Customer collective 

De merknaam “Customer Collective” is een structuur waarin 4 dochterbedrijven worden ondergebracht, die actief zijn in de sector van digitale marketing en campagnemanagement. Het collectief groepeert ongeveer 200 medewerkers die voor hun klanten vooral advertentiecampagnes via sociale media voeren.

Dankzij de groei van de digitale sector zijn de diensten van Customer Collective relevanter geworden dan ooit. Het laatste half jaar alleen al werden twee bedrijven (Grave and Dignify) overgenomen. Dit succes komt niet zonder uitdagingen: door het groter aantal campagnes en projecten die gevoerd moeten worden, groeide ook de behoefte aan een efficiëntere kostenbewaking. Voor Kjell Verschuren, Business Controller van alle entiteiten van Customer Collective, was het de hoogste tijd om tot een oplossing te komen.

‘Dankzij de prepaidpassen van Soldo zijn wij erin geslaagd om op individuele basis de uitgaven van elk project in korte tijd beter te beheren’.
– Kjell Verschuren, Group CFO, Customer Collective

De uitdaging: een alternatief vinden voor creditcards en het gebrek aan financieel inzicht

Kjell Verschuren vertelt meer over de uitdaging waar zijn bedrijf mee geconfronteerd werd: “Vroeger gebruikten wij de creditcards van onze bedrijfsbestuurders om campagnekosten te financieren. Kleine projecten kan je op die manier wel beheren, maar dit werd zeer snel problematisch voor langdurige campagnes.”

Hij gaat verder: “Voor ons was het moeilijk om te controleren hoeveel er per klantenproject exact gespendeerd werd en hoeveel op interne projecten. “ De meeste advertentiecampagnes van Customer Collective worden immers via sociale mediakanalen zoals Facebook, LinkedIn en Instagram gevoerd. Hiervoor worden vaak tijdelijk kaarten gebruikt voor de volledige duur van een campagne.

Daarbij kwam nog eens het probleem van de IT-licenties.”. “We hadden zoveel licenties dat het moeilijk werd om te controleren hoeveel licenties we dubbel betaalden en of we deze nog wel nodig hadden. Door een gebrek aan duidelijke inzicht in onze kosten, was het ook moeilijk om na te gaan wanneer een licentie stopgezet moest worden”, vertelt Kjell Verschuren.

Hij benadrukt ook een steeds terugkerend probleem voor zijn team: “Wij hadden bovendien vaak problemen met de klassieke creditcards. Zo had onze HR-afdeling dringend nieuwe laptops nodig, maar de creditcard bleek geblokkeerd te zijn omdat de limiet bereikt was. Dit had vermeden kunnen worden als de afdeling een beter zicht had gehad op haar uitgaven.”

“Wij moesten dus dringend op zoek naar een alternatief”, zegt Kjell. “Via andere oplossingen was het moeilijk om kosten tot op een persoonlijk niveau te identificeren. Wij waren op zoek naar een business-vriendelijk alternatief waarmee we elke uitgave konden verantwoorden. Zo kwamen we snel bij Soldo terecht!”, zegt hij verheugd.

Efficiënter budgetbeheer voor advertentiecampagnes

Kjell Verschuren herinnert zich nog heel duidelijk de eerste samenwerking met Soldo: “Tot mijn verbazing ging alles plots heel snel en vlot. Na drie dagen hadden wij de virtuele betaalpassen al, terwijl we bij andere oplossingen pas na twee weken te horen kregen dat het niet zou gaan lukken. De snelheid van handelen heeft bijgedragen tot onze keuze voor Soldo.”

Met onze virtuele betaalpassen konden de teams van Customer Collective snel aan de slag: “Dankzij de prepaidpassen van Soldo zijn wij erin geslaagd om op individuele basis de uitgaven van elk project in korte tijd beter te beheren. Eerst wordt er samen met de klant een bedrag afgestemd. Dat bedrag geldt dan als uitgavelimiet. Is er meer nodig? Dan wordt dit eerst met de klant afgesproken. Vroeger gebeurde dit nooit en liepen de kosten door op onze creditcard. Met de Soldo applicatie kunnen wij de klant tijdig informeren en de limieten aanpassen.”

“Soldo heeft ons ook enorm geholpen met het verder professionaliseren van ons aanbod: belangrijke businessklanten vragen vaak een verantwoording van hun factuur. Wanneer klanten om details vragen kunnen wij met Soldo eenvoudig bankafschriften voor een specifieke kaart meegeven”, vertelt Kjell Verschuren.

Hij benadrukt verder het belang van dit gedetailleerde voortgangsrapport: “Wij hebben ook toegang gegeven aan accountants zodat ze aan het einde van de maand afschriften kunnen raadplegen en toevoegen aan de boekhouding.”

Dankzij de flexibiliteit van de Soldo betaalpassen heeft de HR-afdeling van Customer Collective, ondanks de geblokkeerde creditcard, toch nieuwe laptops kunnen kopen. Kjell Verschuren is positief over de gevonden oplossing: “HR kon zelf het budget voor de aankoop beheren.”

Het IT-licentie probleem werd ook verholpen: “Per licentie een kaart afsluiten leek ons overdreven. We zijn wel van plan om meerdere licenties voor kortlopende projecten aan één enkele kaart te koppelen, zodat de uitgaven verbonden blijven aan de duur van het project.”

Elk team is verantwoordelijk voor haar eigen uitgaven

Volgens Kjell Verschuren hebben de team-leads van het bedrijf nu veel meer persoonlijke verantwoordelijkheid en inzicht in hun uitgaven. “Wij hebben intern afgesproken dat alle team-leads een gebruikersaccount krijgen waaraan ze hun volledige team of individuele teamleden kunnen koppelen.”

“Zo hebben wij onlangs 4 virtuele betaalpassen aangemaakt voor het project ‘A random act of kindness’. Tijdens de coronacrisis was het moeilijk om eens samen uit eten te gaan of dingen te organiseren als team. Wij hebben nu voor elke betaalpas een limiet ingesteld die voor elk team naar goodwill opgebruikt kan worden. Het voordeel is dat wij met deze Soldo betaalpassen geen toestemming hoeven te vragen: de team-leads hebben het allemaal zelf in handen.” Het initiatief werd volgens Kjell Verschuren zeer positief ontvangen in het bedrijf.

Kjell Verschuren eindigt met het volgende besluit: “Ik ben vooral gelukkig met de manier waarop onze teams dankzij Soldo hun eigen kosten kunnen beheren en opvolgen. Dit helpt ons om onze campagnes beter af te stemmen op de klant en zorgt ervoor dat onze teams flexibeler kunnen omgaan met hun budget.”