Perché la gestione delle note spese di T&E è diventata un problema 

Gestire le note spese è probabilmente l’ultima voce nella lista delle priorità. Eppure, è un’attività che occupa moltissimo tempo ogni giorno ed è cruciale per la deducibilità fiscale.  

Inoltre, avere contezza di come vengono spesi i fondi aziendali è fondamentale per individuare opportunità di risparmio – soprattutto nelle trasferte, che spesso pesano parecchio sul bilancio: voli per visitare un cantiere o un cliente, una cena che apre la porta a nuove collaborazioni, una trasferta per lanciare un prodotto su un nuovo mercato. 

Viaggiare fa crescere il business. Ma come gestire le spese di trasferta e rappresentanza senza perdere visibilità e assicurarsi la conformità fiscale? Serve un equilibrio tra controllo e flessibilità. 

In questo articolo vedremo perché la tracciabilità delle spese può sembrare caotica per I team Finance come il tuo, evidenziando i processi più comuni che portano a sforare i budget. 

Scopriremo anche in che modo un software di gestione delle spese può aiutare i professionisti come te a concentrarsi su attività più strategiche. 

Continua a leggere per scoprire come semplificare la gestione delle note spese. 

5 motivi per cui le note spese aumentano il caos finanziario 

La tracciabilità dei pagamenti non è conforme alle nuove normative 

Con l’introduzione di nuove disposizioni nella Legge di Bilancio 2025, è emersa l’esigenza per le aziende di garantire la piena tracciabilità dei pagamenti aziendali, sia per motivi fiscali che di trasparenza amministrativa. Se il tuo sistema attuale non permette di associare in modo automatico e verificabile ogni spesa a una fonte approvata, a un beneficiario identificabile e a una categoria contabile, il rischio è di incorrere in errori di compliance, sanzioni o ritardi nei controlli. 

I pagamenti in contanti, le carte condivise o i rimborsi manuali ostacolano la visibilità e rendono difficile dimostrare la correttezza delle operazioni in sede di verifica. 

Per adeguarsi, è fondamentale: 

• Abbandonare strumenti non tracciabili, come i contanti o le carte condivise 

• Adottare sistemi di pagamento tracciabili, con transazioni accessibili e certificabili 

• Automatizzare l’archiviazione e la categorizzazione delle spese 

• Collegare ogni pagamento a una persona 

Un sistema che centralizzi, registri e documenti ogni transazione permette di rispettare gli obblighi normativi senza complicare i flussi operativi.  

Non hai ancora definito una policy per le note spese 

Magari sei una startup che sta cominciando a scalare. O forse il tuo team non ha ancora avuto tempo o risorse per definire processi formali. Oppure segui un principio di fiducia e flessibilità, con poca supervisione. 

Ma l’assenza di una policy può portare a limiti di spesa poco chiari, approvazioni incoerenti e frustrazione per i dipendenti. E il finance si ritrova a dover sbrogliare le spese a posteriori. 

Impostare una policy può essere semplice quanto creare un documento condiviso che chiarisca: 

• Perché esistono le policy 

• A quali reparti o ruoli si applicano 

• Quali tipi di spese sono coperti dall’azienda 

Con queste linee guida, i dipendenti sapranno come spendere in modo responsabile, supportando crescita e obiettivi aziendali. Questo è particolarmente importante se i team viaggiano spesso per lavoro, tra sedi, reparti e paesi diversi. 

I flussi di approvazione delle spese non sono chiari 

Ti capita di passare dalla chat aziendale alle email fino alle conversazioni informali per gestire le richieste di viaggio o rimborsi? I dipendenti prenotano voli con la propria carta prima che il Finance possa approvare? Ti ritrovi a giustificare spese fuori policy quando ormai il viaggio è finito? 

Avere un flusso di approvazione strutturato può aiutarti a mantenere il controllo. 

Inizia da qui: 

• Usa un metodo centralizzato per tracciare le richieste di viaggio 

• Raccogli informazioni essenziali: motivo del viaggio, costi stimati, date e destinazione 

• Definisci chiaramente le spese fuori policy, come voli in business class o hotel di lusso 

• Coinvolgi i responsabili di budget e i team lead nelle approvazioni 

Questi semplici passaggi aiutano il finance a intercettare i problemi prima che si trasformino in costi, assicurano il rispetto delle policy e migliorano il controllo sui budget, senza rallentare l’operatività. 

I limiti di spesa sono troppo rigidi o troppo permissivi 

Se i limiti sono troppo rigidi, diventano inapplicabili. Un dipendente potrebbe rinunciare a un viaggio per chiudere una partnership importante perché la policy è troppo restrittiva. Oppure anticipa la spesa di tasca propria, affrontando lo stress in prima persona. O ancora, ritarda un acquisto fondamentale aspettando l’approvazione – rischiando di perdere l’occasione o il giusto ritmo del progetto. 

Se invece i limiti sono troppo flessibili, il Finance va in crisi. Non è solo questione di visibilità: manca una struttura solida su cui basare decisioni finanziarie ragionate. Le troppe eccezioni potrebbero costringere il team a lavorare a ritroso, cercando errori o giustificando sforamenti a posteriori. 

Per trovare il giusto equilibrio tra controllo e agilità, fatti queste domande: 

• In che modo la spesa per reparti o progetti contribuisce agli obiettivi aziendali? 

• Come incidono le micro-spese sui budget complessivi? Come possiamo standardizzarle? 

• Quali sono le eccezioni ricorrenti? Come possiamo gestirle in modo coerente? 

Con il giusto equilibrio, il team finance lavora in sinergia con il resto dell’azienda, che potrà agire rapidamente senza perdere controllo finanziario. 

Il processo di gestione delle note spese è obsoleto 

I dipendenti sono abituati a processi semplici e intuitivi nella loro vita quotidiana. Si aspettano la stessa esperienza quando devono rendicontare una spesa aziendale. 

Anche i team finance ne sono consapevoli, e stanno adottando soluzioni moderne, superando i metodi manuali come la raccolta di ricevute via email o l’archiviazione in cartelle disordinate. 

Se stai pensando di modernizzare il tuo sistema attuale con un software di gestione delle spese, assicurati che l’app mobile includa queste funzionalità: 

• Cattura delle spese in tempo reale: i dipendenti possono fotografare e caricare lo scontrino subito dopo l’acquisto 

• Monitoraggio della spesa in tempo reale: i dipendenti vedono quanto possono spendere e dove 

• Notifiche sul saldo disponibile: per sapere sempre quanta disponibilità rimane 

• Applicazione automatica delle policy: ogni spesa viene verificata prima dell’invio, riducendo errori e spese non autorizzate 

Modernizzare il modo in cui i dipendenti inviano le ricevute fa risparmiare tempo, riduce gli errori e migliora la compliance – semplificando il lavoro del finance. 

Tanti tuoi colleghi usano Soldo per riportare ordine nelle note spese 

Gestire le note spese non deve essere complicato. 

Con le giuste policy, workflow e strumenti tecnologici, i team Finance possono riprendere il controllo. Organizzando le spese prima ancora che avvengano, è possibile prevenire sforamenti e assicurare il rispetto delle regole aziendali, oltre che la compliance fiscale.  

Rendere la spesa aziendale più accessibile e trasparente aiuta a creare una “cultura della responsabilità”. 

I vantaggi vanno oltre la riduzione della burocrazia: permettono all’azienda di prendere decisioni più avvedute e basate sui dati, che portano a una crescita più solida. 

Tanti come te usano soluzioni come Soldo per riportare ordine nelle note spese, semplificare i processi e guadagnare maggiore controllo finanziario, liberando tempo per concentrarsi sulla crescita, e non sulla burocrazia.