Branche
Communicatiebureau
Hoofdkantoor
Bruxelles
Medewerkers
70
Belangrijkste uitdagingen
Digitaal onkostenbeheer
Zwaar factureringssysteem
Gebrek aan direct inzicht in transacties.
Als gevolg van de toename van online aankopen moest Tipik zijn complex geworden beheer van digitale onkosten herzien.
Communicatiebureau
Bruxelles
70
Digitaal onkostenbeheer
Zwaar factureringssysteem
Gebrek aan direct inzicht in transacties.
Een alles-in-één systeem om onkostenbeheer te verbeteren
Tipik is een communicatiebureau gevestigd in Brussel. Het bedrijf is al vijftien jaar actief en als gevolg van de toename van online aankopen en transacties moest het zijn complex geworden beheer van digitale onkosten herzien. Raphael Libert, IT-directeur van Tipik, legde ons uit waarom het bedrijf zich tot Soldo wendde.
Voldoen aan verschillende behoeften met een hybride oplossing
Tipik treedt op als communicatieprovider voor internationale klanten, met name voor evenementen en conferenties voor Europese instellingen.
Online onkosten worden verdeeld over de aankoop van apparatuur, betaling van online diensten, de aankoop van domeinnamen, licenties of certificaten, maar ook, en in toenemende mate, voor de betaling van campagnes op sociale netwerken.
Het gebruik van ‘ klassieke ’ kaarten heeft geleid tot een omslachtig factureringssysteem voor het bedrijf en een gebrek aan onmiddellijk zicht op transacties. Dit laatste was de trigger om te zoeken naar een alternative beheersoplossing.
Het mediabureau merkt ook op dat sommige platforms zoals Twitter of Facebook niet alle kaarten accepteren en dit maakt het soms extra complex. Ook de onmogelijkheid om de plafonds reactief te wijzigen veroorzaakte een probleem om verschillende projecten tegelijk te beheren.
Uitgebreide diensten om transactiebeheer te vereenvoudigen
Raphaël Libert ging op zoek naar een geschikte oplossing voor betalings- en onkostenbeheer voor Tipik. Een reeks diensten overtuigde hem om zich tot Soldo te wenden.
“Ik was op zoek naar meer gevirtualiseerde systemen om deze problemen te vermijden. Ik vond Soldo een goede match: de prijs was goed, de interfaces waren gebruiksvriendelijk en bovenal was het een hybride oplossing, met fysieke en virtuele kaarten.
“Ik was op zoek naar meer gevirtualiseerde systemen om deze problemen te vermijden. Ik vond Soldo een goede match: de prijs was goed, de interfaces waren gebruiksvriendelijk en bovenal was het een hybride oplossing, met fysieke en virtuele kaarten.
Op deze manier kan de IT-afdeling van het bedrijf Tipik al haar onkosten realiseren en deze in enkele ogenblikken toewijzen aan een project met de bijbehorende facturen. De afdeling social media doet hetzelfde voor klantadvertenties, waardoor de onkosten heel duidelijk kunnen worden gescheiden.
Daarnaast hebben de flexibele en real time aanpassing van het plafond en de mogelijkheid om de transactie te koppelen aan een projectcode, het toezicht op de onkosten aanzienlijk vereenvoudigd.
“Soldo heeft zich vrij snel gepositioneerd in termen van prijs. Er is ook goede ondersteuning met een toegewijde accountmanager en een chatsysteem om contact op te nemen met de klantenservice. Dit zijn diensten die ik graag heb, die een garantie zijn in geval van een probleem; om te weten dat je met echte mensen kunt praten en niet met een virtuele agent.
Tipik heeft aan efficiëntie gewonnen. Het feit dat elke uitgave bijvoorbeeld duidelijk aan een project kan worden toegeschreven, zorgt ervoor dat de boekhoudafdeling geen tijd verspilt aan het vergelijken van onkosten en ondersteunende documenten.
“Soms zit er vertraging tussen de transactie en het genereren van de factuur, wat betekent dat er een follow-up moet worden gedaan. Nu is het gemakkelijker omdat we duidelijke, real-time monitoring van transacties hebben vanuit de Soldo console.