Vorig jaar en ook voor 2022 staat groei op de agenda bij Labforward. Het innoverende bedrijf wil verder groeien en heeft oplossingen nodig die zowel nu als in de toekomst passen. Labforward vertrouwt op de schaalbare uitgavenoplossing van Soldo om zijn personeelsuitgaven te beheren.
Software & Technology
Berlin
57
De verantwoordelijkheid voor aankopen overdragen aan de werknemers zonder de controle over de uitgaven te verliezen
Bevrijd de administratie en de financiële afdeling van handmatige processen en goed inzicht krijgen in de uitgaande betalingsstromen
Werknemers onbureaucratisch bij hun verdere opleiding ondersteunen
Labforward, een start-up voor laboratoriumsoftware, ontwikkelt besturingssystemen voor de laboratoria van de toekomst. Door gegevens, apparatuur en onderzoekers met elkaar te verbinden, wordt de vroegere handmatige documentatie in het laboratorium vervangen door digitale dossiers. Kortom: wat vroeger met pen en papier werd gedaan, werkt nu veel beter, veiliger en sneller digitaal.
Soldo vervangt – net als Labforward – handmatige, repetitieve processen door minder foutgevoelige, geautomatiseerde digitale processen. Het was dan ook een voor de hand liggende beslissing voor Labforward om ook voor haar eigen bedrijfsuitgaven te vertrouwen op geautomatiseerde, digitale processen en tegelijkertijd fouten te vermijden.
In een groeifase in 2020 heeft Labforward veel nieuwe werknemers aangenomen. Maar door de groei werden veel vroegere processen te tijdrovend, onbetrouwbaar en gewoon niet meer actueel. Vooral wat het beheer van de uitgaven, de IT-uitrusting, de software-abonnementen en de marketinguitgaven betreft, nam het aantal maandelijkse verrichtingen zo sterk toe dat een betere oplossing nodig was.
Daarom werd een project gestart om iedere werknemer in staat te stellen geld uit te geven op een gecontroleerde manier.
Er werden verschillende doelstellingen tegelijk beoogd:
Labforward gebruikt de slimme betaalkaarten van Soldo, gekoppeld aan het platform voor digitaal uitgavenbeheer, voor verschillende toepassingen.
Zodra een nieuwe werknemer bij Labforward begint, krijgt hij zijn eigen persoonlijke Soldo-betaalkaart. Elk kwartaal heeft elke werknemer automatisch een budget voor opleiding, ontwikkeling en andere uitgaven. Door de ontwikkeling van het personeel worden de werknemers vanaf het begin bij het bedrijf betrokken en kunnen zij zelfstandig kiezen wat nuttig is voor hun werkterrein en persoonlijke ontwikkeling.
Doordat het bedrijf momenteel geen eigen inkoopafdeling heeft, kunnen de werknemers de kaarten ook gebruiken voor toegang tot andere hulpmiddelen en projectbudgetten. De budgetten worden voor dit doel op soepele wijze over de kaarten herverdeeld, waardoor het administratief personeel, dat anders met dergelijke taken zou moeten helpen, wordt ontlast.
Naast de persoonlijke kaarten gebruikt Labforward ook een aantal afdelings- en projectgerelateerde zaken:
Bovendien worden eenmalige virtuele kaarten gebruikt voor onregelmatige aankopen die niet in de vooraf vastgestelde roosters vallen.
De volgende stap is het opstellen van rapporten voor de verschillende categorieën aan de financiële kant, om nog betere conclusies te kunnen trekken en de problemen op de verschillende gebieden sneller te kunnen opsporen.
De introductie verliep vlot. Als een tech-savvy en dynamisch bedrijf staan de werknemers over het algemeen zeer positief tegenover nieuwe technologieën en benaderingen. De werknemers stelden het zeer op prijs dat hun het vertrouwen werd geschonken om de aankooptransacties zelf af te handelen.
“Wij zijn een jong en innoverend bedrijf. Soldo werd door onze werknemers als totaal positief ervaren en werd zonder problemen aanvaard,” zegt Kathrin Singer, Hoofd Financiën bij Labforward
Als Hoofd Financiën is Kathrin Singer verantwoordelijk voor een breed scala aan financiële taken: van jaarrekeningen tot prognoses en begrotingen. Er is dus geen tijd voor onnodige stappen!
“De Soldo-oplossing, d.w.z. de mengeling van betaalkaarten voor alle werknemers en het platform aan de financiële kant, is een fijne verademing! Maar niet alleen voor de financiële sector. Ook de administratieve taken worden tot een minimum beperkt”.
Kathrin Singer, Hoofd Financiën Labforward
Bovendien houdt geen enkel gebied andere teams tegen. Op die manier worden de aankopen op een soepele en onbureaucratische manier gedaan en wordt het bedrijf gesteund op zijn groeipad.
Twee jaar later is het team van Labforward gegroeid – en het beheer van de uitgaven ook. Nieuwe functies werden in de loop van de periode dankbaar in ontvangst genomen, zoals virtuele eenmalige kaarten, die precies op het goede moment kwamen in pandemische tijden.
Labforward maakt een goede 70-80 transcripties per maand. Als dat zou betekenen dat gedeelde afdelingskredietkaarten moeten worden doorgegeven of dat bonnetjes handmatig moeten worden genoteerd, dat geld aan de werknemers moet worden terugbetaald of dat het in contanten moet worden uitgegeven, dan zou de kwestie van de uitgaven een veel grotere uitdaging worden.
Als conclusie vat Kathrin Singer de overtuigende hantering samen: “Soldo-kaarten werken gewoon goed!”
Labforward is de afgelopen jaren sterk gegroeid en heeft ambitieuze groeidoelstellingen voor de toekomst. Zo zal het aantal personeelsleden naar verwachting met 35% toenemen in 2022. Maar welke groei er ook in het verschiet ligt, Labforward kan er zeker van zijn dat het met Soldo een sterke partner aan zijn zijde heeft die gelijke tred kan houden met zijn groei.