Gestione Spese

Come semplificare la gestione degli abbonamenti (seconda parte)

17 Novembre 2022   |   13 min

CFO using Soldo

Come già illustrato nella prima parte di questa guida, l’utilizzo da parte di un’azienda di servizi in abbonamento (in particolare SaaS, Software as a Service) è ormai sempre più popolare, dal momento che questi strumenti consentono alle aziende di supportare in modo sicuro le loro attività produttive.

Sebbene l’utilizzo di prodotti SaaS apporti numerosi vantaggi nella gestione delle operazioni lavorative, gli aspetti negativi e le problematiche che impattano maggiormente la gestione delle spese legate a tali attività sono la mancanza di controllo e di visibilità.

Approfondiamo dunque il modo in cui i team finanziari possono utilizzare una piattaforma di gestione spese come Soldo per creare diverse tipologie di wallet (ovvero portafogli digitali dedicati alle spese per abbonamenti):

  • un singolo wallet di gestione degli abbonamenti
  • wallet separati dedicati a ciascun abbonamento, secondo i diversi budget dipartimentali

Quest’ultima opzione fornisce un livello di visibilità più granulare, maggiormente adatto ad organizzazioni più grandi o più complesse.

L’applicazione di uno di questi due approcci consente ai dipendenti di completare gli acquisti degli abbonamenti necessari all’attività dell’azienda (ad esempio, sistemi CRM, di contabilità o marketing). Allo stesso tempo, consente ai CFO di ottenere una migliore visibilità su tutte le transazioni effettuate e ottimizzare le spese.

Come creare un singolo wallet per abbonamenti

L’utilizzo di un software di gestione delle spese è un modo efficiente per creare un portafoglio dedicato alla gestione degli abbonamenti, soprattutto nel caso di piccole e medie imprese con strutture più semplici in cui un solo team (ad esempio il reparto IT) gestisce tutti gli abbonamenti aziendali.

Per attivare un wallet per abbonamenti è necessario:

  1. Creare un centro spese abbonamenti all’interno del tuo software di gestione delle spese per creare un fondo dedicato a questo scopo.
  2. Depositare denaro nel centro spese abbonamenti, manualmente o tramite trasferimenti automatici. Ad esempio, è possibile attivare un’opzione che permetta di trasferire ricariche automatiche una volta che i fondi a disposizione siano inferiori di una determinata somma o li riaddebitino ogni mese in una data prestabilita. Questo approccio consentirà di effettuare tutte le transazioni necessarie, riducendo al minimo il rischio di fondi insufficienti per effettuare un acquisto, così come spese oltre il budget o non preventivate.
  3. Creare e assegnare carte fisiche o virtuali (le carte virtuali sono più semplici da assegnare ai lavoratori in Smart working e riducono il rischio che queste vengano perse o sottratte). C’è anche la possibilità di creare carte non nominative, identificate da una parola, un numero o un codice invece che dal nome di un assegnatario specifico. Le carte non nominative sono facili da riassegnare a persone diverse nel momento in cui l’assegnatario iniziale lasci l’azienda, il che riduce al minimo il rischio che una carta sia assegnata ad un dipendente che non fa più parte del team.
  4. Collegare le carte virtuali e fisiche al centro spese abbonamenti sulla web console Soldo.
  5. Assegnare le carte per scopi specifici e abbonamenti software per un ulteriore livello di controllo e visibilità. Ad esempio, le carte possono essere create esclusivamente per piattaforme quali Salesforce e Oracle. Ciò rende più facile per i team finanziari identificare quanto viene speso per i singoli fornitori e aggiungere ricariche automatiche e limiti di spesa in linea con la loro attività prevista.

Come creare wallet riservati dedicati agli abbonamenti

I wallet riservati sono adatti alle aziende più grandi con un approccio più complesso al budget, in particolare quello basato su linee guida dipartimentali. Ad esempio, i budget di reparto possono essere costituiti da una suddivisione delle categorie di spesa, anziché da un valore impostato per tutte le transazioni.

Per attivare più wallet riservati è necessario:

  1. Creare un centro di spesa per il budget complessivo di ogni reparto.
  2. Depositare i fondi manualmente o automaticamente nel centro spese di ciascun dipartimento.
  3. Creare carte virtuali non nominative per ogni reparto e assegnarle al loro wallet principale.
  4. Impostare regole e notifiche di saldo minimo per le carte dedicate agli abbonamenti dipartimentali in modo che vengano ricaricate automaticamente in una data prestabilita o quando i fondi a disposizione siano inferiori a una determinata somma.
  5. Per un controllo e una visibilità maggiori, assegna le carte virtuali non nominative a fornitori specifici e collegale ai centri di spesa dipartimentali.

Assumi il controllo della gestione degli abbonamenti con Soldo

Con la popolarità degli abbonamenti destinata ad aumentare ulteriormente, le aziende devono implementare una strategia di gestione delle sottoscrizioni per controllare la spesa e fornire ai team finanziari l’accesso ai dati in tempo reale.

Grazie alla funzione Abbonamenti disponibile all’interno della piattaforma Soldo, puoi accedere ai pagamenti in tempo reale e tenere traccia di tutti gli abbonamenti e inserzioni online attive tramite una visione centralizzata delle spese, comprese quelle divise per gestore.

La flessibilità di Soldo consente alle aziende, dalle start-up alle grandi imprese, di mettere in atto soluzioni di gestione degli abbonamenti su misura per soddisfare le esigenze del business e per ridurre la burocrazia e l’attrito tra i team finanziari e altri dipartimenti.

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