Brooks Running

Brooks Running a utilisé Soldo pour remplacer son processus de gestion des dépenses au format papier, ce qui a permis à ses employés itinérants d’être plus autonomes et à son équipe financière d’avoir plus de contrôle et de visibilité sur les dépenses effectuées.

Industrie

Vente au détail

Siège social

Amsterdam

Employés

+ de 1000

Principaux challenges

Passer au numérique pour la gestion des reçus

La gestion des frais de déplacements

En 1914, lorsque Brooks a débuté, ils fabriquaient des chaussons de danse et des chaussures de bain aux États-Unis. Aujourd’hui, ils sont connus sous le nom de Brooks Running, et leurs équipements de course sont appréciés dans plus de 50 pays. Ils dirigent leurs opérations EMEA depuis leur siège d’Amsterdam et possèdent des bureaux dans sept pays européens, tous utilisant Soldo. Voici comment Soldo les aide à garder une longueur d’avance.

L’équipe financière du siège social de Brooks à Amsterdam cherchait un moyen de simplifier les processus de dépenses et de réclamations des employés. Ils devaient s’affranchir des systèmes papier obsolètes, des paiements directs et du carcan des cartes de crédit d’entreprise. Depuis 2019, Soldo a fait bien plus que leur faire gagner du temps : il est devenu un élément de leur culture d’entreprise. « Tout le monde reçoit une carte dès son adhésion », explique Vernon, responsable de la comptabilité chez Brooks Running. Il nous a expliqué comment cela a pu se mettre en place.

Soldo nous donne le contrôle de ce qui est dépensé. Il nous fait gagner beaucoup de temps et facilite la vie des employés sur le terrain » – Vernon, responsable de la comptabilité

Détruire les systèmes basés sur le papier

Avant que Vernon et son équipe ne découvrent Soldo, ils se tourmentaient à cause de leur processus de demande de remboursement de frais sur papier, de l’énorme quantité de tâches administratives que leur équipe de comptabilité fournisseurs devait effectuer et du manque de contrôle sur les dépenses des employés.

Les méthodes de paiement utilisées sont en partie responsables de cette situation. Les coordinateurs du bureau recevaient des cartes de crédit de l’entreprise, mais le personnel de Brooks sur le terrain payait les dépenses en utilisant des fonds personnels.

Pour soumettre une note de frais, ils devaient scanner les factures et remplir un formulaire Excel. Ils devaient ensuite accéder au système de gestion des dépenses de Brooks par le biais d’un VPN – ce qui n’est pas idéal pour les employés qui passent beaucoup de temps hors du bureau.

Avec des employés toujours sur la route, en proie aux dépenses et soumettant des notes de frais, l’équipe de Vernon perdait tout simplement trop de temps – du temps improductif qui plus est – et les employés n’étaient pas ravis d’attendre.

Cela signifiait également que l’équipe financière ne pouvait voir les dépenses que lorsque les personnes envoyaient leurs reçus – les informations financières étaient donc toujours obsolètes et difficiles à analyser.

Il était temps de commencer à regarder autour de soi.

Déploiement de Soldo sous une enthousiaste approbation

« Nous voulions que les gens ne soient pas obligés de dépenser leur propre argent. Et nous nous efforcions de trouver une solution axée sur le mobile, afin de faciliter la tâche des personnes sur le terrain », explique Vernon.,’

Lorsqu’ils ont découvert Soldo, il était clair qu’il pouvait facilement résoudre ces deux problèmes, et bien plus encore.

Selon Vernon, « l’ensemble de la mise en œuvre a été très facile », Soldo ayant même personnalisé certaines fonctionnalités pour les rendre plus adaptées à Brooks. Ils voulaient gérer sept entités juridiques dans une seule instance de Soldo par l’intermédiaire de différents portefeuilles – habituellement, une société n’a qu’un seul portefeuille – et nous l’avons fait. Aujourd’hui, ils ont émis plus de 300 cartes.

Brooks a effectué un essai avec une personne de chaque pays pour se faire une idée du produit. Cela n’a duré qu’un mois ou deux, mais les participants « n’arrêtaient pas de dire à d’autres personnes à quel point c’était cool », si bien qu’ils ont dû le généraliser au reste de l’entreprise plus rapidement que prévu. Tout le monde n’arrêtait pas de nous contacter pour essayer de participer à la phase test. Les gens étaient super, super contents lorsqu’ils ont commencé à utiliser Soldo », déclare Vernon.

Le processus de gestion des dépenses au jour le jour est géré par l’équipe des comptes fournisseurs, et deux administrateurs créent des cartes et utilisateurs comme bon leur semble. Il est facile de gérer les portefeuilles et les cartes en fonction du pays, en utilisant des filtres pour travailler sur un seul pays à la fois.

L’équipe a également tiré parti des « cartes d’entreprise » anonymes de Soldo : elle en a une pour toutes les dépenses de bureau, et les équipes de marketing utilisent des cartes virtuelles pour suivre les dépenses publicitaires sur les médias sociaux. C’est également un excellent moyen de payer les abonnements à des logiciels tels qu’Adobe et Shutterstock.

Les grands voyageurs sont ceux qui utilisent le plus Soldo, donc leurs cartes sont automatiquement rechargées chaque semaine. Mais tout le monde a une carte, ce qui permet de transférer facilement de l’argent pour des achats ponctuels en cas de besoin.

Transformer la visibilité en insight

Soldo a éliminé tous les tourments auxquels Brooks faisait face.

Les employés ne doivent plus dépenser leur propre argent maintenant qu’ils ont des cartes prépayées, et ils n’ont pas besoin de conserver les reçus et de se donner la peine de remplir des formulaires de demande de remboursement de frais. Grâce à l’application mobile Soldo, ils prennent une photo du reçu et la téléchargent directement dans le système, sur place.

Soldo a simplifié la façon de faire les choses dans toute l’entreprise. En fait, le fait de se passer de papier avant l’arrivée de la COVID-19 a facilité le passage au travail à distance. Du point de vue financier, nous avions un système entièrement dématérialisé, ce qui nous a permis de réagir rapidement lorsque la Covid-19 est apparue. Il était également beaucoup plus facile de faire parvenir rapidement de l’argent aux employés pour qu’ils puissent effectuer des achats liés au travail.

Les listes – la façon dont Soldo organise les utilisateurs en fonction de projets ou catégories spécifiques – aident l’équipe financière à traiter toutes ces données relatives aux dépenses.

Ils peuvent aligner les dépenses sur les régions, les comptes, les centres de coûts – tout ce que vous voulez. « Les listes rendent tout beaucoup plus facile et rapide. Chaque fois que nous lançons un nouveau produit par exemple, nous pouvons activer un groupe de dépenses uniquement pour l’événement de lancement ».

Plus important encore, l’équipe financière peut voir les transactions en temps réel et avoir accès à des données cruciales, ce qui simplifie la production de rapports. Auparavant, ils ne voyaient que le nom d’une personne et un montant. Désormais, Vernon voit ce pour quoi l’argent a été dépensé, les informations sur le commerçant, les notes de l’utilisateur, et plus encore. Une amélioration considérable.

Grandir avec Soldo et soutenir la durabilité

‘L’équipe financière est beaucoup moins sollicitée. En fait, tout ce que nous faisons maintenant, c’est vérifier les dépenses non conformes ou les dépenses hors politique’.

Soldo a aidé Brooks à évoluer : ses employés ont été plus désireux d’adopter les nouvelles technologies pour moderniser d’autres secteurs de l’entreprise et abandonner les systèmes manuels.

Ils ont également signé récemment l’Amazon Climate Pledge. Sans Soldo, l’entreprise aurait dû appeler tous les employés sur la route pour connaître leur kilométrage ainsi que leur consommation de carburant. Au lieu de cela, ils peuvent désormais tirer toutes ces informations de Soldo – sans utiliser de papier.

« Cela a rendu les choses beaucoup plus faciles pour nous, car tout est regroupé en un seul endroit. Notre équipe chargée du développement durable utilise ces données pour ses rapports – nous sommes en mesure de les leur fournir, ce qui était très compliqué auparavant ».

Enfin, Vernon nous a fait part d’une anecdote qui vaut mieux que tous les éloges dont nous aurions pu rêver :

« Lors d’un événement d’entreprise, l’équipe financière a remporté un prix. Lorsque je suis monté sur scène pour accepter le prix, les gens scandaient « Soldo ! Soldo ! Soldo ! » Presque deux ans plus tard, les gens sont toujours aussi enthousiastes.