Medewerkers schieten niet graag kosten voor: zo voorkom je onnodige declaraties

Als medewerkers kosten voorschieten ervaren zij stress, onzekerheid en eventueel frustratie. Zelfs bedrijven die hun declaratieproces perfect regelen kunnen niet alle nadelen wegnemen. Niemand schiet graag kosten voor. Bedrijven die het echt goed willen doen voorkomen daarom declaraties. Soldo biedt de mogelijkheid om medewerkers heel anders voor zakelijke uitgaven te laten betalen.

De hoogste inflatie lijkt achter de rug, maar nog altijd stijgen prijzen hard. Loonstijgingen kunnen de oplopende prijzen maar moeilijk compenseren, dus onderaan de streep houden medewerkers minder over. Tegelijkertijd krijgen diezelfde medewerkers meer verzoeken om kosten voor te schieten, die ze later kunnen declareren. Dat kost dubbel geld, omdat medewerkers meer aankopen voorschieten en daar meer voor betalen.

Voorschieten leidt tot financiële stress

Uit onderzoek door Soldo blijkt dat 6 op de 10 medewerkers wekelijks zakelijke kosten voorschiet. Maar liefst 50% ervaart daardoor stress. Het gaat in een aantal gevallen om financiële stress, omdat medewerkers moeilijker kunnen rondkomen. Financiële stress heeft enorme impact op mensen. De stress is slecht voor de eigen gezondheid én voor onderlinge relaties. Zelfs zonder directe financiële problemen kan de stress leiden tot grote gevolgen.

Bedrijven mogen niet onderschatten welke impact het op medewerkers heeft als zij hen vragen bedragen voor te schieten. Het onderzoek door Soldo laat bijvoorbeeld ook zien dat medewerkers met de hoogste inkomens soms tot €500 per week aan bedragen voorschieten. Dat is zelfs bij een hoog inkomen een flink bedrag, dus kan leiden tot financiële stress.

Wat moeten medewerkers voorschieten?

De kosten die medewerkers moeten voorschieten variëren. Het gaat in veel gevallen om markeerstiften, kladblokken en andere kantoorartikelen. Medewerkers kopen de materialen, nemen die mee naar kantoor en declareren vervolgens de kosten. Dat werkt operationeel prima, maar medewerkers moeten vaak wekenlang wachten op hun vergoeding. Als de bedragen oplopen wordt dat problematisch.
Andere kosten die medewerkers maken zijn bijvoorbeeld:

• Brandstofkosten

Medewerkers die veel zakelijke kilometers maken hebben daarvoor niet altijd een tankpas beschikbaar. Soms tanken ze op plekken waar de pas niet werkt. In dat geval moeten medewerkers brandstof voorschieten. Voor een personenauto gaat het om €50 tot €100, voor een vrachtwagen om bedragen tot €500 of meer.

• Verblijfskosten

Medewerkers die onverwacht een verblijf moeten boeken als zij werken op locatie schieten die kosten vaak voor. Dat geldt ook voor eten en drinken buiten de deur, tijdens een zakenreis. De kosten variëren van enkele tientjes om te eten en drinken tot honderden euro’s inclusief het verblijf.

• Representatiekosten

Medewerkers kopen een fles wijn voor een klant of maken andere representatiekosten, bijvoorbeeld om met de klant te gaan eten. Een medewerker die de kosten voorschiet dient daarna een declaratie in om het bedrag vergoed te krijgen.

Intermediaire kosten

In de bovenstaande gevallen gaat het om zogeheten intermediaire kosten. Dat zijn kosten die een medewerker maakt voor het bedrijf, om het werk uit te voeren. Er is geen sprake van (verkapt) loon. Dat betekent dat de kosten niet meetellen voor het eindheffingsloon van de werkkostenregeling.

Gerichte vrijstelling en de vrije ruimte

In andere gevallen geldt er een gerichte vrijstelling van gemaakte (werk)kosten. Het gaat dan bijvoorbeeld om kosten die medewerkers maken voor een Verklaring omtrent gedrag (VOG). Medewerkers die de verklaring voor hun werk moeten aanvragen schieten de kosten voor. Zij declareren dat bedrag vervolgens.

Als medewerkers kosten maken voor hun rijbewijs of een (tweede) paspoort komt dit ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Het zijn ondertussen kosten die een medewerker voorschiet, om die daarna te declareren.

Maak het makkelijker met Soldo

Al die te declareren kosten leiden tot onzekerheid, stress en eventuele frustratie bij medewerkers. Dat is jammer, omdat er een goed alternatief beschikbaar is. Soldo biedt de mogelijkheid om medewerkers af te laten rekenen op kosten van het bedrijf. Dat kan zonder zakelijke creditcard en de typische nadelen daarvan. Bovendien levert de betaalmethode veel meer controle op, zowel in real-time als achteraf.

Zonder voor te schieten mét meer controle

Soldo centraliseert uitgaven en maakt onkostenbeheer makkelijker. Dat levert voordelen op voor grote organisaties, die anders veel tijd verliezen met het declaratiebeleid en -beheer.

Tegelijkertijd levert het voordelen op voor medewerkers:

• Geen kosten meer voorschieten

Medewerkers hoeven geen kosten meer voor te schieten. Het is niet langer nodig om eerst zelf af te rekenen en daarna het bedrag te declareren. In plaats daarvan gebruiken zij een betaalkaart op naam van het bedrijf.

• Wereldwijd betalen met een betaalkaart

De (prepaid) betaalkaart kunnen medewerkers wereldwijd gebruiken. Overal waar Mastercard wordt geaccepteerd kunnen medewerkers hiermee afrekenen. Dat wil zeggen, als de ingestelde budgetten en betaalregels dat toestaan.

• Mobiele app om bonnetjes vast te leggen

Bonnetjes, btw en andere kosteninformatie leggen medewerkers makkelijk vast met de Soldo-app. Dat werkt voor hen heel makkelijk, het biedt ze het volledige overzicht en alle gegevens zijn centraal beschikbaar.

Organisaties worden geholpen met een compleet managementplatform en slimme integraties met bijvoorbeeld boekhoudsoftware. Medewerkers krijgen een prepaid betaalkaart, waarmee zij overal kunnen afrekenen. Dankzij budgetten en betaalregels groeit het vertrouwen tussen bedrijven en de medewerkers die daar werken. Zelfs tijdelijke medewerkers, flexi-jobbers en medewerkers nieuw in dienst hoeven geen kosten meer voor te schieten.

Voorkom stress, onzekerheid en frustratie

Medewerkers die bedragen moeten voorschieten ervaren stress en onzekerheid. Wie wekenlang op zijn of haar geld moet wachten wordt daar niet blij van. Als het declaratieproces ingewikkeld is leidt dat bovendien tot frustraties. Voorkom al die nadelen, met een betaalkaart die voor medewerkers én bedrijven veel beter werkt.
Dat geeft medewerkers meer vertrouwen en maakt ze zelfverzekerder. Ze werken productiever en zijn langer loyaal aan het bedrijf. Bovendien voorkomt het mogelijke foutieve of zelfs valse declaraties. Het is win-win, voor zowel het bedrijf als de medewerkers die de kosten maken voor hun werk.