Aan de slag gaan met Soldo is eenvoudig
Klaar om aan de slag te gaan met Soldo? Met deze handleiding kunt u in slechts enkele minuten aan de slag.
In slechts een paar eenvoudige stappen beheert u de uitgaven. Stel kaarten in een paar klikken in zodat uw team nooit meer creditcards hoeft te delen, maak portefeuilles om uw uitgaven te organiseren en begin met het vastleggen van betalingsbewijzen voor een pijnloos einde van de maand.
Stap 1 – Fondsen toevoegen aan uw account
Ten eerste moet u fondsen storten op uw Soldo-rekening vanaf uw zakelijke bankrekening. We hebben dit snel en gemakkelijk gemaakt, zodat u in een mum van tijd kaarten kunt bestellen.
- Log in op de webconsole op manage.soldo.com
- Klik op het pictogram met het oranje banksymbool in het menu aan de rechterkant. U wordt naar het tabblad ‘Stortingsgegevens’ van uw Algemene portefeuille geleid.
Gebruik de getoonde gegevens om geld over te maken van de bankrekening van uw bedrijf, net als een bankoverschrijving.
Vergeet niet dat als u zich bedenkt over Soldo, u kunt vragen om het stortingsbedrag dat op uw rekening staat. Zonder vragen.
Stap 2 – Maak uw eerste kaart aan
Soldo-kaarten zijn er in verschillende vormen, waardoor u meer flexibiliteit hebt om uitgaven te organiseren die bij uw bedrijf passen. Mensen die regelmatig persoonlijke zakelijke aankopen doen – zoals reizen en entertainment – zullen profiteren van hun eigen gebruikerskaart. Waar bedrijfskaarten geweldig zijn voor afdelingen of projecten die regelmatig betalen. Bedrijfskaarten kunnen worden gebruikt om afdrukkosten, briefpapier, evenementen en meer te betalen.
Zowel gebruikers- als bedrijfskaarten kunnen fysiek of virtueel zijn:
– Plastic kaarten: eenmaal besteld, ontvangt u deze binnen 5-8 dagen.
– Virtuele kaarten: worden binnen enkele seconden uitgegeven en kunnen onmiddellijk online worden gebruikt.
Ga als volgt te werk om een kaart voor een nieuwe gebruiker aan te maken:
1. Log in op uw Soldo-account
2. Klik in het linkermenu op ‘Gebruikers‘
3. Klik op ‘Gebruiker toevoegen’ en vul uw gegevens in
4. Vervolgens wordt u gevraagd of u een kaart wilt maken voor de nieuwe gebruiker. Klik op ‘Ja, maak een kaart aan’. Of ga naar ‘Kaarten’ in het linkermenu en klik op ‘Kaart toevoegen’
5. Kies het type kaart dat de gebruiker nodig heeft en de valuta waarin hij/zij moet uitgeven
Vergeet niet dat we voor elke nieuwe kaart een uitgiftevergoeding in rekening brengen, dus u hebt genoeg geld op uw account nodig om de kaarten te dekken die u wilt maken.
Een laatste, maar belangrijk detail. Kaarten halen geld uit portefeuilles, die voor een specifieke gebruiker kunnen zijn of gedeelde portefeuilles voor teams of projecten.
Het kan handig zijn om ons gedeelte Uw portefeuilles instellen te lezen voordat u uw eerste kaart aanmaakt. Door eerst uw portefeuilles in te stellen, kunt u alles organiseren en zorgen dat uw kaarten fondsen van de juiste plek halen.
Stap 3 – Start met Soldo
U bent nu klaar om uw kaarten te gebruiken.
Als u een virtuele kaart gebruikt, kunt u deze meteen gebruiken omdat deze wordt geactiveerd zodra deze is uitgegeven.
Als u een plastic kaart hebt, moet u deze activeren voordat u kunt beginnen met uitgeven. De kaarthouder kan dit eenvoudig doen door in te loggen op de Soldo-app (beschikbaar voor iOS en Android)
- Ga naar ‘Kaarten’
- Selecteer de kaart die u wilt activeren
- Voer de CVV in
Voor de eerste transactie moet u uw pincode invoeren. Als u de pincode niet weet, kunt u deze vinden in de app. Ga naar ‘Kaarten’, vervolgens naar ‘Kaartinformatie’ en tik op ‘Pincode bekijken’.
Stap 4 – Upload uw eerste betalingsbewijs
Upload uw betalingsbewijs via de app wanneer u een aankoop doet. Ga aan het einde van de maand naar ‘Rapporten’ en download uw onkostendeclaraties. Omdat uw betalingsbewijzen zijn vastgelegd toen u een aankoop deed, zijn ze al gekoppeld aan uw transacties.
Als u boekhoudsoftware gebruikt, kunt u deze integreren met Soldo om al uw uitgaven te synchroniseren. Klik op ‘Integraties’ in het linkermenu om aan de slag te gaan.
Stap 5 – Stel uw portefeuilles en begrotingsregels in
Soldo-kaarten halen hun geld uit verschillende portefeuilles. U kunt portefeuilles instellen voor specifieke personen of gedeelde portefeuilles maken waar verschillende mensen, teams of projecten geld uit kunnen putten.
Het instellen van portefeuilles helpt u:
- om fondsen te reserveren voor individuen, teams of projecten
- om uitgavenregels voor gebruikers te maken
- om een beter inzicht te krijgen in de besteding van uw budgetten
Stap 6 – Nodig uw team uit
Nu bent u helemaal klaar voor gebruikers. Het toevoegen van andere mensen aan Soldo is snel en eenvoudig.
- Beslis eerst welke gebruikers en/of teams kaarten nodig hebben.
- Maak de individuele gebruikers aan. Elke keer dat u dit doet, wordt er een gebruikersportefeuille gemaakt om u te helpen bepalen hoeveel geld ze kunnen gebruiken.
- Ga voor teams naar ‘Nieuwe kaart maken’ > selecteer ‘Bedrijfskaarten’ > selecteer uit welke portefeuille u deze kaart wilt laten putten.
Belangrijk: deze functie is alleen beschikbaar in Pro en Premium. Als u deelneemt aan ons Start-abonnement en u wilt upgraden, kunt u dit doen vanuit uw account.
Dat is alles wat u moet weten om met Soldo aan de slag te gaan.