Cosa sono le spese di rappresentanza? Quali sono i soggetti interessati? Come si possono dedurre i costi e detrarre l’Iva di questa tipologia di spesa aziendale? Nel seguito dell’articolo, approfondiamo insieme le categorie di spesa coinvolte, i limiti di deducibilità e tutti i criteri rilevanti.

I soggetti coinvolti

Per poter accedere alle agevolazioni fiscali previste per le spese di rappresentanza – deduzione delle spese e detraibilità dell’Iva nei termini che vedremo in seguito – è necessario appartenere alla categoria di titolari di reddito di impresa oppure alla categoria dei lavoratori autonomi.

Per quanto riguarda invece i piccoli imprenditori e i professionisti, i cosiddetti contribuenti minimi, si applicano le misure forfettarie così come stabilito nel comma 2 del Decreto Ministeriale 19/11/2008 e specificato successivamente al cap. 9 della circolare n.  34/E/2009.

Spese di rappresentanza: criteri e limiti

Le spese di rappresentanza sono definite come le spese sostenute e registrate da un’azienda “per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore” (comma 1 D.M. 19/10/2008).

In altri termini, le spese di rappresentanza sono tutte quelle spese affrontate a fini promozionali o di pubbliche relazioni a titolo gratuito, ossia che non prevedono un profitto.

Rientrano nella categoria di spesa di rappresentanza anche una serie di spese effettuate a beneficio del dipendente, tra queste sono incluse tutte le spese effettuate con finalità educative, di istruzione, ricreazione, assistenza sociale sanitaria o di culto. Inoltre le spese di rappresentanza per essere tali devono produrre un beneficio economico – anche semplicemente potenziale e indiretto – all’azienda.

Alcuni esempi di spese di rappresentanza che un’azienda può trovarsi a sostenere possono essere: le spese sostenute per feste di inaugurazione di nuove sedi od uffici, spese per la partecipazione dell’azienda a fiere o altri eventi pubblicitari, spese per viaggi di dipendenti all’interno del confine nazionale o all’estero, comprese le spese per vitto e alloggio, premesso però che durante questi viaggi i dipendenti svolgano attività promozionali a beneficio della propria azienda o spese volte all’organizzazione di feste ed intrattenimenti vari.

In generale, le spese di rappresentanza sono tali – e quindi godono delle agevolazioni sulla tassazione: deduzione delle spese e detrazione dell’Iva – se godono di queste tre caratteristiche chiave: gratuità, inerenza, congruità. Il criterio della gratuità è intuitivamente comprensibile: come abbiamo già accennato sopra, le spese di rappresentanza non possono essere indirizzate ad un profitto o al pagamento di una prestazione. Per quanto riguarda il criterio di inerenza, come stabilito dall’art. 109 c. 5 TUIR,  le spese di rappresentanza, per essere tali, devono essere inerenti alle attività svolte dall’azienda o dal soggetto che le sostiene, devono cioè essere coerenti con le pratiche del settore dell’azienda o del soggetto coinvolto.

E’ opportuno ricordare che, in caso di controlli da parte del fisco, l’onere di dimostrare l’inerenza delle spese di rappresentanza ricade interamente sul contribuente, così infatti è stato stabilito dalla Corte di Cassazione in due diverse occasioni: con la sentenza del 24 febbraio 2006 e con la sentenza del 13 settembre 2010.

Criterio di congruità e deducibilità delle spese

Nel Decreto Legislativo n. 147/2015 si legge che:

“Le spese di rappresentanza sono deducibili nel periodo di imposta di sostenimento se rispondenti ai requisiti di inerenza con decreto del ministro dell’economia e delle finanze, anche in funzione della natura e della destinazione delle stesse. le spese del periodo precedente sono commisurate all’ammontare dei ricavi e proventi della gestione caratteristica dell’impresa risultanti dalla dichiarazione dei redditi relativa allo stesso periodo in misura pari:

1. a) all’1,5 per cento dei ricavi e altri proventi fino a euro 10 milioni;
2. b) dallo 0,6 per cento dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente euro 10 milioni e fino a 50 milioni;
3. c) allo 0,4 per cento dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente euro 50 milioni”

Riassumendo, il terzo criterio definitorio le spese di rappresentanza, la congruità, stabilisce dunque i limiti di deducibilità relativi al reddito per tali spese. Il Decreto Ministeriale del 19/11/2008, in seguito modificato dal D. Lgs. succitato e in vigore dal 1° gennaio 2016, stabilisce infatti che le spese di rappresentanza si possono considerare congrue rispetto al volume di affari in questi:

• 1,5% di deduzione dei costi per ricavi e proventi fino a 10 milioni di euro.
• 0,6% di deduzione dei costi per ricavi e proventi tra i 10 milioni e i 50 milioni di euro.
• 0,4% dI deduzione dei costi per ricavi e proventi che eccedono i 50 milioni di euro

Se le spese di rappresentanza eccedono questi limiti, ovvero il cosiddetto plafond di deducibilità, devono essere tassate nella dichiarazione dei redditi. Non è inoltre prevista la possibilità di posporre a periodi di imposta successivi eventuali eccedenze nel plafond di deducibilità e, viceversa, di usufruire di un avanzo nel plafond di deducibilità dell’attuale periodo di imposta in periodi di imposta successivi.

La detraibilità dell’Iva delle spese di rappresentanza

Per quanto riguarda la detraibilità dell’Iva relativa alle spese di rappresentanza, bisogna ricordare che per effetto dell’art. 30 D. Lgs. n. 175/2014, la soglia fino alla quale è possibile detrarre l’Iva al 100% stata aumentata da 25,82 euro a 50 euro. Le spese che superano questa sono non godono della detraibilità dell’Iva.

Le spese di rappresentanza per costo unitario che non superano i 50 euro sono detraibili dell’Iva se l’operazione di acquisto (non l’emissione della fattura) è stata effettuata a partire dal 13 dicembre 2014. Se l’acquisto è avvenuto prima si applica invece la detraibilità del valore precedente, ossia 25,82 euro.