Fare chiarezza sui costi aziendali per crescere


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Una conoscenza dettagliata dei costi sostenuti dal proprio business è alla base del corretto sviluppo e del successo di ogni progetto aziendale; in momenti di transizione, inoltre, garantisce flessibilità e solidità per affrontare le sfide. Per partire col piede giusto, la prima cosa da fare è l’analisi dei flussi di cassa. Sapere quanto si spende per capire a che livello è opportuno portare i ricavi è la chiave per valutare la sostenibilità dell’azienda. E, se necessario, per mettere in atto strategie mirate che aumentino la redditività.

Definire la policy aziendale

Un regolamento interno chiaro e condiviso in materia di spese aziendali (ciò che gli anglosassoni chiamano expense policy) è cruciale affinché tutti i dipendenti dell’azienda seguano prassi uniformi nei pagamenti effettuati per conto del business.

Per fare in modo che la policy aziendale rispecchi la situazione effettiva dei pagamenti all’interno dell’azienda, e per assicurarsi che le norme in materia di spese vengano applicate correttamente da tutti i dipendenti, è necessario analizzare i costi in modo dettagliato.

Portare alla luce i costi nascosti

Per avere una panoramica completa delle uscite aziendali è necessario recuperare tutte le spese sostenute nei vari reparti in un certo periodo di tempo (mensile o trimestrale). Se vogliamo analizzare i flussi di cassa dobbiamo prima di tutto individuarli ed essere in grado di portare in superficie anche i costi nascosti. La prima volta potremmo sentirci disarmati di fronte a un lavoro tanto complesso ma da lì in poi la strada sarà tutta in discesa.

Molto spesso i flussi di cassa hanno volumi e frequenze tali da rendere necessario un controllo continuo dei costi.

L’utilizzo di un sistema come Soldo per gestire le spese agevola il recupero dei dati. I dipendenti possono utilizzare le carte prepagate Soldo Mastercard® per effettuare pagamenti per contro dell’azienda, e caricare foto dei giustificativi e tag delle spese via app. Gli amministratori designati dovranno semplicemente accedere alla web console e scaricare i report avanzati relativi al periodo analizzato.

Gli errori comuni nella gestione dei flussi di cassa

Uno studio condotto da Istituto Piepoli per Soldo sulle modalità di gestione delle spese di 300 PMI italiane ha delineato uno scenario di gestione dei costi aziendalipoco efficiente e dispersivo.

Nello specifico, i dati raccolti dimostrano che:

  •         Quasi il 62% delle PMI deve fare un lavoro macchinoso di controllo delle spese e delle carte di credito, per verificare i pagamenti all’interno del network aziendale.
  •         A quasi 1 dipendente su 5 è capitato di effettuare spese fuori policy, utilizzando il denaro aziendale.
  •         Per trasferte in paesi con valuta estera, in media il 9% del budget in contanti inutilizzato non viene recuperato dall’azienda.

Il controllo delle spese non identificate rappresenta una sfida impegnativa per il comparto amministrativo. A fine mese, i team finanziari sono responsabili della corretta allocazione delle spese, per garantire che i costi siano contabilizzati nel modo giusto, ma spesso ci sono voci invisibili che creano problemi.

Il problema è molto sentito nelle PMI italiane, che non sono disposte a perdere parte del proprio budget per una gestione inefficiente dei flussi di spesa.

Lo studio Piepoli dimostra che:

  •         L’ 81% delle piccole e medie imprese non è disposto a non allocare correttamente nei report mensili il denaro speso per esigenze aziendali.
  •         Il 13% delle PMI è disposto a lasciare come non correttamente allocate solo una piccola percentuale delle spese, tra l’1 e il 5%.
  •         Il 4.5% è disposto a lasciare tra il 5 e il 10% delle spese aziendali non correttamente allocate alla fine di ogni mese.

Un problema ulteriore è costituito dalle spese non riconciliate, ossia quelle di cui non è rintracciabile il responsabile e che quindi non vengono allocate in modo corretto.

L’utilizzo di strumenti che supportino il tracciamento e l’archiviazione ordinata dei dati agevola un’analisi dei costi mirata, che è il presupposto per stabilire poi le eventuali misure di ottimizzazione e risparmio.

Avere una visione chiara delle spese

Una volta raccolti i dati, è necessario procedere alla classificazione dei costi. È qui che la tecnologia viene in aiuto. Sia che si proceda utilizzando un semplice foglio Excel, sia che ci si affidi a software più sofisticati (Sage X3, Zucchetti ZTravel, Concur, Quickbooks), il procedimento passa in ogni caso attraverso la classificazione delle spese in centri di costo o in categorie, come per esempio:

  • Personale
  • Impianti
  • Materie prime
  • Immobili
  • Trasferte
  • IT
  • Marketing

Soldo automatizza questa fase, permettendo di creare centri di spesa per raggruppare tipologie di pagamento relative allo stesso dipartimento o a una specifica categoria.

Una volta che avremo messo sotto la lente d’ingrandimento ogni pezzo del puzzle, il quadro finale sarà chiaro e preciso permettendoci di fare utili raffronti, evidenziare se ci sono discrepanze o margini di ottimizzazione, elaborare performance di reparto e di periodo…

Focalizzare gli obiettivi

Una volta ottenuti i dati aggregati potremo finalmente analizzarli per verificare se stiamo raggiungendo i risultati che ci eravamo prefissati oppure no. A seconda degli scostamenti tra obiettivi e risultati attueremo o meno delle misure correttive per aumentare la redditività. In gergo economico questi provvedimenti sono chiamati “leve di gestione”. Per esempio in un’azienda che produce macchinari bisognerà chiedersi si sia preferibile produrre in toto o comprare alcuni componenti, “make or buy?”.

Abbattere gli sprechi per aumentare i guadagni

Se l’analisi dei costi evidenzia delle inefficienze o delle spese non giustificate, è logico prevederne un taglio per aumentare la redditività. Scegliere l’outsourcing, usare spazi in co-working, installare dispositivi per il risparmio energetico, prediligere fornitori con cui è possibile ottenere buoni sconti, sono tutti esempi di strategie per contenere i costi aziendali.

Anche imparare a guardare con uno sguardo nuovo vecchi processi può dimostrarsi molto utile. Uno dei trabocchetti in cui rischiamo di cadere è quello di inserire il pilota automatico, ripetendo schemi e processi esattamente nel modo cui siamo abituati. Adottare uno sguardo aperto e senza preconcetti è l’atteggiamento giusto per trovare soluzioni nuove, magari più produttive e abbattere i costi di produzione.

Coinvolgere collaboratori e dipendenti

Poter fare affidamento su dati dettagliati in maniera tempestiva può risultare vitale in alcune situazioni. Parlare e confrontarsi con i dipendenti e con i responsabili dei reparti è un buon modo per avere il polso della situazione dei flussi di cassa. Ogni persona che sia coinvolta nelle attività di business può indicarci come eliminare eventuali perdite di denaro e di tempo. La trasparenza paga!

Affidarsi a mani esperte

Con una forza lavoro sempre più mobile che opera in un ambiente globale, è quanto mai necessario definire un sistema chiaro e semplificato che consenta ai dipendenti di spendere facilmente da un account aziendale in modo tracciato, e senza un lungo processo di reporting, recuperando il budget non utilizzato.

Si tratta di un punto focale nel ciclo di gestione delle spese che potrebbe avvantaggiare in modo particolare il personale che viaggia, garantendo una riduzione dei costi aziendali.

In alcuni casi può essere utile affidare il controllo dei costi a una persona esterna all’azienda, un consulente specializzato che fornisca un punto di vista oggettivo. La persona preposta dovrà in questo caso firmare un accordo di riservatezza e non divulgazione.

In alternativa, una soluzione agile è offerta ancora una volta dall’innovazione della tecnologia: utilizzare Soldo per gestire le spese permette di semplificare le dinamiche dei flussi di cassa e il processo di rendicontazione attraverso un sistema che offre numerosi vantaggi:

  • Carte di pagamento per effettuare gli acquisti aziendali in modo veloce e smart
  • App mobile per dettagliare le transazioni e acquisire versioni digitali degli scontrini
  • Web console per controllare le carte, monitorare le spese e definire i budget
  • Funzioni di reportistica avanzata e integrazione con il sistema di contabilità aziendale

La distribuzione di carte prepagate smart ai dipendenti, oltre a semplificare l’iter di tracciamento e ad agevolare l’analisi dei costi, rappresenta un’opportunità di rafforzamento del senso di fiducia e di autonomia nei beneficiari, oltre che di controllo in tempo reale da parte dei team finanziari.

Quali sono i vantaggi di Soldo per il controllo dei costi?

  1.    Permette ai dipendenti di effettuare i pagamenti aziendali in autonomia

Il sistema di carte prepagate e app offre autonomia ai collaboratori nell’effettuare spese per conto dell’azienda e fa guadagnare tempo e controllo all’amministrazione.

  1.    Elimina gli anticipi di cassa

Evitando gli anticipi di cassa non si corre il rischio che il denaro aziendale venga utilizzato in modo improprio o smarrito. Le aziende ne guadagnano in autonomia, flessibilità e tempo; i flussi di cassa sono sotto controllo.

  1.    Traccia / monitora / controlla in tempo reale le spese dei dipendenti

Quando un dipendente effettua una spesa, l’amministrazione può controllarla in tempo reale attraverso l’app Soldo. Questo permette di snellire i flussi aziendali e facilitare il lavoro del comparto finanziario.

  1.    Imposta limiti di spesa per ogni dipendente

Definire limiti e regole di spesa personalizzati per ciascuna carta garantisce un migliore controllo dei costi e limita la dispersione del budget.

  1.    Tiene traccia dei giustificativi delle spese effettuate dai dipendenti

La dashboard di Soldo fornisce i dettagli delle spese dei dipendenti (annotazioni e foto di scontrini/ricevute), per semplificare il recupero e l’analisi dei dati.

La nota spese viene automatizzata e l’azienda risparmia tempo prezioso, accrescendo la propria competitività.