Ufficio Acquisti e spese marginali: è proprio necessario scegliere tra agilità e controllo? 

I responsabili del Procurement si trovano al centro di tantissime pratiche aziendali in evoluzione: gestione di abbonamenti SaaS per tool di nicchia, di freelance e consulenti coinvolti per progetti veloci, oltre alle consuete prenotazioni di viaggio per visitare clienti, partecipare a eventi o riunioni fuori sede. 

La spesa aziendale è quindi diventata più frammentata e frequente che mai.  Ogni transazione richiede velocità, flessibilità e autonomia.  Ma ogni acquisto, se non controllato, genera rischi, sprechi e inefficienze. 

Di conseguenza, molti leader del procurement si trovano davanti a un bivio e scegliere se: 

• a) sacrificare l’agilità per ottenere più controllo sugli acquisti quotidiani di basso valore, che però rischiano di erodere i budget;  
• b) sacrificare il controllo per dare all’azienda la flessibilità per muoversi velocemente e cogliere le opportunità in modo tempestivo.  

La nostra risposta? La b): le aziende possono avere entrambe le cose, garantendosi decisioni d’acquisto rapide senza rinunciare al controllo. 

Quanto costa dare priorità al controllo rispetto all’agilità?  

Solo il 25% dei responsabili degli Uffici Acquisti si sente riconosciuto come un performer eccezionale. 
Perché? Perché la burocrazia è un freno, e impedisce al Procurement di fare ciò che sa fare meglio. 

Secondo la Soldo Core Finance Research (2024): 

• I dipendenti trascorrono in media 17,8 ore al mese a gestire le spese marginali 
• I manager 30,4 ore 
• I team Finance addirittura 60,9 ore 

I leader del procurement, pur animati dalle migliori intenzioni, spesso credono che rigidi controlli siano la giusta protezione per l’azienda.  Ma nel tentativo di salvare i centesimi, rischiano di perdere di vista le attività strategiche che potrebbero ridefinire il ruolo dell’Ufficio Acquisti come motore di crescita. 
E non si tratta solo di tempo perso.  Il costo medio per elaborare un ordine d’acquisto (PO) è stimato tra £50 e £1.000. 
Per molte aziende, quel costo è nettamente superiore al beneficio di avere il controllo sulle spese di basso valore con i processi di approvazione del Procurement.  
 
Come possono quindi gli Uffici Acquisti svincolarsi e concentrarsi su attività di maggior valore? 

Automatizzare l’amministrazione nei processi dell’Ufficio Acquisti   

Non è più necessario scegliere tra controllo ed efficienza.  Adottando l’automazione, i responsabili possono liberare le persone dalle attività ripetitive e permettere loro di concentrarsi su ciò che genera valore reale. 

Ecco come: 

1. Controlli preimpostati sulle spese: Automatizzare i controlli pre-spesa elimina la necessità di micromanagement.  I responsabili possono definire regole chiare, limiti e flussi di approvazione che mantengono la conformità senza rallentare i dipendenti.  Le spese ricorrenti e i rinnovi vengono tracciati automaticamente, evitando sorprese. 
2. Pagamenti più veloci e più smart : I dipendenti si aspettano flessibilità quando devono pagare tool, servizi o trasferte. 
   Automatizzando l’emissione delle carte, i limiti di utilizzo e i controlli di policy, l’Ufficio Acquisti può dare ai team autonomia d’azione, garantendo al contempo che ogni transazione resti conforme e tracciata in tempo reale. 
3. Riconciliazione delle spese semplificata: Recuperare ricevute e classificare le transazioni fa perdere ore preziose. 
   Automatizzando questi processi al momento dell’acquisto, con carte virtuali o app per la raccolta delle ricevute, si standardizza la registrazione dei dati, si individuano immediatamente le anomalie e si costruiscono registri affidabili senza correzioni manuali. 
4. Visibilità e analisi post-spesa migliorate: L’automazione non si ferma quando il denaro esce dal conto. Anzi. Integrare i dati di spesa direttamente con gli ERP e gli strumenti di Business Intelligence, mantenere un audit trail in tempo reale e automatizzare la raccolta IVA significa avere sempre dati accurati e pronti per l’analisi.  Invece di reagire ai problemi, i team possono concentrarsi su previsioni, strategia e crescita.  L’Ufficio Acquisti più evoluto non rallenta il business, né perde il polso di nessuna spesa, neanche di quelle più piccole.   Ha la funzione di bilanciare agilità e controllo. Con i giusti processi e limiti in atto, puoi proteggere i budget e, allo stesso tempo, dare a ogni reparto la libertà di muoversi rapidamente e con sicurezza.