La differenza tra il successo e il fallimento di un’azienda dipende in gran parte dalla capacità di controllare le spese senza rallentare il business.
Forse hai investito nella creazione di policy di spesa chiare, con regole precise su come i diversi team e dipartimenti debbano gestire le spese. Avrai semplificato i pagamenti con carte aziendali o approvazioni automatiche.
E a differenza delle aziende che vedono ancora la gestione delle spese come una necessità da posticipare a fine mese, tu hai adottato un approccio proattivo. Sai che per gestire le spese in modo intelligente è necessario muoversi ancora prima che vengano effettuate le transazioni. E solo un sistema che facilita le spese necessarie, tiene conto di quelle impreviste e impedisce gli sprechi, permette di controllare tutte le spese con efficienza e agilità. Hai fatto le scelte giuste. Ma stai sfruttando davvero tutti i vantaggi?
La prova che hai il pieno controllo delle spese aziendali
Hai più tempo a disposizione.
E non poco. Tempo per pianificare oltre l’immediato. Tempo per analizzare i modelli di spesa. Tempo per prendere decisioni strategiche. Quando il team finanziario smette di dedicarsi solo alla gestione delle spese, può concentrarsi su attività di maggior valore che trasformano il reparto finance nel vero motore strategico dell’azienda.
In pratica:
Automatizzando le attività amministrative, semplificando le approvazioni e sfruttando la visibilità in tempo reale si ottiene il controllo, senza creare complessità.
Il tempo extra deriva dal fatto che il team non è più impegnato a inseguire ricevute, correggere errori o gestire costi imprevisti. Tutto funziona in modo fluido, proattivo e trasparente.
I responsabili finanziari che utilizzano la soluzione hanno ridotto del 62% il tempo dedicato alla gestione delle note spese.
Elimini gli sprechi alla radice.
Non è solo il tempo che non viene più sprecato. È tutto il resto.
Fondi persi in abbonamenti inutilizzati. Spese non necessarie per progetti che non sono più una priorità. Pagamenti duplicati che sfuggono al controllo del team finanziario.
In pratica:
Controlli chiari e l’eliminazione dei costi superflui garantiscono una gestione efficace senza la necessità di micromanagement continuo. In un sistema ben strutturato, l’assenza di sprechi è una conseguenza naturale: il team finanziario non deve più gestire le emergenze, e può lavorare in modo proattivo per ottimizzare la spesa.
I controlli di spesa inadeguati costano alle aziende europee fino a 301 miliardi di euro ogni anno.
Il processo di conformità diventa più semplice.
Ricordi il primo passo che hai implementato? Definire regole di spesa chiare e processi di approvazione?
Con un sistema di gestione delle spese che automatizza le approvazioni e traccia ogni transazione, la conformità diventa un processo integrato che richiede il minimo sforzo manuale.
In pratica:
I flussi di lavoro automatizzati e la reportistica in tempo reale garantiscono che ogni spesa sia conforme alle policy aziendali, riducendo il rischio di errori e ritardi. Questo significa che il team finanziario non è più sovraccarico di verifiche manuali e può fidarsi del fatto che l’intera azienda operi nel rispetto delle regole stabilite.
I tuoi dipendenti sono più soddisfatti.
I dipendenti apprezzanole aziende che rispettano il loro tempo e le loro esigenze. Percepiscono la fiducia quando possono prendere decisioni di spesa senza dover affrontare i lunghi processi progettati per acquisti più strategici. Si sentono più motivati quando non devono anticipare di tasca propria le spese aziendali, subendo ritardi nei rimborsi.
In pratica:
Quando i dipendenti hanno a disposizione carte aziendali con limiti predefiniti, si sentono supportati e degni di fiducia, e sono liberi dal peso delle spese aziendali sui conti personali.
Più di due terzi dei dipendenti che subiscono ritardi nei rimborsi spese prenderebbe in considerazione di cambiare lavoro.
Le tue decisioni diventano più precise.
Le decisioni senza dati mancano di contesto. I dati non solo mostrano cosa sta accadendo, ma consentono di elaborare piani d’azione chiari, argomentabili e adattabili in base all’evoluzione delle esigenze aziendali. Questo significa che puoi prendere decisioni informate e sicure, senza temere brutte sorprese.
In pratica:
Insight in tempo reale, report dettagliati e la possibilità di intervenire mentre le decisioni di spesa sono ancora in corso garantiscono che ogni scelta sia basata sulla realtà, sia nel breve che nel lungo periodo.
Come riconoscere una gestione avanzata delle spese
Se il tuo attuale sistema di gestione delle spese non ti sta offrendo questi vantaggi, ecco tre aspetti da rivedere:
Visibilità in tempo reale
Gestire le spese mentre avvengono è già un passo avanti. Ma come puoi monitorare le spese di più team, dipartimenti o sedi in tempo reale?
Soluzione: imposta alert automatici per transazioni di valore elevato, modelli di spesa insoliti o sformaneti di budget per prendere decisioni proattive.
Automazione per prevenire i problemi
Potresti già aver automatizzato attività di base come approvazioni e raccolta ricevute. Ma il tuo sistema può fare di più?
Soluzione: utilizza strumenti avanzati di automazione per classificare automaticamente le spese, sincronizzarle con il software contabile e abbinarle ai giustificativi. Meno tempo sulle attività manuali, più tempo per le attività strategiche.
Flessibilità senza entropia
Avere policy di spesa chiare è importante, ma farle rispettare?
Soluzione: mantieni flessibilità senza perdere controllo impostando limiti dinamici di spesa basati su categorie o reparti, anziché gestire ogni transazione singolarmente.
Con queste strategie avanzate, la lentezza dei processi non sarà più un problema. Stai guidando una spesa più intelligente, efficiente e agile, con il massimo del controllo.
Vuoi saperne di più sulla gestione delle spese?
Abbiamo la guida perfetta per te.
