SARA : Severn Area Rescue Association

De Severn Area Rescue Association (SARA) is een vrijwilligersorganisatie voor reddingsboten en opsporings- en reddingsoperaties in het binnenland die het estuarium van de Severn en omgeving al meer dan 40 jaar bestrijkt. Zij ondersteunen de politie en andere instanties bij noodsituaties als gevolg van overstromingen in en rond het estuarium van de Severn, en helpen bij het zoeken naar vermiste personen. Ze gebruikten Soldo al een jaar toen de pandemie uitbrak – zie hoe slimme prepaid kaarten hen hielpen de gevolgen te overleven.

SARA is een unieke organisatie, niet alleen vanwege de breedte van haar diensten, maar ook omdat zij volledig door vrijwilligers wordt gerund – van reddingsoperaties tot de administratie, van fondsenwerving tot boekhouding. Bijna 300 mensen zetten zich vrijwillig in voor SARA, waardoor de reddingsboten 24 uur per dag en 365 dagen per jaar oproepbaar zijn.

Zij moeten vaak snel apparatuur of hulpmiddelen aanschaffen en hebben daarvoor in het verleden hun eigen geld uitgegeven in het kader van een vergoedingsproces. Onkostenbeheer was traag en pijnlijk, en financiële automatisering moest nog volledig worden omarmd. Soldo kwam te hulp, de onkostenoplossing die ze nodig hadden om door een wereldwijde crisis te komen.

“We konden middelen verdelen wanneer dat nodig was, en ervoor zorgen dat de mensen een budget binnen hun kaart hielden zodat ze konden reageren. Het gaf ons meer flexibiliteit om op de pandemie te kunnen reageren.”

– Mark Carwardine, CEO

Digitalisering van de financiën en reageren op COVID-19

Toen Ian Jarvis zich in 2018 als vrijwilliger aanbood om de financiën van SARA te beheren, was het hele systeem nog papiergebaseerd. Hij heeft hun papieren dossiers gedigitaliseerd, een boekhoudproces opgezet, alles in Xero gezet en naar manieren gezocht om het SARA gemakkelijker te maken.

In die tijd werden de meeste onkosten van werknemers uit eigen zak betaald, en vrijwilligers werd gevraagd bonnetjes te bewaren en telkens een onkostendeclaratie in te dienen. Ian deelde zijn klachten hierover:

‘Waarom zouden we een vrijwilliger die zijn tijd en energie opgeeft, vragen om geld uit eigen zak te geven en vervolgens een ingewikkeld proces te doorlopen om het geld over ongeveer een week terug te krijgen?’

Soms zijn vrijwilligers enkele dagen van huis, en voordat de liefdadigheidsinstelling een beter alternatief had gevonden, moest het personeel alles voorschieten wat zij tijdens hun werk nodig hadden.

Maar SARA wilde niet alleen eerlijker zijn voor hun personeel – ze moesten ook direct ondersteuning bieden, zodat het succes van hun activiteiten niet in gevaar kwam. Als een voertuig onmiddellijk moest worden gerepareerd of bepaalde uitrusting nodig was voor een noodgeval, moesten zij de situatie zo snel mogelijk oplossen.

In 2020 werd het voor SARA nog moeilijker – en dringender – om geld te verplaatsen.

Dit zijn enkele van de uitdagingen waarmee zij werden geconfronteerd:

• Verbod op evenementen had een impact op fondsenwerving
• Persoonlijke ontmoetingen waren niet toegestaan
• Persoonlijke beschermingsmiddelen waren moeilijk te vinden
• Contant geld werd door winkeliers geweiger

Het was voor hen van cruciaal belang een oplossing in gebruik te nemen die vrijwilligers ondersteunt en tegelijk de papierlast vermindert. Zelfs voor financiële administrateurs leidde het cumulatieve effect van deze uitdagingen tot een nachtmerrie op het gebied van declaratiebeheer.

Gelukkig waren ze al begonnen met Soldo, en zagen ze in ons platform een manier om volledige controle over de situatie te krijgen, totale zichtbaarheid over de uitgaven te krijgen, en onmiddellijk geld te verplaatsen.

Uitgaven onder controle krijgen met Soldo

‘De Soldo-kaart was echt transformerend’, zegt Ian. Toen de lockdown begon, was het duidelijk dat SARA meer vrijwilligers kaarten zou moeten geven om ervoor te zorgen dat ze de middelen hadden die ze nodig hadden, zodra ze die nodig hadden.

Dit leidde ertoe dat er in 2020 meer geld door het Soldo-account werd gepompt dan in het voorgaande jaar. Elke kaart had een saldo van 200 euros, maar als ze meer nodig hadden, kon Ian onmiddellijk geld toevoegen.

Als teams nu oproepbaar zijn en midden in de nacht materiaal of zelfs voedsel moeten kopen, hebben ze onmiddellijk toegang tot de fondsen, zonder dat ze inkooporders hoeven uit te schrijven.

Als vrijwilligers iets kopen, maken ze een foto van de factuur. Ze uploaden die op de Soldo app, en kunnen daarna meteen weer aan de slag. Om de dingen onder controle te houden, is dit onderdeel het belangrijkste. ‘Ik controleer of ze alle facturen hebben ingevoerd voordat ik het weer bijvul. Ik vul ze pas aan als alle facturen binnen zijn’, vertelt Ian ons.

Aangezien de boekhouding van de liefdadigheidsinstelling wordt gedaan met behulp van Xero, is Soldo nog waardevoller. Ian kan alle uitgaven in real time overzien, met een volledige reeks rapporten en uitgebreide gegevens die hem helpen budgetten op te stellen en de juiste koers aan te houden. ‘We kunnen zien wie wat uitgeeft, waar en wanneer.’

Voor extra gemoedsrust heeft Ian een aantal beperkingen ingesteld voor de kaarten (zoals het blokkeren van gebruik in het buitenland), maar hij is overtuigd van de veiligheid die prepaid kaarten bieden in vergelijking met debet- of creditkaarten, omdat de liefdadigheidsbankrekening nooit gevaar loopt.

Waarom Soldo geweldig is voor liefdadigheidsinstellingen

Non-profits weten hoe belangrijk het is dat zij zich houden aan de eisen van de Charity Commission om een uitgavenbeleid op te stellen, limieten op pinpassen toe te passen en het gebruik ervan per detailhandelscategorie te beperken.

Voordat cheques afgeschaft werden, adviseerde de Commissie dat cheques en elektronische betalingen door twee functionarissen binnen elke liefdadigheidsinstelling ondertekend moesten worden. En hoewel dit niet langer vereist is, zal de Commissie, indien een liefdadigheidsinstelling geld verliest door fraude, waarschijnlijk met de trustees willen praten over het bestuur van de instelling.

In tegenstelling tot debet- en kredietkaarten kunnen liefdadigheidsinstellingen met Soldo over de hele linie kaartcontroles activeren en blijven hun bankrekeninggegevens verborgen voor de kaarthouders. Iedereen kan een Soldo-kaart hebben en een financieel manager kan ze onmiddellijk herladen, indien nodig.

Ian vertelt: ‘De Charity Commission is daar heel blij mee, want je kunt niet meer uitgeven dan wat er op de kaart staat.’

Soldo bij de actie betrekken

Om beter te begrijpen hoe nuttig Soldo is geweest voor SARA-vrijwilligers wier bijdrage draait om de echte actie, spraken we met Mark Carwardine.
Mark is sinds 2007 lid van SARA, en zijn achtergrond in leiderschap en management bracht hem in de rol van CEO bij SARA in 2018. Hij is ook een touwreddingsinstructeur, en is daar heel trots op.

SARA is vooral bekend om hun reddingsoperaties in het estuarium van de Severn, waar de getijden de op één na hoogste stijgingen en dalingen ter wereld kennen – dit wordt nog verergerd door de klimaatverandering, wat zich vertaalt in een toenemend aantal overstromingen.

Ondanks dat mensen zich door lockdowns niet recreatief in de bergen of het water waagden, verschilde het aantal missies waarvoor SARA werd opgeroepen in 2020 niet veel van voorgaande jaren.
Wat wel veranderde was hoe dringend het voor hen werd om Soldo te gebruiken.

‘Tijdens de eerste stadia van de pandemie besloten we dat we ervoor moesten zorgen dat de bemanningsleden persoonlijke beschermingsmiddelen droegen wanneer ze voor en namens SARA werkten’, zegt Mark.

Door de stormloop op beschermingsmiddelen waren de online leveranciers snel uitverkocht en leveringen vertraagd. Bij SARA konden zij geen twee weken wachten op de PBM’s die zij nodig hadden om te kunnen werken en daarom moesten vrijwilligers op zoek naar handschoenen, gelaatsschermen en maskers, en ontsmettingsmiddelen.

Het was voor het personeel gemakkelijker om dit te doen met een Soldo-kaart in de hand.

‘Het heeft ons in staat gesteld de teams ter plaatse veel responsiever en dynamischer te laten werken, zodat ze in real-time de aankopen kunnen doen die nodig zijn, zonder naar ons traditionele systeem van bestelbonnen en facturen te hoeven verwijzen’.

Als winnaar (uit COVID-19) tevoorschijn komen

Het personeel voelt zich meer gerustgesteld door deze nieuwe aanpak van het declaratiebeheer voor werknemers, en SARA als geheel is beter voorbereid; wanneer zij te maken krijgen met onverwachte aankoopbehoeften, of dat nu het gevolg is van een defecte uitrusting of van een kritiek onderdeel van de uitrusting, hebben de teams op het terrein onmiddellijk toegang tot contant geld. Zij kunnen ook de reparaties en het onderhoud van de vaak problematische voertuigen van de liefdadigheidsinstelling dekken.

SARA heeft in 2020 126 afzonderlijke operaties bijgewoond, en de Soldo-kaarten die bij deze operaties werden gebruikt, werden allemaal probleemloos beheerd door één persoon. En hij zal niet snel teruggaan naar papierwerk.