alla crescita dell’azienda.

2. Spese anticipate da parte dei dipendenti

L’altra questione chiave è legata all’anticipo di denaro da parte del dipendente. Considerando l’attuale clima di recessione e l’aumento del costo della vita, alcuni lavoratori non possono permettersi di anticipare le spese per conto dell’azienda e attendere i rimborsi a fine mese.

Inoltre, anche per l’azienda l’utilizzo di carte di credito personali o contante da parte del dipendente implica una mancanza di supervisione e tracciabilità delle spese che potrebbe portare a costi non preventivati nel budget iniziale. E questi importi possono essere elevati, soprattutto in progetti complessi o durante la gestione di più cantieri contemporaneamente.

Adottare una soluzione che avvantaggi entrambe le parti è il modo migliore per eliminare l’onere delle spese dai tuoi dipendenti e tutelare le tue finanze in quanto azienda: ma in che modo?

Come Soldo aiuta le imprese edili

Immagina la scena: un dipendente o collaboratore della ditta si sta dirigendo verso uno dei cantieri, utilizzando uno mezzo di trasporto aziendale e facendo rifornimento lungo la strada. Poche ore dopo acquista alcuni materiali e attrezzi per effettuare il proprio lavoro in cantiere. In una sola mattinata, questo lavoratore accumula una miriade di spese, grandi e piccole. Nel corso del mese, il suo profilo di spesa è abbastanza complesso ed è dunque fondamentale che queste spese non ricadano sul dipendente.

Abbiamo constatato con Soldo la capacità di generare, in qualsiasi momento, estratti conto di qualità perfino superiore alle normali carte di credito e abbiamo un controllo migliore e istantaneo dei costi e delle spese.  Sono tutti molto soddisfatti dell’utilizzo delle carte di pagamento Soldo e il passaggio dalle carte di credito per noi è stato anche un processo di trasformazione culturale. Giovanni Grassi, Corporate Finance and Insurance Manager Gruppo Trevi

Carte di pagamento per le spese dipendenti

Con Soldo puoi assegnare ai tuoi dipendenti carte aziendali o utente, fisiche o virtuali, da utilizzare per effettuare tutti gli acquisti relativi allo svolgimento del proprio lavoro. Le carte sono ricaricabili e personalizzabili con budget, limiti e regole di spesa in linea con la policy di gestione di cassa, per assicurarti che il tuo team abbia sempre abbastanza denaro a disposizione per portare a termine il lavoro, rispettando però un budget predefinito.

Niente più ricevute cartacee

Al dipendente basterà scaricare l’app Soldo sul suo telefono. Grazie alla digitalizzazione dei processi amministrativi, conservare una pila di scontrini e ricevute cartacee non è più necessario: basta scattare una foto, caricarla sulla app e aggiungere informazioni sull’acquisto effettuato e note sul progetto a cui si riferisce. In pochi secondi i dati relativi alla transazione vengono trasmessi al reparto contabilità, che può visualizzare fin da subito dove e per quale spesa sono stati impiegati i fondi aziendali a disposizione di ciascuna carta.

Riconciliazione di fine mese più semplice

La riconciliazione di fine mese diventa dunque molto più semplice, veloce ed efficiente, e nessuno deve preoccuparsi di collezionare e verificare ricevute fiscali.

Soldo si integra perfettamente con il tuo software di contabilità già in uso, aiutandoti a ridurre gli errori legati all’inserimento manuale dei dati e ottenere più visibilità su tutte le spese della tua azienda.

Inoltre, puoi ottenere report in tempo reale con il dettaglio delle tue transazioni per ogni singola carta ed esportare i report in più formati (PDF, XLS, CSV, QIF, OFX) o importare i dati delle transazioni direttamente in altri software aziendali e piattaforme di contabilità.

Metti in atto queste soluzioni per gestire le spese della tua azienda

Un grande progetto di costruzione è composto da un numero altissimo di spese: un quadro complesso, sia per te, che le gestisci, che per i tuoi dipendenti, che le effettuano.

Soldo è una soluzione vantaggiosa per tutti: le carte prepagate risolvono i problemi legati alla gestione delle spese per i lavoratori in loco e per il reparto amministravo. Registrati subito per risparmiare tempo sulla riconciliazione e semplificare la gestione delle spese per tutto il tuo personale.