3 segnali che il tuo software di gestione delle spese non ti sta aiutando davvero 

C’è chi si accontenta di qualsiasi software di gestione delle spese, senza rendersi conto di quanto gli costi. Ma non tu.  

Forse hai capito che la differenza tra il successo e il fallimento spesso si riduce a una sola cosa: sapere sempre dove sta andando il denaro della tua azienda. 

Oppure hai notato che il tuo attuale software di gestione non ti offre la visibilità e il controllo di cui hai bisogno. 

Le carte aziendali che hai fornito al personale, pensate per offrire flessibilità, ora creano problemi di riconciliazione.  

Il processo di rimborso, che avrebbe dovuto aiutarti a recuperare costi, ora drena tempo e risorse.  

Le riconciliazioni manuali, un tempo necessarie a mantenere i libri in ordine, ora rallentano la chiusura di fine mese. 

O magari non sai come migliorare in modo significativo la situazione.  

Anche se esistono soluzioni mirate per i problemi specifici che stai affrontando (e il mercato ne offre molte), non hai la sicurezza che possano davvero risolvere i problemi reali:  

• controllare la spesa senza aumentare il carico amministrativo 
• garantire che il personale possa effettuare pagamenti senza ritardi  
• avere visibilità in tempo reale sulle spese aziendali.  

Come capire se il tuo software di gestione delle spese sta (o non sta) risolvendo questi problemi? 

Ecco a cosa prestare attenzione. 

Il tuo software di gestione delle spese penalizza la tua azienda se… 

#1 Ti concentri su informazioni passate. 

Il passato è un buon indicatore del futuro, ma se passi la maggior parte del tempo a reagire a posteriori alle informazioni fornite dalle banche, non sei al passo: sei in ritardo. Stai agendo in modo reattivo invece di prepararti per il futuro – per la crescita, la resilienza e l’innovazione. 

Tip:  Sapevi che le aziende che hanno dati in tempo reale possono ottenere un ROI fino al 358% in tre anni? Il giusto software di gestione delle spese offre il monitoraggio in tempo reale, riducendo la dipendenza da dati bancari e aiutandoti a pianificare in anticipo rispetto alle scadenze chiave. 

#2 Ogni fase del tuo processo di gestione delle spese è manuale. 

E sono manuali persino le operazioni più automatiche come raccogliere, scannerizzare e inviare ricevute, verificare la conformità alle policy, tracciare le spese. Sono attività poco stimolanti per il tuo team e non aggiungono alcun tipo di valore umano.  

Tip:  Inizia con l’automazione su piccola scala, puoi impostare regole per classificare automaticamente le spese: ridurrai ore di lavoro ed errori di inserimento manuale.  

#3 Ci sono frequenti tempi morti. 

Se l’Ufficio acquisti deve finanziare nuovi beni o servizi per un progetto, il processo è lungo e complesso: approvazioni, documenti, attese. L’opportunità può venire meno per ritardi o inefficienze. Se un dipendente di fiducia individua una nuova opportunità, deve affrontare troppi livelli di burocrazia. Cogliere al volo nuove opportunità diventa impossibile. 

Tip:  Implementa policy di spesa chiare che consentano ai dipendenti di effettuare piccoli acquisti entro limiti predefiniti, evitando numerose approvazioni. 

Perché alcune soluzioni di gestione delle spese non funzionano? 

La maggior parte dei software di gestione delle spese si concentra sulla spesa strategica, ovvero gli acquisti più rilevanti per l’azienda. 

La spesa strategica è pianificata e controllata. Si tratta di costi legati agli obiettivi aziendali principali. Per un’azienda manifatturiera, ad esempio, potrebbero essere le materie prime o i macchinari di produzione. Gli acquisti strategici coinvolgono pochi fornitori e prevedono contratti a lungo termine. Sono strutturati e rientrano in processi di approvvigionamento ben definiti. 

La spesa non strategica, invece, è più complessa da gestire. È il motore delle spese quotidiane dell’azienda, i costi sostenuti semplicemente per far funzionare il business. 

Commissioni. Benefit per i dipendenti. Affitto degli uffici. Tasse sugli stipendi. Viaggi per i venditori. Stand a fiere. 

Queste spese avvengono ogni giorno, in diverse aree aziendali, con fornitori diversi. 

Le soluzioni esistenti di gestione delle spese non funzionano perché non sono progettate per gestire spese decentralizzate e quotidiane. Sono create per gestire acquisti strutturati di alto valore. Ma se il tuo obiettivo è controllare e ottimizzare anche le spese aziendali quotidiane, questi strumenti non sono d’aiuto. 

Le basi di una gestione efficace delle spese  

Tre principi chiave da tenere sempre a mente: 

1- Visibilità in tempo reale 

Invece di reagire a posteriori alle transazioni, adotta un sistema che ti permetta di vedere e controllare la spesa in tempo reale. Così non devi inseguire le informazioni, ma puoi adottare un approccio proattivo alla pianificazione finanziaria. 

Tip:  Imposta alert automatici per transazioni di alto valore o sforamenti di budget, e individua i problemi in anticipo. 

2– Automazione al posto della burocrazia 

Ridurre le attività manuali come la raccolta delle ricevute, il rispetto delle policy e le riconciliazioni permette al team finanziario di concentrarsi sulla strategia. La soluzione giusta può far risparmiare fino al 62% sui rimborsi spese. 

Tip: Scegli uno strumento di gestione della spesa che abbina automaticamente le ricevute alle transazioni, eliminando i colli di bottiglia nei report spese. 

3-Flessibilità senza entropia 

I dipendenti hanno bisogno di accedere ai fondi aziendali per lavorare, ma questo accesso deve avere limiti chiari per evitare sprechi e garantire conformità. Libertà di spesa, senza caos. 

Tip:  Imposta limiti di spesa per categoria (es. viaggi, forniture per ufficio) invece di gestire ogni singola transazione. 

Questi principi semplificano naturalmente la gestione delle spese, perché non è più determinata da processi manuali e lenti. 

• Niente più opportunità perse. 
• Niente più sprechi o contratti poco vantaggiosi. 
• Solo più ordine, efficienza e agilità.