È difficile capire a che punto ci si trovi a livello di gestione delle spese finché non si verifica una crisi o non si tenta di crescere. Se le approvazioni sono lente, i report manuali o i dipendenti frustrati, è un problema con cui si impara a convivere. Ma, che le aziende ne siano consapevoli o meno, le imprese europee perdono fino a 301 miliardi di euro a causa di processi di gestione delle spese inefficienti.
Lasciare che la gestione delle spese resti sullo sfondo significa solo rimandare l’inevitabile.
Non è necessario sistemare tutto sin da subito. Prendere il controllo comincia con un primo passo, che è avere un quadro chiaro di dove si è ora.
Scopri con chiarezza come la tua azienda gestisce le spese e dove risiedono le maggiori opportunità di crescita con il Test di Autovalutazione delle spese aziendali.
Tutte le aziende hanno almeno un problema nella gestione delle spese.
Alcune faticano a muoversi velocemente, altre a mantenere il controllo.
Forse la tua azienda ha visibilità e controllo chiari su ogni spesa – ma dare ai team la libertà di poter spendere sembra ancora rischioso o di difficile controllo.
Questa tensione tra governance e reattività conta, perché impedisce di muoversi con la stessa velocità con cui emergono le opportunità.
La nostra ricerca su 300 responsabili finanziari nel in Italia e nel Regno Unito ha rivelato quanto siano divise le aziende quando si tratta di scegliere tra controllo e agilità. Solo poche riescono ad avere entrambe le cose.
Oppure forse la tua azienda sta dedicando troppo tempo alle attività amministrative, rincorrendo approvazioni, correggendo errori e cercando di mantenere la conformità.
Ed è così che ci si ritrova intrappolati nel micromanagement.
Non è solo una sensazione. I nostri dati mostrano che i team finanziari impiegano significativamente più tempo a gestire le spese decentralizzate rispetto a quanto dipendenti o manager credano.
Queste sfide spesso sono la spia di qualcosa di più grande: un problema sistemico su come la spesa è gestita e supportata in tutta l’azienda.
Ogni azienda ha un qualche problema di gestione delle spese.
Raggiungere la “salute di spesa” ottimale non riguarda solo mantenere controllo e supervisione o ridurre le inefficienze.
Si tratta di un equilibrio complessivo di sistemi, comportamenti e insight che permette di trovare il giusto bilanciamento tra tutte le priorità dell’azienda.
Quando abbiamo chiesto ai responsabili finanziari quali fossero le loro sfide principali, in cima sono emerse la capacità di adattamento, gli attriti tra team e le lacune nei processi decisionali.
Non sono problemi isolati: riflettono lacune più profonde in ciò che chiamiamo “salute di spesa”.
Quali sono le caratteristiche di un sano processo di gestione delle spese?
Se stai ancora modernizzando la funzione finanziaria, il concetto di “gestione delle spese” può sembrare un po’ troppo ampio e complesso.
Per questo lo abbiamo suddiviso in cinque aree chiave, i pilastri alla base della buona salute delle spese.
• Ordine: hai visibilità e controllo chiari in tutta l’azienda
• Agilità: i team sanno adattarsi rapidamente quando le esigenze di spesa cambiano
• Efficienza: l’amministrazione non ostacola l’azione
• Produttività: le persone sono abilitate a spendere senza essere troppi passaggi
• Sostenibilità: la spesa è allineata alle aspettative climatiche e agli obiettivi ESG interni
Trovando il giusto equilibrio tra questi cinque elementi, potrai costruire un sistema più scalabile ed efficiente per gestire il denaro in azienda.
Ordine: perché è importante nella gestione delle spese
L’ordine non sta nelle transazioni, ma nelle regole che imposti.
Quando stabilisci limiti di spesa chiari, crei budget di team e definisci approvazioni preventive, rendi più semplice per l’azienda scalare senza aumentare il rischio.
In teoria è semplice, ma in pratica la spesa è spesso decentralizzata – suddivisa tra reparti, filiali o regioni – e controllata da più team disconnessi. Ed ecco che arriva la complessità.
Quanto più frequentemente le persone in azienda devono accedere ai fondi, più è difficile mantenere l’ordine.
E senza ordine, si perde chiarezza, le decisioni si arenano e si rischia di lavorare in modalità reattiva.
Agilità: perché è importante nella gestione delle spese
Alcune aziende hanno un controllo ferreo sulle spese. Ogni transazione è autorizzata, ogni policy seguita alla lettera.
Ma se le regole sono troppo rigide, nessuno si sente autorizzato a spendere. È controproducente, perché nel business spesso bisogna spendere per guadagnare.
Immagina: la tua CMO individua uno slot come speaker a un importante evento di settore con un’esposizione perfetta al pubblico ideale. Ma ha solo 24 ore per confermare.
Se deve attendere un lungo processo di approvazione o affrontare la burocrazia dell’Ufficio acquisti, l’opportunità sfuma. Hai risparmiato il budget, ma perso la possibilità di distinguerti.
Il 61% dei responsabili finanziari dichiara di dover reagire spesso a circostanze in cambiamento.
Sanno che sacrificare l’agilità significa sacrificare la crescita.
Efficienza: perché è importante nella gestione delle spese
La chiusura di fine mese dovrebbe essere semplice. Invece, significa rincorrere ricevute e approvazioni mancanti, e fare report su fogli di calcolo spesso inusabili.
Gli errori umani sono frequenti, e le aziende europee perdono fino a 34 miliardi di euro l’anno solo per errori nell’elaborazione delle ricevute.
Questo è un processo che potrebbe e dovrebbe essere automatizzato.
Produttività: perché è importante nella gestione delle spese
I processi manuali nascondono costi di produttività che limitano capacità ed efficienza.
Nella nostra ricerca, il 34% in più di CFO rispetto ai Finance Lead ha sottostimato il tempo che i team impiegano nella gestione della spesa.
Colli di bottiglia, attriti tra reparti e procedure datate rallentano il lavoro più di quanto si creda.
Sostenibilità: perché è importante nella gestione delle spese
La sostenibilità sta passando da opzione a requisito.
Sempre più aziende devono allineare le loro spese a valori ambientali e sociali.
Senza visibilità su dove, come e perché si spende, rispettare gli obiettivi ESG è difficile.
Monitorare fornitori ad alta intensità di carbonio, ridurre l’uso di carta, tracciare approvvigionamenti sostenibili: tutto questo fa parte della “salute di spesa”.
Con l’evoluzione delle normative, la sostenibilità diventerà un obbligo aziendale.
Una gestione delle spese in buona salute è a portata di mano
I problemi si possono risolvere.
Con i sistemi giusti, processi più intelligenti e visibilità chiara, anche gli ambienti di spesa più complessi possono essere gestiti con facilità.
Cosa puoi fare con Soldo
- Ordine: Puoi impostare e applicare le regole di spesa prima che il denaro venga speso. Crea budget di team, limiti per categoria e carte aziendali collegate a fondi pre-approvati. La visibilità in tempo reale mostra esattamente come viene speso ogni euro.
- Agilità: Puoi dare ai decisori accesso controllato al budget tramite carte aziendali, per cogliere rapidamente opportunità di valore. Le policy di spesa sono integrate, così il Finance ha il controllo e i dipendenti possono agire velocemente.
- Efficienza: Puoi automatizzare il lavoro manuale che rallenta la chiusura di fine mese. Le ricevute si caricano subito via app mobile, le spese si abbinano automaticamente e le transazioni sono visibili in tempo reale.
- Produttività: Puoi eliminare con l’automazione le approvazioni e le riconciliazioni ripetitive. Con le regole integrate delle carte aziendali elimini la necessità di contanti o rimborsi, mentre le integrazioni smart inviano i dati di spesa direttamente alla contabilità.
- Sostenibilità: Puoi allineare le spese agli obiettivi di sostenibilità. Monitora fornitori e categorie, individua quelli ad alta emissione e riduci l’uso di carta con ricevute digitali e flussi di lavoro automatizzati.
I team finanziari possono passare dal “problem solving” reattivo alla pianificazione strategica. Le business unit possono operare con più autonomia, senza sacrificare il controllo. E puoi recuperare e reinvestire il tempo perso a causa dell’inefficienza nelle attività che contano di più.
Per arrivare a questo risultato, inizia capendo a che punto sei oggi.
