Onkosten uit eigen zak beheren en bijhouden

Beheer personeelskosten uit eigen zak naast uw Soldo-kaartkosten, allemaal op één gecentraliseerd platform. Stel een duidelijk onkostenbeleid in, splits transacties tussen medewerkers en maak rapporten waarin wordt aangegeven welke medewerkers moeten worden terugbetaald en welk bedrag.

Ontdek Soldo
Alles wat u nodig heeft om uw uitgaven van begin tot eind te beheren
Beheer personeelskosten op één centraal platform
Vergeet handmatige rapportage en meerdere systemen. Volg en beheer de onkosten van medewerkers allemaal op één plek.
Krijg zicht op elke onkostenpost van uw personeel
Beheer zowel team- als individuele onkosten van Soldo voor volledige zichtbaarheid en nauwkeurigere voorspellingen.
Verminder administratief en handmatig werk
Controleer en valideer onkosten uit eigen zak eenvoudig, rechtstreeks vanaf het Soldo-platform.
Ontdek Soldo

Functies die het verschil maken

Onkosten uit eigen zak beheren en bijhouden

Soms moeten medewerkers aankopen doen met contant geld of hun eigen kaart, of zijn ze hun Soldo-kaart vergeten. Met Soldo kunt u deze onkosten eenvoudig toevoegen aan het platform, zodat ze samen met Soldo-kaartbetalingen kunnen worden beheerd. Geen handmatige declaraties meer voor medewerkers en geen vervelende administratie meer voor financiële teams.

Splits transacties eenvoudig tussen meerdere medewerkers

Werknemers moeten vaak uitgaven doen voor anderen. Bijvoorbeeld als een persoon zijn kaart gebruikt om een gedeelde zakelijke maaltijd te betalen. Met Soldo kunt u één transactie opsplitsen in meerdere transacties, waarbij u het juiste bedrag toekent aan de juiste medewerkers.

Vergoedingsrapporten genereren

Het beheren van onkosten uit eigen zak betekent dat er terugbetalingen moeten plaatsvinden. Genereer eenvoudig een geautomatiseerd rapport om te zien welke medewerkers moeten worden terugbetaald. Het rapport bevat ook alle transactiebedragen die buiten het onkostenbeleid van uw bedrijf vallen.

Duizenden bedrijven vertrouwen op Europa ’s toonaangevende platform voor onkostenbeheer

Kies het perfecte abonnement

Krijg alles wat u nodig hebt om uitgaven te beheren en moeiteloos onkostendeclaraties uit te voeren.

Start

0 € per gebruiker/maand Maximaal 3 gebruikers en kaarten

Een basisabonnement dat u een voorproefje geeft van het Soldo-platform

Pro

6 € per gebruiker/maand Minimaal 3 gebruikers

Krijg flexibiliteit om fondsen te beheren en de uitgaven van het bedrijf te beheren.

Enterprise

Aangepast Onbeperkte gebruikers en kaarten

Voor middelgrote en grotere bedrijven, die maatwerk, flexibiliteit en toegewijde ondersteuning nodig hebben.

Deze prijzen zijn exclusief btw. Het Soldo-softwareplatform wordt beheerd door Soldo Software Ltd. Het zakelijke account voor elektronisch geld en betalingsdiensten worden geleverd door Soldo Financial Services Ireland DAC en zijn onderworpen aan extra kosten, zoals kaartuitgifte, geldopnames en andere. Bekijk hier alle vergoedingen voor financiële diensten en hier de typische limieten.

Veelgestelde vragen

Wat is onkostenbeheer?

Onkostenbeheer is een subcategorie van uitgavenbeheer en heeft betrekking op het bijhouden en beheersen van uitgaven van medewerkers.

Wat kan ik doen met Soldo-functies voor onkostenbeheer?

Met onze nieuwe functies kunt u:

  • Alle zakelijke uitgaven bekijken, volgen en goedkeuren, ook aankopen uit eigen zak.
  • Automatisch onkosten labelen met aangepaste categorieën en elke transactie classificeren als zakelijke of persoonlijke onkosten.
  • Beperkingen voor het onkostenbeleid instellen, een onkostenprofiel maken dat overeenkomt met uw bedrijfsbeleid, om alle transacties die niet in overeenstemming zijn met de bedrijfsregels te markeren en te rapporteren.
  • Een enkele transactie splitsen in meerdere transacties, om de juiste bedragen toe te kennen aan de juiste medewerkers.
  • Een vergoedingsrapport krijgen met een overzicht van de bedragen die aan medewerkers moeten worden terugbetaald en eventuele bedragen die uw onkostenlimieten hebben overschreden.
  • Een officieel pdf-document downloaden waar u de handtekeningen van de uitgever en goedkeurder kunt toevoegen.
Wie kan deze functies gebruiken?

Elke medewerker van het bedrijf die toegang krijgt tot het Soldo-account, kan de onkostenbeheerscapaciteiten gebruiken met verschillende verantwoordelijkheden, in overeenstemming met zijn of haar profiel:

Superbeheerder/beheerder: De functie ‘Onkostenbeoordeling’ instellen, toestemming geven om onkosten te controleren en goed te keuren, anderen toegang geven om transactiegegevens goed te keuren/af te keuren of aan te vragen, personeelskosten bewerken, onkostenprofielen instellen,  onkosten toevoegen, onkostencategorieën instellen, transacties splitsen, rapporten downloaden in verschillende formaten en onkostendeclaraties in pdf.
Accountant: Hun eigen onkosten en onkosten van medewerkers bekijken en aanvullen, hun onkosten toevoegen, hun onkosten categoriseren, hun transacties splitsen, rapporten downloaden in verschillende formaten en onkostendeclaraties in pdf.
Lijnmanager: Hun eigen en specifieke onkosten van medewerkers bekijken, hun transacties aanvullen, transactiegegevens voor specifieke onkosten van medewerkers goedkeuren/weigeren of vragen, hun onkosten toevoegen, hun onkosten categoriseren, hun transacties splitsen.
Medewerker: Hun transacties bekijken en aanvullen, hun onkosten toevoegen, hun onkosten categoriseren, hun transacties splitsen.

Hoe kan ik alle zakelijke onkosten controleren, volgen en goedkeuren?

Zie ‘Hoe stel ik de functie onkostenbeoordeling in?’ rubriek

Hoe kan ik onkosten uit eigen zak toevoegen?

Onkosten uit eigen zak toevoegen:

  • Kies de rubriek ‘Gebruikers’ binnen het platform.
  • Klik rechtsboven op ‘Transacties‘ en vervolgens op ’Transactie toevoegen’.
  • Vul de transactiegegevens in met waarde, datum, uur, handelaar en de gevraagde informatie, voeg vervolgens de onkostenbon toe en bevestig.
  • Uw onkosten uit eigen zak worden nu zichtbaar in de lijst van al uw transacties.
Hoe maak ik onkostencategorieën aan?

Als u een Superbeheerder of een beheerder bent, volgt u deze stappen om onkostencategorieën te maken:

  • Kies de rubriek ‘Configureren’ binnen het platform.
  • Klik bovenaan de pagina op ‘Boekhoudkundige indeling‘ en vervolgens op ’Onkostencategorie’.
  • Klik in de lijst om alle onkostencategorieën te bekijken die u al hebt geconfigureerd.
  • Als u nog nooit een onkostencategorie hebt toegevoegd of meer onkostencategorieën wilt toevoegen, klikt u op ‘Lijst maken’ in de rechterbovenhoek.
  • Vul de ‘Algemene info’ in, inclusief code, btw en categorienaam, en klik vervolgens op ‘Volgende’.
  • In ‘Regels’ kunt u regels instellen op basis van MCC’s om uw onkostencategorie automatisch toe te wijzen aan specifieke transacties, klik op‘ Volgende ’.
  • Neem op de pagina ‘Overzicht’ even de tijd om te bekijken en om te controleren of u tevreden bent met alles.
  • Klik op ‘Bevestigen’ en klaar is Kees. Uw onkostencategorieën zijn klaar om uw transacties automatisch te taggen en te categoriseren.
Hoe stel ik een onkostenprofiel in?

Als u een Superbeheerder of een Beheerder bent, volgt u deze stappen om een onkostenprofiel in te stellen:

  • Kies de rubriek ‘Configureren’.
  • Klik op ‘Onkostenbeleid’ en vervolgens op ‘Een onkostenbeleid maken’ in het midden van de pagina.
  • Vul algemene informatie in, zoals de titel en beschrijving van het onkostenprofiel, voeg vervolgens uw onkostenbeleid toe en klik op ‘Volgende’.
  • Op de pagina ‘Vergoeding’ kunt u beginnen met het configureren van een maximaal onkostenbedrag voor elke onkostencategorie, klik op ‘Volgende’.
  • Klik op ‘Gebruiker toevoegen’ en kies de gebruikers waaraan u limieten voor het beleidsprofiel wilt toevoegen en toewijzen en klik vervolgens op ‘Volgende’.
  • Neem op de pagina ‘Overzicht’ even de tijd om te bekijken en om te controleren of u tevreden bent met alles.
  • Klik op ‘Bevestigen’ en klaar is Kees. Uw onkostenprofiel is klaar om al uw transacties buiten het beleid automatisch te onderscheppen, te markeren en te rapporteren.
Hoe stel ik een onkostenprofiel in?

Om een enkele transactie te splitsen:

  • Kies de rubriek ‘Gebruikers’.
  • Klik op ‘Transacties’ en vervolgens op de transactie die u wilt splitsen.
  • Alle informatie over deze transactie verschijnt aan de rechterkant.
  • Scroll naar beneden totdat u ‘transactie splitsen’ ziet en begin een regel te maken voor elke gebruiker waaraan u een deel van de onkosten wilt toeschrijven.
  • Vul de gebruikersnamen en de bedragen in die u aan elke medewerker wilt toekennen en klik vervolgens op ‘Opslaan’.
  • In de transactiegegevens ziet u hoe de transactie is opgesplitst, met namen en details.

Vergeet niet dat de gesplitste informatie alleen zichtbaar is in de transactiegegevens en gerelateerde rapporten. Medewerkers die bedragen aan hen hebben toegewezen, zien hun deel niet in hun transactielijst.

Welke rapportage is beschikbaar voor onkosten?

Beheerders of accountants kunnen pdf-documenten downloaden, klaar voor handtekeningen van de uitgever en de goedkeurder. Nadat de onkosten zijn goedgekeurd, kan voor elke gebruiker een rapport worden gemaakt. U kunt ook het rapport van het boekhoudplatform gebruiken om de status van elke onkost te bekijken. Download rapportbestanden in verschillende indelingen in het gedeelte ‘Rapporten’.

Zijn er op alle markten mogelijkheden voor onkostenbeheer beschikbaar?

Ja, deze functies zijn beschikbaar in alle markten waarin we actief zijn.

Aan de slag met eenvoudige onkosten

Sluit u aan bij meer dan 30.000 bedrijven die de overstap al hebben gemaakt.