Onkosten uit eigen zak beheren en bijhouden

Met onze nieuwe functies kunt u:

• Alle zakelijke uitgaven bekijken, volgen en goedkeuren, ook aankopen uit eigen zak.
• Automatisch onkosten labelen met aangepaste categorieën en elke transactie classificeren als zakelijke of persoonlijke onkosten.
• Beperkingen voor het onkostenbeleid instellen, een onkostenprofiel maken dat overeenkomt met uw bedrijfsbeleid, om alle transacties die niet in overeenstemming zijn met de bedrijfsregels te markeren en te rapporteren.
• Een enkele transactie splitsen in meerdere transacties, om de juiste bedragen toe te kennen aan de juiste medewerkers.
• Een vergoedingsrapport krijgen met een overzicht van de bedragen die aan medewerkers moeten worden terugbetaald en eventuele bedragen die uw onkostenlimieten hebben overschreden.
• Een officieel pdf-document downloaden waar u de handtekeningen van de uitgever en goedkeurder kunt toevoegen.

Elke medewerker van het bedrijf die toegang krijgt tot het Soldo-account, kan de onkostenbeheerscapaciteiten gebruiken met verschillende verantwoordelijkheden, in overeenstemming met zijn of haar profiel:

Superbeheerder/beheerder: De functie ‘Onkostenbeoordeling’ instellen, toestemming geven om onkosten te controleren en goed te keuren, anderen toegang geven om transactiegegevens goed te keuren/af te keuren of aan te vragen, personeelskosten bewerken, onkostenprofielen instellen,  onkosten toevoegen, onkostencategorieën instellen, transacties splitsen, rapporten downloaden in verschillende formaten en onkostendeclaraties in pdf.
Accountant: Hun eigen onkosten en onkosten van medewerkers bekijken en aanvullen, hun onkosten toevoegen, hun onkosten categoriseren, hun transacties splitsen, rapporten downloaden in verschillende formaten en onkostendeclaraties in pdf.
Lijnmanager: Hun eigen en specifieke onkosten van medewerkers bekijken, hun transacties aanvullen, transactiegegevens voor specifieke onkosten van medewerkers goedkeuren/weigeren of vragen, hun onkosten toevoegen, hun onkosten categoriseren, hun transacties splitsen.
Medewerker: Hun transacties bekijken en aanvullen, hun onkosten toevoegen, hun onkosten categoriseren, hun transacties splitsen.

Zie ‘Hoe stel ik de functie onkostenbeoordeling in?’ rubriek

Onkosten uit eigen zak toevoegen:

• Kies de rubriek ‘Gebruikers’ binnen het platform.
• Klik rechtsboven op ‘Transacties‘ en vervolgens op ’Transactie toevoegen’.
• Vul de transactiegegevens in met waarde, datum, uur, handelaar en de gevraagde informatie, voeg vervolgens de onkostenbon toe en bevestig.
• Uw onkosten uit eigen zak worden nu zichtbaar in de lijst van al uw transacties.

Als u een Superbeheerder of een beheerder bent, volgt u deze stappen om onkostencategorieën te maken:

• Kies de rubriek ‘Configureren’ binnen het platform.
• Klik bovenaan de pagina op ‘Boekhoudkundige indeling‘ en vervolgens op ’Onkostencategorie’.
• Klik in de lijst om alle onkostencategorieën te bekijken die u al hebt geconfigureerd.
• Als u nog nooit een onkostencategorie hebt toegevoegd of meer onkostencategorieën wilt toevoegen, klikt u op ‘Lijst maken’ in de rechterbovenhoek.
• Vul de ‘Algemene info’ in, inclusief code, btw en categorienaam, en klik vervolgens op ‘Volgende’.
• In ‘Regels’ kunt u regels instellen op basis van MCC’s om uw onkostencategorie automatisch toe te wijzen aan specifieke transacties, klik op‘ Volgende ’.
• Neem op de pagina ‘Overzicht’ even de tijd om te bekijken en om te controleren of u tevreden bent met alles.
• Klik op ‘Bevestigen’ en klaar is Kees. Uw onkostencategorieën zijn klaar om uw transacties automatisch te taggen en te categoriseren.

Als u een Superbeheerder of een Beheerder bent, volgt u deze stappen om een onkostenprofiel in te stellen:

• Kies de rubriek ‘Configureren’.
• Klik op ‘Onkostenbeleid’ en vervolgens op ‘Een onkostenbeleid maken’ in het midden van de pagina.
• Vul algemene informatie in, zoals de titel en beschrijving van het onkostenprofiel, voeg vervolgens uw onkostenbeleid toe en klik op ‘Volgende’.
• Op de pagina ‘Vergoeding’ kunt u beginnen met het configureren van een maximaal onkostenbedrag voor elke onkostencategorie, klik op ‘Volgende’.
• Klik op ‘Gebruiker toevoegen’ en kies de gebruikers waaraan u limieten voor het beleidsprofiel wilt toevoegen en toewijzen en klik vervolgens op ‘Volgende’.
• Neem op de pagina ‘Overzicht’ even de tijd om te bekijken en om te controleren of u tevreden bent met alles.
• Klik op ‘Bevestigen’ en klaar is Kees. Uw onkostenprofiel is klaar om al uw transacties buiten het beleid automatisch te onderscheppen, te markeren en te rapporteren.

Om een enkele transactie te splitsen:

• Kies de rubriek ‘Gebruikers’.
• Klik op ‘Transacties’ en vervolgens op de transactie die u wilt splitsen.
• Alle informatie over deze transactie verschijnt aan de rechterkant.
• Scroll naar beneden totdat u ‘transactie splitsen’ ziet en begin een regel te maken voor elke gebruiker waaraan u een deel van de onkosten wilt toeschrijven.
• Vul de gebruikersnamen en de bedragen in die u aan elke medewerker wilt toekennen en klik vervolgens op ‘Opslaan’.
• In de transactiegegevens ziet u hoe de transactie is opgesplitst, met namen en details.

Vergeet niet dat de gesplitste informatie alleen zichtbaar is in de transactiegegevens en gerelateerde rapporten. Medewerkers die bedragen aan hen hebben toegewezen, zien hun deel niet in hun transactielijst.

Beheerders of accountants kunnen pdf-documenten downloaden, klaar voor handtekeningen van de uitgever en de goedkeurder. Nadat de onkosten zijn goedgekeurd, kan voor elke gebruiker een rapport worden gemaakt. U kunt ook het rapport van het boekhoudplatform gebruiken om de status van elke onkost te bekijken. Download rapportbestanden in verschillende indelingen in het gedeelte ‘Rapporten’.

Ja, deze functies zijn beschikbaar in alle markten waarin we actief zijn.