Gli abbonamenti tendono a passare inosservati. Uno studio ha rilevato che, solo nell’ultimo anno, gli abbonamenti software non sfruttati sono costati fino a 688 milioni di sterline alle aziende inglesi.
Ma per tutte le aziende in Italia e nel mondo, questa minaccia alla redditività è ancora più seria. Non si tratta di solo una voce marginale nel bilancio.
Se gestiti correttamente, gli abbonamenti software possono aumentare la produttività e consentire ai team di concentrarsi su attività più strategiche. Ma se ignorati, diventano come piccole perdite che, nel tempo, possono erodere il budget, i margini e causare danni.
Come fanno i team finanziari come il tuo a tenere sotto controllo questi pagamenti ricorrenti prima che diventino una minaccia per la redditività aziendale?
In questo articolo vedremo perché la gestione degli abbonamenti tende a sfuggire di mano — e come con gli strumenti giusti si possa avere visibilità in tempo reale sulla spesa aziendale.
Continua a leggere per scoprire come riprendere il controllo, ridurre gli sprechi e ottimizzare la spesa software.
Le 3 ragioni per cui la gestione degli abbonamenti software non è efficiente
Manca una policy sulla spesa per abbonamenti
I tuoi team acquistano tool senza l’approvazione del Finance? Attivano prove gratuite che si trasformano in contratti rinnovabili automaticamente? Condividono carte di pagamento su più piattaforme senza supervisione?
Se sì, sei in buona compagnia. Molte aziende non dispongono di una policy formale per la gestione degli abbonamenti software — e le ragioni sono semplici.
I team più dinamici danno priorità alla velocità anziché ai processi. Le startup crescono senza flussi di acquisto strutturati. Non è chiaro se la responsabilità sia del Finance, dell’IT o delle operations. Tutti pensano che “qualcun altro” se ne stia occupando.
Ma senza una policy chiara, le aziende possono facilmente accumulare strumenti ridondanti o poco strategici nello stack tecnologico. Ciò significa spreco di soldi, licenze duplicate e opportunità mancate di negoziare condizioni migliori.
Una policy semplice può fare la differenza. Può iniziare come un documento condiviso che definisce:
- Perché esiste la policy: ridurre sprechi, garantire allineamento e gestire i rischi
- Quali metodi di pagamento sono approvati: es. carte aziendali vs. rimborsi
- Come avviene la selezione dei fornitori: strumenti consigliati, controlli di sicurezza, input dell’IT
- Quali limiti si applicano: tetti di spesa, durata dei contratti, soglie di approvazione
Con queste linee guida, i team sanno come spendere responsabilmente mantenendo la rapidità d’azione, mentre il Finance ottiene la visibilità necessaria per gestire i budget in modo efficace.
I metodi di pagamento non sono centralizzati
Il marketing usa carte diverse per comprare i tool di design. Le vendite chiedono rimborsi per un’estensione del CRM. Le operations ti avvisano di un bonifico per attivare un nuovo workflow.
La spesa non è solo decentralizzata tra i team: anche la visione d’insieme è frammentata. Ciò significa che il Finance non può monitorare, prevedere o gestire i pagamenti ricorrenti in tempo reale.
Spesso questo accade perché la velocità viene prima del processo. I team che hanno bisogno urgente di un abbonamento trovano la via più rapida al pagamento. Col tempo, ogni dipartimento sviluppa abitudini proprie, difficili da abbandonare.
Ma con queste scorciatoie, il Finance scopre i pagamenti solo dopo che sono stati effettuati — a volte mesi dopo. A quel punto è troppo tardi per segnalare doppioni, valutare il ROI o cancellare tool inutili.
Cambiare il modo in cui i team effettuano i pagamenti degli abbonamenti può fare la differenza, garantendo controllo al reparto finanziario e autonomia ai reparti.
Le carte virtuali per i pagamenti digitali permettono di:
- Impostare limiti di spesa e date di scadenza per ogni tool
- Monitorare tutti gli abbonamenti in un unico punto, istantaneamente
- Collegare i pagamenti a team, budget o progetti specifici
- Bloccare i rinnovi non approvati
- Ridurre l’uso condiviso di carte tra team
Dando libertà entro confini chiari, il Finance può guadagnare il necessario controllo sui costi.
I tuoi report di spesa sono troppo generici
Se la tua azienda ha una piattaforma di gestione delle spese per tracciare gli acquisti strategici più ingenti, probabilmente riesci a tenerli sotto controllo.
Ma per gli acquisti piccoli e frequenti — come gli abbonamenti — spesso mancano dettagli fondamentali: chi li gestisce, quanto sono usati, se si sovrappongono ad altri strumenti.
Questi dettagli sono essenziali per capire l’utilizzo reale, valutare il valore e giustificare un rinnovo basato sulle performance e non sulle ipotesi.
Sono dati che aiutano a decidere se annullare abbonamenti annuali costosi o negoziare un piano aziendale più adatto.
Le piattaforme che tracciano l’uso degli abbonamenti su larga scala aiutano a:
- Individuare sovrapposizioni ed eliminare duplicati
- Scoprire licenze sotto-utilizzate o utenti inattivi
- Segnalare rinnovi imminenti prima che siano automatici
- Valutare il ROI per ogni abbonamento per dipartimento
- Collegare la spesa all’utilizzo reale e alle esigenze dei team
Con una visione più granulare, il Finance può agire rapidamente, ottimizzare la spesa e decidere con dati concreti alla mano.
Tanti professionisti come te usano Soldo per controllare le spese degli abbonamenti
Con i controlli avanzati delle carte di Soldo, l’app mobile per acquisire le spese anche in mobilità e una piattaforma di gestione centralizzata, si può avere la visibilità completa su ogni aspetto della spesa aziendale, riducendo gli sprechi e supportando una crescita intelligente.
C’è molto di più nella gestione dei pagamenti digitali e ricorrenti che il semplice tracciamento delle spese.
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