I team HR non hanno bisogno di un’altra dashboard, hanno bisogno di tempo per fare ciò che conta davvero. Con Soldo, possono impostare le regole di spesa e il sistema le applica in automatico, garantendo che ogni acquisto rispetti la tua policy.
HR e Finance lavorano sugli stessi dati e con la stessa vista in tempo reale.
Il lavoro di amministrazione inizia a diminuire.
I dipendenti che utilizzano questo approccio dichiarano una riduzione del 50% del tempo dedicato alla gestione delle spese, con alcuni che risparmiano fino a due giorni lavorativi al mese grazie all’accesso diretto a fondi pre-approvati.
Il costo occulto della burocrazia manuale
Intervistando le Risorse Umane rispetto al loro utilizzo del tempo, abbiamo ottenuto sempre la stessa risposta.
Le approvazioni restano bloccate nelle caselle di posta, e i dipendenti finiscono per anticipare le spese di tasca propria. Le ricevute vengono infilate da qualche parte (o perse) per poi riemergere a fine mese, quando è troppo tardi. I team che lavorano da remoto lo avvertono di più, perché gli acquisti quotidiani sono più frequenti e distribuiti. I nuovi assunti lo percepiscono fin dal primo giorno. Il risultato è una catena di disguidi evitabili.
È difficile promuovere policy centrate sulle persone quando il modo giusto di pagare le spese aziendali sembra ancora un favore anziché un diritto.
Automatizza i flussi di pagamento
Il modo più semplice per eliminare questi attriti è inserire le policy di spesa direttamente nel mezzo di pagamento. Associa le regole a persone, team e categorie, sarà la carta stessa a farle rispettare.
I dipendenti caricano la ricevuta nell’app Soldo e il pagamento viene abbinato ai dati della transazione, con meno eccezioni e dati più puliti.
Le Risorse Umane si trovano a non dover più gestire le richieste occasionali e il Finance smette di inseguire le ricevute.
La prima impressione è quella che conta
L’onboarding è la vetrina dell’esperienza del dipendente. Un nuovo assunto che deve anticipare il costo di un treno e aspettare per il rimborso scopre subito qualcosa di negativo sui tuoi processi.
Offrire accesso ai fondi sin dal primo giorno e poterlo disattivare automaticamente quando una persona lascia l’azienda, evita alle Risorse Umane di aprire ticket IT e inoltrare richieste al Finance.
Team da remoto senza giri inutili
Il lavoro distribuito amplifica i piccoli attriti. Articoli per l’home office, viaggi, welfare e tool e abbonamenti generano un flusso di acquisti a basso valore difficile da gestire.
Assegnando a ogni dipendente una carta virtuale o fisica collegata a un wallet (con un budget dedicato) con limiti e ricariche automatiche, mette i manager nelle condizioni di abilitare le spese e di mantenerne la completa visibilità.
I dipendenti non avranno più dubbi sulla liceità di una spesa, perché la carta conosce già le regole. L’impatto è relativo nell’immediato, ma estremamente significativo su base trimestrale.
I vantaggi per HR e Finance
È qui che gli obiettivi si allineano. L’HR ha bisogno di un modo che sia equo per tutti e non saturi il team di domande e note spese. Il Finance ha bisogno di garantire la conformità alle policy in modo automatico e pronto per l’audit.
Un processo costruito attorno al momento del pagamento soddisfa entrambe le esigenze, trasformando i dati di spesa in dati puliti, senza dover compilare foglie excel. Inoltre, fornisce ai manager un sistema di controllo semplice, che consente a tutti di concentrarsi sulla cosa più importante di tutte: il proprio lavoro.
