Per ristoranti, hotel, pub e locali in genere, il periodo delle feste porta con sé molto più che l’allegria delle feste. Porta con sé pressione.
Feste natalizie, prenotazioni aziendali e richieste dell’ultimo minuto mettono a dura prova i team del settore alberghiero e Finance. Che si tratti di un forno rotto a poche ore dall’inizio del servizio o di una richiesta dell’ultimo minuto da parte di un ospite VIP, le decisioni devono essere prese rapidamente. E quando la spesa è decentralizzata, la rapidità può andare a scapito della visibilità.
Quindi, come si fa a rimanere reattivi senza perdere il controllo?
La stagione più intensa (e rischiosa) per il settore alberghiero e della ristorazione
Le settimane di feste che precedono il giorno di Natale nel Regno Unito e in Italia sono quelle in cui inizia la vera pressione operativa.
Quest’anno, il 37% degli adulti britannici afferma di avere in programma di partecipare a una festa di Natale in una struttura del settore hospitality. Una persona su quattro parteciperà a una festa aziendale. E molti di questi eventi saranno di grandi dimensioni: il 25% prevede celebrazioni con 12 o più invitati, spesso in sale private o spazi riservati.
Questa richiesta comincia anche a venire manifestata in anticipo. Solo nel mese di giugno 2024, Square Meal ha registrato un aumento del 40% rispetto all’anno precedente nelle prenotazioni per feste di Natale, trainato dagli organizzatori aziendali.
Si prevede che il settore alberghiero e della ristorazione incasserà 7,4 miliardi di sterline in spese per feste in questa stagione, con operatori come Young’s che segnalano un aumento del 30% nelle prenotazioni rispetto allo scorso anno.
Ma con l’aumento delle prenotazioni, emerge anche un aumento dei costi imprevisti per il personale, le forniture e le riparazioni urgenti. Per i team Finance, questo significa spese fuori budget, spesso senza una supervisione in tempo reale.
Quando la spesa avviene sul campo
Durante i periodi di picco, i gestori di alberghi e ristoranti devono spesso risolvere i problemi immediatamente: assumere personale all’ultimo minuto, rifornire ingredienti mancanti, organizzare riparazioni urgenti o gestire gli spostamenti del team.
Se costi del genere dipendono da processi manuali, carte condivise o pagamenti in contanti, i piccoli problemi operativi diventano più grandi del necessario. I ritardi nei rimborsi creano attrito. La caccia alle ricevute appesantisce il carico di lavoro. E E il team finance si ritrova a dover ricostruire tutto a posteriori.
Oltre il periodo natalizio
Sebbene il periodo delle feste sia chiaramente un momento di forte pressione, non è l’unico. Dalle cene per San Valentino ai brunch del fine settimana fino al turismo estivo e agli eventi locali, il settore alberghiero e della ristorazione è tempestato da spese imprevedibili durante tutto l’anno.
A luglio si rompe una tubatura. Una prenotazione per una festa di fine estate richiede un catering personalizzato a settembre. Un’ondata di calore impone aree ombreggiate più estese all’aperto. Questi momenti non aspettano i cicli di bilancio o le approvazioni.
Con Soldo, i team del settore hospitality sono pronti ad affrontare qualsiasi sfida, non solo il Natale. La finanza resta sotto controllo. Le operazioni restano agili. E l’esperienza dei clienti non subisce interruzioni, qualunque sia il mese.
Come Coffee #1 ha acquisito il controllo e la supervisione della spesa
Coffee #1, una catena di caffetterie britannica con oltre 100 punti vendita ha dovuto affrontare proprio questa sfida. I responsabili dei punti vendita dovevano agire in fretta per mantenere il servizio, ma senza gli strumenti di spesa adeguati, le decisioni locali creavano mancanza di visibilità a livello finanziario.
Abbandonando contante e rimborsi in favore delle carte prepagate Soldo, sono stati in grado di conferire autonomia a ogni negozio senza perdere il controllo. Ogni transazione è diventata visibile in tempo reale, è stato possibile impostare limiti per sede o ruolo e le ricevute sono state inviate in tempo reale.
“Passando alle carte prepagate, abbiamo ottenuto il controllo e la supervisione in tempo reale di tutti i negozi.”
– Helen Byrne-Evans, Profit Improvement Manager, Coffee #1
Il risultato? Meno burocrazia per la finanza, meno ritardi per le operazioni e nessun collo di bottiglia tra budget e azione.
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