Quanto costano alla tua azienda le spese fuori controllo sui progetti?   

Una gestione disorganizzata delle spese di progetto può compromettere il flusso di cassa e far deragliare gli obiettivi aziendali. Scopri i cinque errori più comuni e come risolverli con un migliore controllo dei budget. 

Monitorare le spese di progetto a volte sembra come combattere contro i mulini a vento. 

Fatture di freelance da reparti diversi, abbonamenti occasionali a software, pagamenti dell’ultimo minuto ai fornitori. 

La tua azienda funziona quando le sue menti più brillanti hanno modo di collaborare al meglio. Come si può riuscire a creare un budget di progetto che ti aiuti a mantenere il controllo finanziario senza frenare il lavoro dei tuoi team? 

Controllare come, cosa e dove i membri del team spendono i fondi aziendali è il modo più sicuro per evitare sforamenti di budget o problemi di liquidità non previsti. 

È anche l’unico modo per guadagnare una visione più chiara della salute finanziaria complessiva della tua azienda. Quando il team Finance ha visibilità su allocazione del budget e ROI, è più facile allineare ogni centesimo agli obiettivi strategici dell’azienda. 

In questo articolo analizziamo le cause più comuni della perdita di controllo sul budget e mostriamo come un software di gestione finanziaria può aiutare a migliorare la supervisione, ridurre gli sprechi e prendere decisioni più intelligenti. 

Continua a leggere per scoprire come tenere sotto controllo le spese di progetto. 

5 motivi per cui la gestione delle spese di progetto crea caos finanziario 

Non esiste una policy per le spese di progetto 
 

Forse sei una startup che considera le policy formali come burocrazia inutile (e in effetti alcune possono rallentare). Oppure il tuo team non ha tempo o risorse per creare una struttura interdipartimentale. O magari la tua policy per team più piccoli è diventata obsoleta con la crescita dell’azienda. 

Senza una policy chiara, i limiti e le approvazioni rimangono nell’ambiguità. I membri del team non sanno quali sono i limiti e il team Finance si ritrova a rincorrere le spese a fine progetto, quando è ormai troppo tardi per intervenire. 

Una policy chiara può essere un semplice documento condiviso dove si chiarisce: 

• Le ragioni per cui esiste 
• Quali piattaforme di pagamento sono approvate 
• Come viene selezionato un fornitore 
• Quali sono i limiti giornalieri o soglie contrattuali 

Chiarendo questi elementi, i team sapranno come spendere in modo responsabile supportando la crescita aziendale. 

I flussi di approvazione non sono definiti 
 

I responsabili di progetto prendono decisioni senza coinvolgere il team Finance? I membri del team si trovano a effettuare “spese fantasma”, usando carte personali o di reparto prima che il Finance possa approvare? 

Ti ritrovi a giustificare spese fuori policy solo perché i fondi sono già stati usati? 

Un flusso di approvazione predefinito ti aiuta a mantenere il controllo.  

Inizia con: 

• Un sistema centralizzato per monitorare l’intero ciclo di vita del progetto 
• Acquisizione di dettagli come responsabile, scopo, costi stimati e fornitori richiesti 
• Indicazioni sui costi previsti 
• Coinvolgimento di responsabili di budget e team lead nelle nuove richieste 

Questi passaggi aiutano a individuare i problemi prima che diventino costi, assicurano il rispetto delle policy e migliorano il processo di budgeting senza rallentare nessuno. 

I limiti di spesa sono troppo rigidi o troppo flessibili 
 

Limiti troppo rigidi impediscono ai team di agire con prontezza. Non colgono le opportunità per via di policy poco realistiche o ritardano acquisti importanti, con conseguenti slittamenti nei progetti. 

Limiti troppo flessibili invece mettono a rischio il budget. La mancanza di visibilità si trasforma in assenza di controllo e struttura. Alla fine, il team finance si ritrova a dover “gestire le emergenze” con poche risorse residue. 

Per definire limiti adeguati, chiediti: 

• Come si intrecciano i cicli di vita dei progetti con il nostro attuale processo di approvazione? 
• In che modo le piccole spese influiscono sui costi complessivi? 
• Quali sono le eccezioni più comuni che richiedono interventi urgenti? 
• Come gestiamo situazioni con tempi di reazione stretti? 

Con il giusto equilibrio tra controllo e agilità, il team finance lavora in sinergia con il resto dell’azienda, favorendo la velocità senza perdere la supervisione. 

Il processo di pagamento è obsoleto 

 
Quando i team non sanno quanto stanno spendendo, finiscono per superare il budget. Anche per il finance è difficile allocare le risorse se manca una visione in tempo reale sull’uso dei fondi. 

Senza visione aggiornata, il tracciamento del budget diventa reattivo invece che proattivo, e individuare i rischi diventa più difficile. 

Fogli Excel, approvazioni via email e altri metodi manuali non sono sufficienti perché non offrono visibilità in tempo reale. 

Con il giusto software di gestione finanziaria, tutto diventa più semplice. Cerca queste funzionalità: 

• Acquisizione delle spese in mobilità (caricamento scontrini subito dopo l’acquisto) 
• Tracciamento delle spese in tempo reale per i responsabili di budget 
• Allocazione risorse su progetti specifici tramite “wallet” o contenitori di budget 
• Carte non nominali per tracciare i costi in base al progetto, non solo in base alla persona 
• Enforcement automatico delle policy per evitare errori o spese non autorizzate 

Modernizzare il modo in cui i dipendenti caricano le ricevute fa risparmiare tempo, riduce gli errori e migliora la compliance, semplificando il lavoro del team Finance. 

Il monitoraggio delle spese è di troppo alto livello 

Alla fine del progetto, quando rivedi le spese, hai più domande che risposte? 

Anche se le spese rientrano nel budget, potresti non riuscire a collegarle ai risultati ottenuti o al ROI. Il contesto è essenziale. Ma se mancano fatture, scontrini o dettagli sulle transazioni, il processo di audit diventa inutile. 

Per ottenere una visione più granulare, scegli un software che offra: 

• Tracciamento delle spese per team 
• Tag personalizzati (cliente, centro di costo, evento, campagna) 
• Note qualitative aggiunte a ogni transazione 
• Compliance con le policy per identificare le aree di spesa eccessiva 

Modernizzare la gestione delle ricevute aiuta a risparmiare tempo, ridurre errori, migliorare la conformità e ottimizzare i flussi di lavoro finance. 

Tanti professionisti affrontano le tue stesse sfide e riescono a riportare ordine nelle spese di progetto con Soldo.  

I costi fluttuano. L’innovazione comporta rischi. La velocità richiede attenzione. 

Ma non bisogna accettare l’imprevedibilità delle spese di team senza un piano. 

Con gli strumenti giusti, il Finance può ottenere visibilità in tempo reale e controlli flessibili. 

Perché una spesa fuori controllo non danneggia solo il conto economico: mina decisioni, performance e fiducia in tutta l’azienda. Più a lungo resta incontrollata, più difficile sarà correggerla. 

Con budget prepagati, monitoraggio in tempo reale ed enforcement intelligente delle policy, è possibile creare le basi per una spesa sempre sotto controllo. Anche nel caso in cui il progetto dovesse cambiare rotta, si è sempre preparati, agili e al comando. 

Tanti professionisti come te usano soluzioni come Soldo per riportare ordine nella spesa di progetto. I controlli avanzati delle carte, l’app mobile per le spese in mobilità e la piattaforma di gestione aiutano ogni team a collaborare in modo più efficace.