Gestione Spese

4 esempi per capire i vantaggi dell’automazione finanziaria

3 Novembre 2022   |   13 min

L’automazione dei processi finanziari ha innumerevoli vantaggi per le aziende, a cominciare dall’efficienza. Non solo snellisce i processi approvativi, ma permette di agire rapidamente con un notevole risparmio di tempo e denaro. Ma c’è molto di più.

I reparti amministrativi si trovano spesso ad eseguire attività ripetitive ed estremamente dispendiose in termini di tempo. La loro automazione, invece, consente alla tua azienda di essere molto più agile e flessibile, e di comprendere meglio il proprio stato di salute.

L’automazione ti fornisce gli strumenti utili a prendere decisioni basate su dati certi e consapevoli, così da distribuire meglio le risorse durante il processo di crescita aziendale.

Qui trovi quattro esempi emblematici di come l’automazione può essere applicata all’interno di un’azienda. Continua a leggere per scoprire l’impatto che può avere sul tuo business.

Gestire le spese operative su larga scala

Rimborsare le spese ai dipendenti è un’attività monotona, ma anche molto impegnativa. E più l’azienda cresce, più diventa complesso occuparsene.

Generalmente, servono 15 minuti per compilare una nota spese. Si tratta di un tempo assolutamente ragionevole per una startup con pochi dipendenti. Ma non si può certo dire lo stesso per un’azienda di 450 dipendenti, che si trova ad elaborare circa 135 note spese al mese. È chiaro che in questi casi l’onere è molto più gravoso.

Se l’approccio alla gestione delle spese è inefficace, il rischio è quello di perdere completamente il controllo sui costi della propria azienda. Nella peggiore delle ipotesi, i dipendenti potrebbero arrivare a chiedere dei rimborsi a cui, in realtà, non hanno diritto.

Dall’altra parte, un inasprimento delle regole potrebbe sortire l’effetto contrario rispetto a quanto auspicato. Pensiamo ad un dipendente che debba compilare un modulo in triplice copia e attendere il nullaosta che lo autorizzi a prendere la propria auto per recarsi ad un appuntamento con un cliente; tutto questo va inevitabilmente a complicare il lavoro e causa inutili frustrazioni. Senza contare le incombenze di cui il reparto amministrativo dovrà occuparsi.

In situazioni di questo tipo, l’automazione dei processi rappresenta un valido aiuto. Infatti, puoi stanziare dei budget, stabilire chi può spendere e per cosa, definire un ammontare e impostare regole di spesa per i tuoi dipendenti.

E poiché i software più moderni di gestione spese consentono di creare regole per limitare i pagamenti e verificare l’utilizzo delle carte, non è più necessario un controllo costante.

L’automazione rappresenta un valido supporto per la tua attività. Non importa che la tua azienda abbia 5 o 500 dipendenti. Il software bloccherà automaticamente tutte le spese non consentite o quelle che superano il limite prestabilito.

Gestire il budget e risparmiare sui costi

Specialmente nelle aziende in crescita, può essere complicato avere una chiara visione di tutti gli abbonamenti, delle spese pubblicitarie o di rappresentanza.

Trattandosi di importi esigui (solitamente inferiori ai 10.000 €), il procurement potrebbe non essere la scelta adatta. La soluzione migliore potrebbe essere quella di affidare ai team la gestione dei propri budget, ma, in realtà, anche qui si nascondono delle insidie.

Per esempio, raramente i team parlano tra loro degli abbonamenti che utilizzano.  E questo fa sì che un’azienda, con un numero di dipendenti compreso tra i 50 e i 200, abbia da 2 a 4 abbonamenti duplicati, e da 1 a 3 abbonamenti senza intestatario.

Allo stesso modo, può essere difficile capire dove un team stia spendendo il proprio budget e, quindi, valutare l’efficacia del suo utilizzo; questo è particolarmente vero laddove i pagamenti vengano effettuati con una carta di pagamento condivisa.

Per evitare questi problemi, basta un semplice strumento che traccia e registra in modo automatico ogni transazione, offrendoti visibilità in tempo reale sulle spese effettuate da ogni team. Questo ti permette di capire dove stai spendendo troppo ed intervenire prontamente. Per esempio, nel caso in cui avessi degli abbonamenti duplicati o più team utilizzassero lo stesso fornitore, potresti agevolmente negoziare un’unica tariffa aziendale.

Puoi inoltre verificare in tempo reale le conseguenze di determinate decisioni di spesa. Quali spese contribuiscono alla crescita della tua azienda? E quali, invece, sottraggono risorse?

Semplificare l’analisi dei costi aziendali

L’analisi dei costi è fondamentale per la crescita del business. Non solo permette di eliminare eventuali inefficienze, ma consente anche di aumentare i profitti. La verità, però, è che questa attività non è una priorità per i reparti amministrativi.

Il problema fondamentale è che, per avere un quadro completo della salute finanziaria di un’azienda, occorre analizzare attentamente note spese, estratti conto delle carte di credito, fogli di calcolo e molti altri dati raccolti per lo più manualmente.

Questi dati si trovano ovunque e rappresentano una notevole incombenza per il personale contabile che ha la responsabilità di rintracciarli. E una volta individuati, devono anche essere organizzati con un senso logico.

La maggiore parte delle volte, la preparazione dei dati grezzi per la successiva analisi comporta un’attività manuale di inserimento e riconciliazione.
Generalmente, i sistemi di contabilità non si connettono ai conti online delle carte di pagamento. In aggiunta, i dati contenuti all’interno dei fogli di calcolo devono avere un formato specifico affinché il software di contabilità sia in grado di riconoscerli ed accettarli per il caricamento. Questo rende necessario un ulteriore controllo manuale per verificare che i dati si trovino nei campi corretti.

Come conseguenza di tutto questo, l’analisi dei costi:

  • È monotona e richiede tempo
  • È soggetta ad errori
  • È soggetta a molte variabili. Una volta conclusa l’analisi e identificate le inefficienze, l’azienda potrebbe aver già sprecato una notevole quantità di denaro.

Implementare l’automazione dei processi contabili permette di ridurre le attività ripetitive svolte manualmente. Il software acquisisce, registra e classifica automaticamente le transazioni che vengono effettuate. Questo significa avere più tempo per focalizzarsi su ciò che conta davvero: interpretare i numeri che definiscono lo stato di salute della tua attività.

Finalmente puoi affidarti ad un’unica fonte di dati. E dato che questi vengono registrati in tempo reale, puoi tenere d’occhio tutte le uscite aziendali, individuare le tendenze di spesa e collaborare con gli altri team per migliorarne l’efficienza. In questo modo è possibile individuare immediatamente eventuali problemi o incongruenze, senza dover aspettare la fine del trimestre o, peggio ancora, della chiusura di fine anno.

Pianificare strategicamente gli investimenti

Budget e forecast aziendale sono fondamentali strumenti di programmazione. Da loro può dipendere il successo della tua attività. Ti consentono di operare con i mezzi a tua disposizione, gestire eventuali imprevisti e finanziare la tua crescita. Hanno però un limite ed è quello di basarsi, per lo più, su dati storici. E questo può influire sulla crescita del tuo business.

Facciamo un esempio per chiarire meglio la situazione. Quando ai team viene assegnato un budget, potrebbero sentirsi in dovere di spendere tutte le risorse allocate, anche se non strettamente necessario. Soltanto così, infatti, saranno certi di ricevere la stessa somma di denaro la volta successiva. Questo, però, significa avere meno risorse da investire in miglioramento del prodotto, espansione in nuovi mercati e altri progetti di valore. Inoltre, la mancanza di visibilità rende più difficile rispondere rapidamente a circostanze mutevoli, ad esempio riallocando le risorse.

Rivedere regolarmente i budget e le previsioni è fondamentale, ma puoi farlo soltanto se hai a disposizione dati accurati. Ed è qui che entra in gioco l’automazione finanziaria. Avere accesso a dati finanziari e di spesa aggiornati in tempo reale significa poter stanziare le risorse a disposizione in base alle effettive esigenze, invece che fare affidamento su semplici previsioni.
Questo ti permette ti individuare immediatamente eventuali eccedenze o carenze, e stanziare le risorse là dove c’è davvero bisogno. Per esempio, se il budget dedicato allo sviluppo del prodotto è stato in gran parte già speso, mentre quello stanziato per il reparto marketing è ancora intatto, allora sarà possibile riallocare i fondi ed investire risorse là dove c’è effettivamente bisogno.

Non solo efficienza: l’automazione finanziaria migliora il modo di lavorare

“L’automazione delle spese aziendali elimina i lavori ripetitivi ed alienanti, a maggiore rischio di errore, e permette di recuperare tempo per attività a maggiore valore”
Carlo Gualandri, CEO di Soldo

Secondo uno studio commissionato da Soldo, automatizzare i controlli di spesa potrebbe far risparmiare alle aziende europee 347 miliardi di euro ogni anno. Il margine di risparmio è certamente enorme. Ma questo non è certo l’unico vantaggio dell’automazione finanziaria.

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