Spend Index 2025: i principali insight dal webinar 

Quando tutto è in continuo cambiamento – a livello economico, operativo e politico – i responsabili finanziari delle aziende sono sotto pressione per pianificare con chiarezza. Ma pianificare richiede più dell’istinto. Servono i dati. Non previsioni o analisi, ma numeri reali provenienti da aziende reali, che mettano in luce le tendenze reali di spesa e le priorità odierne. 

È proprio ciò che si propone lo Spend Index di Soldo, elaborato a partire dalle transazioni anonimizzate di oltre 25.000 aziende in Italia, Regno Unito, Spagna, Francia, Germania e Paesi Bassi. 

Il report offre a leader finanziari e operativi una visione chiara di come le spese si stiano evolvendo nel 2025. Non solo rispetto a ciò che cresce o cala, ma soprattutto come questi spostamenti rivelano sul comportamento delle imprese e sulle decisioni a lungo termine. 

Per analizzare i risultati, Natasha Prayag, Senior Content Writer di Soldo, ha incontrato Isabelle Duarte, Chief Marketing Officer, per indagare dietro i numeri e capire cosa significano.   

Da una conversazione informale, un’utile risorsa  

L’idea dello Spend Index è nata durante un evento di settore nel 2023. 

Davanti a un caffè, Isabelle parlava con una CFO durante il consueto ciclo di pianificazione di fine anno. La manager era alla ricerca di maggiore chiarezza sulle prospettive economiche, ma ciò che desiderava davvero erano dati di benchmark per confrontare le proprie scelte di spesa con quelle dei colleghi. 

“Si lamentava del fatto che ci fossero pochissimi dati di riferimento”, ha raccontato Isabelle. “E all’improvviso mi sono resa conto che quei dati li avevamo già. Potevamo offrire quella visibilità.”

Da quel momento è nato lo Spend Index, pensato per fornire ai leader uno strumento concreto, evitando di affidarsi solo a congetture o trend generici. 

Tornano i viaggi, ma questa volta con più intenzionalità 

I dati mostrano che le spese per viaggi e rappresentanza (T&E) sono cresciute del 12% rispetto all’anno precedente. Ma non si tratta di un ritorno indiscriminato alle abitudini pre-pandemiche. Analizzando meglio, i costi legati ai veicoli sono aumentati del 49%, il noleggio auto del 30% (soprattutto nelle grandi imprese), mentre le spese di rappresentanza sono scese del 5%. 

Le aziende viaggiano quindi con uno scopo preciso. “La mobilità è tornata, ma con un obiettivo specifico”, conclude Natasha. Isabelle conferma: “Il T&E non è solo un costo. Può essere un abilitatore, soprattutto quando aiuta a mantenere relazioni strette con i clienti.” 

L’AI non è più adottata in via sperimentale ed è foriera di nuove sfide 

Nelle grandi aziende, la spesa legata all’intelligenza artificiale è cresciuta del 130%. Plugin, generatori di immagini e strumenti per presentazioni vengono adottati rapidamente. 

Secondo Isabelle, “Abbiamo superato la fase di test”. “Questi strumenti sono ormai usati quotidianamente.” 

Questa diffusione porta però rischi: molti team acquistano i tool in autonomia, facendo crescere costi nascosti e generando incertezze su dati, accessi e sicurezza. Isabelle porta un esempio concreto: in meno di 12 minuti ha generato una ricevuta falsa con due diversi tool di AI, a dimostrazione di quanto il rischio sia concreto per chi si affida ancora a processi manuali e rimborsi cartacei. 

La soluzione? Collegare ogni pagamento a una ricevuta, a una persona e a un progetto. 

La spesa operativa cresce, e anche il controllo 

Quest’anno la spesa operativa complessiva è salita del 26%. Per attrezzature e forniture è aumentata del 33%, mentre per i servizi marketing ed esterni del 24%.  

Non è però un segnale di spesa indiscriminata, ma di decisioni rapide prese con maggiore chiarezza. 

“I team mantengono ciò che conta e tagliano ciò che non serve”, ha spiegato Natasha. 

Per Isabelle, questo dimostra il legame diretto tra agilità e customer experience: “Occorre poter rispondere subito, senza catene di approvazione o processi di procurement troppo lenti”. 

Ciò che lo rende possibile non è dire sì a tutto, ma disporre di sistemi che consentano decisioni rapide senza perdere il controllo. Quando la spesa può essere tracciata immediatamente e collegata alla persona o al progetto giusto, il Finance non deve più rincorrere le informazioni a fine mese. 

Le spese ricorrenti sono sotto esame 

Uno dei cambiamenti più evidenti riguarda le spese ricorrenti: nelle grandi aziende sono calate del 30%. 

Parallelamente, le spese in software sono aumentate del 43% e i servizi professionali nel Regno Unito hanno registrato un sorprendente +59%. 

Il focus non è tagliare, ma riallocare verso ciò che genera più valore.  

“I team Finance stanno rivedendo ciò che funziona e ciò che non funziona,” sostiene Natasha. “Stanno eliminando ciò che non è più utile e investendo in ciò che invece lo è.” 

Tuttavia, come avverte Isabelle, la spesa ricorrente può facilmente sfuggire di mano quando è distribuita tra diversi team e titolari di carte. “È il classico esempio di spesa decentralizzata. Se qualcuno lascia l’azienda o cambia team, si rischia di perdere il controllo su ciò che viene ancora pagato”.  

Per questo la visibilità diventa il punto di partenza per un miglior controllo. Con i sistemi giusti, i team possono verificare rapidamente cosa è ancora attivo e intervenire quando serve, invece di aspettare i promemoria di rinnovo o di inseguire vecchie fatture.”   

I team Finance non stanno solo tagliando: costruiscono sistemi più intelligenti 

In ogni categoria di spesa emerge lo stesso schema: non si tratta di ridurre i costi, ma di portare chiarezza. 

Le aziende continuano a investire, viaggiare e sperimentare nuovi tool. I team Finance, dietro le quinte, stanno creando processi che permettono alle organizzazioni di muoversi rapidamente senza perdere controllo. 

Per Natasha “Il Finance sta assumendo sempre più un ruolo di abilitatore: non si limita a mantenere la macchina operativa, ma costruisce sistemi che consentono ai team di agire con sicurezza.” 

Isabelle riassume con un consiglio: “Non pensate che “controllo” significhi automaticamente restrizione. Con gli strumenti giusti si ottiene sicurezza, non caos.”