Le regole sulle spese sono chiare – ma allora perché il 55% dei dipendenti ha ancora dei dubbi? 

Le policy di spesa nascono per semplificare gli acquisti in azienda. 
Ma nella pratica, spesso accade l’opposto – o almeno è quanto emerge dalla nostra ultima ricerca. 

Secondo i dati raccolti, più della metà dei dipendenti nel Regno Unito (55%) esita prima di inviare una richiesta di rimborso, anche quando la spesa è totalmente legittima. 
Questo atteggiamento comporta perdite di tempo e costi nascosti per l’azienda. 

Perché un’attività semplice come una nota spese può diventare fonte di stress? 

Chiarezza solo sulla carta    

Il 69% dei responsabili Finance è convinto che le policy siano ben definite. 
Ma dal punto di vista dei dipendenti, il quadro è diverso. Dove la funzione Finance vede processi e struttura, i team percepiscono burocrazia e rischio. 

“E se me la respingono?” 
“E se faccio una brutta figura?” 

È qui che si entra in una zona grigia. 
Il risultato? Costi sommersi, occasioni perse, frustrazione crescente e morale in calo. 

Lo stress da nota spese esiste davvero 

Inviare una richiesta di rimborso non dovrebbe essere una questione personale. 
Eppure, per molti dipendenti lo è.  Il 23% afferma di provare ansia nel presentare una nota spese. 

Contestare una richiesta respinta è tra le situazioni più stressanti al lavoro – quasi quanto chiedere un aumento.  Per i team Finance è una semplice procedura. Per i dipendenti, è una camminata sul filo tra “fare la cosa giusta” e attirarsi giudizi. 

Il nodo della fiducia tra i team 

I dati rivelano qualcosa di più profondo dei semplici disagi amministrativi:  un divario culturale.

I responsabili finanziari sono convinti che i processi in uso portino i team a spendere con sicurezza. Ma i dipendenti vivono quegli stessi processi come un freno, quando non addirittura un buon motivo per anticipare le spese di tasca propria. 

Questa distanza mina la motivazione e offusca la visibilità sulle spese.  Se le spese quotidiane non vengono rendicontate, l’azienda perde controllo e contezza di come viene speso il denaro e di quanto impatti sul budget. 

Le frodi sono più veloci del Finance 

C’è poi il tema delle frodi supportate dall’uso dell’intelligenza artificiale. 

Oggi esistono strumenti capaci di generare ricevute false in pochi secondi.  Non è un’ipotesi futura: è realtà già oggi.  E molti CFO ammettono che i sistemi attuali non sarebbero in grado di intercettarle.

“Sono rimasto scioccato da quanto sia facile creare una ricevuta falsa. L’unico modo per fermare tutto questo è rendere ogni pagamento tracciabile e visibile. Così il Finance mantiene il controllo, e i dipendenti possono spendere in tranquillità.” – Sacha Herrmann, CFO di Soldo

In Italia, la normativa impone alle aziende di agire.  In altri mercati, come il Regno Unito, il cambiamento è spinto dall’interno.  In ogni caso, il messaggio è chiaro: il futuro deve essere tracciabile. 

Dalla teoria delle regole alla pratica dei processi 

Le policy di spesa non dovrebbero restare nei documenti o nei PDF.  Devono vivere nella pratica quotidiana. 

Questo significa adottare sistemi che possano: 

• mostrare come si può spendere, prima di spendere; 
• offrire visibilità in tempo reale su ogni transazione; 
• ridurre il rischio e aumentare la fiducia.  

Con regole più chiare, ne beneficia tutta l’azienda:  I dipendenti si sentono responsabilizzati, il Finance mantiene il controllo e la direzione ha una visione completa delle spese.