Oggi i ritmi di lavoro, in ogni divisione aziendale, hanno preso il volo.
Ancora prima di colazione, il Marketing sta testando un nuovo tool. Entro pranzo, le Risorse Umane hanno già fatto il contratto a un nuovo freelance.
Prima di lasciare l’ufficio, la Comunicazione avrà prenotato una location per un evento.
E l’Ufficio Acquisti? Lavora sodo per stare al passo con spese sempre più frammentate e frequenti, cercando di mantenere il controllo e non ostacolare la crescita.
Secondo lo Spend Index 2025 di Soldo, nelle aziende la spesa quotidiana è aumentata del 26% rispetto all’anno precedente.
Per questo abbiamo raccolto un elenco di acquisti comuni che intasano l’Ufficio Acquisti di richieste e ordini d’acquisto.
Identificarli è il primo passo per semplificare le approvazioni e liberare il Procurement, permettendogli di concentrarsi sul valore strategico.
Acquisti che richiedono un processo di approvazione più semplice
I processi di approvvigionamento tradizionali spesso costringono i team che vogliono portare a termine un lavoro, a scegliere tra la rapidità e la conformità.
Ecco perché, solo per tenere il passo con il ritmo dell’azienda, molti reparti finiscono per aggirare i canali ufficiali di acquisto.
- Acquisti occasionali o non pianificati
Ad esempio: un team si accorge all’improvviso di aver bisogno di qualcosa per continuare a lavorare – un cavo di ricambio, un’immagine stock all’ultimo minuto o una licenza Zoom extra prima di una call con un cliente importante.
Non c’è tempo per avviare l’onboarding del fornitore o creare un ordine di acquisto.
Senza una modalità dedicata per questi acquisti tattici e urgenti, il team aggira i processi consolidati.
In caso contrario, rischierebbe di rallentare il progetto, perdere una scadenza o deludere un cliente.
I team hanno bisogno di un modo rapido e sicuro per gestire gli acquisti urgenti, senza creare alcun ritardo. - Fornitori fuori contratto o collaborazioni una tantum
Cosa fa un reparto che deve servirsi da un fornitore non incluso nell’elenco approvato? Per esempio, un catering locale per un evento o un freelance specializzato per un breve progetto.
Tradizionalmente, questa situazione attiva l’intero processo di onboarding, che può richiedere settimane o addirittura mesi.
Davanti alla scelta tra rallentare le attività o aggirare il processo, molti team finiscono per spendere fuori policy.
I team hanno bisogno di una modalità per pagare fornitori a basso rischio e una tantum, senza generare spese fuori contratto o dispersioni di budget. - Spese per gli abbonamenti
Il Marketing acquista un software per il design, le Risorse Umane testano una piattaforma di recruiting, l’IT acquista un plug-in AI.
Queste spese, spesso di importo ridotto, finiscono direttamente su carte aziendali o personali, emergendo solo settimane dopo nelle note spese o in fase di riconciliazione.
Senza visibilità preventiva, i costi si moltiplicano e gli abbonamenti restano attivi, anche se inutilizzati.
I team devono monitorare gli abbonamenti a monte, offrendo al procurement visibilità prima dei rinnovi e prevenendo gli sprechi. - Acquisti di team o di progetto
Diversi team aziendali devono effettuare una serie di piccoli acquisti legati a un progetto di poche settimane.
In teoria, l’uso degli ordini di acquisto globale semplifica la burocrazia, eliminando la necessità di emettere più ordini.
Ma nella pratica, creano nuovi problemi: la visibilità sulla spesa si riduce, la riconciliazione si complica e le perdite di budget aumentano man mano che i costi si accumulano sotto un unico ordine.
I team hanno bisogno di una visione dei budget in tempo reale e lungo l’intero ciclo di vita di una campagna o di un progetto.
Non tutti gli acquisti hanno bisogno del tradizionale processo di approvazione
Se il tuo Ufficio Acquisti si trova a gestire spese quotidiane che non si adattano ai processi tradizionali, ecco tre azioni pratiche da intraprendere subito:
Mappa gli acquisti ad alta frequenza
Elenca le categorie in cui i team effettuano acquisti piccoli, rapidi o occasionali (abbonamenti SaaS, freelance, spese eventi, acquisti urgenti).
Questo ti aiuterà a identificare i punti più critici e a capire quali processi modernizzare per primi.
Definisci corsie veloci con regole chiare
Non tutte le spese possono e dovrebbero aspettare settimane di approvazione.
Crea un percorso semplificato per gli acquisti a basso rischio: budget pre-approvati, categorie di spesa con limiti massimi o, ancora, metodi di pagamento monouso.
L’obiettivo è l’equilibrio: velocità per i team e visibilità per l’Ufficio Acquisti.
Investi nella visibilità a monte
Prima si intercetta una spesa, minore sarà la dispersione economica.
Sposta i controlli in modo proattivo: stabilisci chi può acquistare cosa, monitora gli abbonamenti prima del rinnovo automatico e offri ai team strumenti per registrare le spese in tempo reale.
Così eviterai sorprese a fine mese e manterrai i budget sotto controllo.
La spesa quotidiana continuerà a crescere, e solo le aziende che sapranno rimuovere i colli di bottiglia senza perdere in controllo saranno quelle che manterranno la profittabilità.
Inizia in piccolo, imposta regole intelligenti e crea per tutti la flessibilità di muoversi velocemente, ma con fiducia.
