Come gestire le spese in modo efficace: il metodo in 3 fasi 

In molti credono che la gestione delle spese cominci e finisca con la riconciliazione. Pensano di avere il controllo delle spese quando tutte le transazioni risultano registrate correttamente alla fine del mese. 

La verità è che una buona gestione della spesa non riguarda solo il controllo. Ma il sapersi adattarsi all’imprevedibilità delle spese aziendali – senza perderne il controllo. Si tratta di non lasciare che costi imprevisti mettano a rischio i budget o rallentino le attività essenziali. 

Gestire bene le spese significa stabilire in anticipo dove può (o non può) andare il denaro, ben prima che venga effettuata una sola transazione. Saper semplificare la vita ai dipendenti quando hanno bisogno di fare acquisti (e succede spesso). Ma soprattutto si tratta di permettere all’azienda di valutare se le decisioni di spesa siano state abbastanza intelligenti da essere ripetute — o siano da rivedere. 

In questa serie ti abbiamo aiutato a capire se il tuo software di gestione della spesa sta davvero funzionando e abbiamo esplorato i vantaggi di investire in un nuovo processo. Ora facciamo un passo in più. Esaminiamo come il giusto processo di gestione delle spese può risolvere problemi concreti per le aziende che vogliono più ordine, agilità ed efficienza nella gestione dei costi aziendali. 

Ma prima, vediamo quali sono i pilastri fondamentali di una buona gestione della spesa. 

Una buona gestione della spesa avviene per fasi 

Fase 1: Pre-spesa 

La fase di governance della spesa è il momento in cui si stabilisce chi può spendere, per cosa e quando. 

È il momento in cui tu — e il tuo team — decidete in modo proattivo su cosa l’azienda deve investire. Sono le vostre regole di base. Le decisioni prese in questa fase vengono solitamente formalizzate in una policy sulle spese, che stabilisce quali spese sono consentite, chi deve approvarle e come tracciarle. 

Perché vale la pena concentrarsi sulla governance della spesa? Perché le regole non servono solo al team Finance per avere visibilità e controllo senza rallentare l’attività aziendale. Offrono chiarezza a tutta l’azienda. 

Esempio: il responsabile marketing vuole spendere 5.000 euro per sponsorizzare un evento di settore. Con una policy chiara, può verificare se la spesa è in linea con gli obiettivi strategici dell’azienda. E questo cambia il modo in cui pianifica, giustifica e monitora la spesa. 

Fase 2: Spesa 

Hai stabilito le regole. Ma come farle rispettare quando i dipendenti fanno acquisti per conto dell’azienda? 

Alcuni team Finance forniscono carte aziendali, altri impostano un processo di rimborso. 

Qualunque metodo tu scelga, assicurati che risponda a questi requisiti: 

• Agilità: per sostenere opportunità last-minute e situazioni urgenti 

• Ordine: per sapere sempre chi sta spendendo e per cosa 

• Efficienza: per dare ai dipendenti accesso immediato o quasi ai fondi necessari per lavorare 

Fase 3: Post-spesa 

Questa è la fase che la maggior parte delle aziende associa alla gestione della spesa. E non è un caso, perché è la più impegnativa. Comprende attività come registrare, classificare e validare le spese per mantenere i registri finanziari accurati e conformi. Ma una volta che hai definito regole precise e monitorato la spesa in tempo reale, la riconciliazione e i report diventano strumenti per decisioni migliori. Non si tratta solo di guardare alle spese avvenute. Si tratta di usare i dati per migliorare le spese future. Con il monitoraggio in tempo reale e l’automazione attiva, puoi dedicare più tempo ad analizzare i trend e ottimizzare i budget. 

Collegare le 3 fasi del processo di gestione delle spese 

La gestione delle spese risulta davvero efficace quando tutte le fasi lavorano in sinergia. 

Quando le decisioni prese nella fase pre-spesa influenzano il modo in cui le spese vengono monitorate e controllate le spese nella fase di spesa. E quando la fase post-spesa si basa su insight aggiornati, provenienti dal monitoraggio in tempo reale. 
 
È questo che intendiamo, come provider di software per la gestione della spesa, quando parliamo di soluzioni “end-to-end”. Il vantaggio è una maggiore visibilità. E più visibilità = più controllo. 

Allora, come si colmano i divari tra le tre fasi? 

• Utilizza un software per abbinare automaticamente ricevute e transazioni, riducendo il lavoro manuale e garantendo precisione. 

• Crea flussi di approvazione chiari per assicurare conformità e velocizzare le autorizzazioni. 

• Automatizza l’applicazione delle policy e i flussi di approvazione. 

• Monitora in tempo reale le spese.   

• Usa carte fisiche o virtuali con limiti predefiniti e restrizioni per categoria. 

• Collega il software di gestione spese al tuo sistema contabile per una reportistica finanziaria aggiornata. 

• Notifica il superamento delle soglie o le violazioni delle policy a dipendenti e manager.   

• Usa un’app mobile per inviare le spese, monitorarle e caricare le ricevute. 

• Sfrutta gli strumenti di analisi per identificare trend e opportunità di risparmio 

Una gestione efficace della spesa va oltre il semplice monitoraggio delle transazioni. Si tratta di creare un processo che funzioni in modo fluido dall’inizio alla fine. Collegando le fasi di pre-spesa, spesa e post-spesa, e utilizzando tecnologie che ti offrono più visibilità e controllo, avrai tutto ciò che serve per prendere le migliori decisioni.