I criminali amano il Natale: come proteggere carte, team e fondi aziendali 

Quando si accendono le luminarie e aumentano le spese, anche i malintenzionati si mettono al lavoro. 

Il periodo dello shopping per le feste è uno dei più caldi per furti di carte, smarrimenti e tentativi di frode sui pagamenti. 

Le carte aziendali vengono utilizzate più spesso, i dipendenti viaggiano o partecipano a eventi, e l’attenzione inevitabilmente si abbassa. 

Purtroppo, è l’habitat perfetto per i truffatori. 

E non si fermano neppure durante i giorni di festa: gli attacchi alle carte e ai conti continuano a Natale, Capodanno e in ogni giorno festivo. 

L’unica vera difesa è la vigilanza costante, sia da parte dei singoli, sia delle aziende che gestiscono i fondi. 

Azioni quotidiane per ridurre il rischio di frodi  

Ecco alcuni accorgimenti semplici ma efficaci per chi utilizza le carte di pagamento durante le festività: 

  • Usa un card protector RFID. Conserva le carte in una custodia con schermatura RFID nel portafoglio o vicino al telefono, per ridurre il rischio di clonazione contactless nei negozi e nei luoghi affollati. 
  • Proteggi il telefono con un PIN sicuro. Imposta un PIN di almeno 8 cifre e non conservarlo mai insieme al dispositivo (ad esempio nella custodia o nello stesso borsello).  Se un ladro arriva a entrambi, ha accesso al tuo wallet digitale e alle app bancarie. 
  • Controlla regolarmente i conti. Accedi alle app bancarie e delle carte per verificare le transazioni recenti e fallo frequentemente. Prima individui un pagamento sospetto, più facile sarà bloccare ulteriori frodi e recuperare i fondi. 

Per i singoli si tratta di sicurezza personale. Per le aziende, il rischio è moltiplicato. I responsabili Finance ci confermano che una visibilità limitata sulle spese aumenta il rischio di frodi e non conformità, soprattutto se sono molti i dipendenti a utilizzare il denaro aziendale. 

Come aumentano i rischi per le aziende nel periodo natalizio 

  • Più spese di T&E (viaggi e rappresentanza) per cene, taxi e hotel 
  • Più acquisti online occasionali per regali, eventi o forniture dell’ultimo minuto 
  • Carte aziendali condivise tra diversi team 
  • Uso del contante in alcune sedi o negozi 

Questa combinazione crea la tempesta perfetta: le carte fisiche si perdono più facilmente, le carte condivise rendono più difficoltoso capire chi ha speso e per cosa, le ricevute cartacee si smarriscono, e le spese fraudolente o fuori policy emergono solo a fine mese. 

La nostra ricerca mostra che i team Finance faticano già a tracciare le spese decentralizzate, e questa mancanza di visibilità aumenta direttamente il rischio percepito di frode. 

Quando a fine anno crescono i volumi di spesa, cresce anche il rischio. 

Soldo può aiutare le aziende a ridurre le frodi. Come?  

Abbiamo progettato Soldo per offrire ai team Finance visibilità in tempo reale e controllo proattivo sulle spese aziendali. 

Invece di affidarsi a carte di credito condivise o ai contanti, le aziende possono emettere carte aziendali controllabili per dipendenti e team, con limiti e regole chiare applicate prima che il denaro venga speso. 

In pratica, è possibile: 

  • Assegnare budget dedicati per team, progetti o sedi, e assicurarsi che le spese restino nel giusto perimetro. 
  • Impostare regole dettagliate per categoria, esercente, paese, orario o importo, in modo che una carta smarrita non possa essere utilizzata liberamente. 
  • Eliminare il contante passando a carte tracciabili, lasciando una traccia digitale completa per ogni spesa natalizia. 
  • Monitorare le spese in tempo reale, così il Finance può individuare transazioni insolite anche nei giorni festivi e intervenire subito. 

Poiché ogni transazione viene registrata istantaneamente e accompagnata da ricevute e dati IVA, diventa molto più difficile far passare inosservate le spese fraudolente o gonfiate.   

I responsabili Finance che utilizzano Soldo segnalano che quando la spesa è controllata alla fonte, riscontrano maggiore conformità alle policy e minore rischio di frodi. 

Festività più sicure per le persone e per il bilancio aziendale 

Il periodo natalizio dovrebbe essere intenso per la tua azienda, non per i truffatori. 

Combinando buone abitudini personali (protezione RFID, PIN sicuri, controlli frequenti) con una gestione delle spese più intelligente e controlli automatici sulle carte, puoi proteggere sia le persone che il tuo conto economico. 

Le aziende più resilienti trattano la fine dell’anno come il momento in cui rafforzare i controlli: sostituendo carte condivise e contanti, integrando regole in ogni pagamento e utilizzando dati in tempo reale, mantengono alto il controllo anche quando l’ufficio è chiuso. 

Così, per quanto i truffatori si attivino proprio durante le feste, non troveranno i soldi della tua azienda sotto l’alberto di Natale.