Zakelijke uitgaven gaan iedereen aan (niet alleen de administratieafdeling)

Zakelijke uitgaven gaan iedereen aan. Op iedere afdeling en van hoog tot laag binnen de organisatie: niemand ontkomt eraan. Toch worden de bedrijfskosten, declaraties en de administratie die daarbij komt kijken vaak op het bordje van de administratieafdeling geschoven. Daar moet het al snel efficiënter en goedkoper, terwijl er organisatiebreed iets zou moeten veranderen. Bij Soldo leggen we je graag uit waarom de bedrijfskosten voor iedereen belangrijk zijn, zowel om die netjes te administreren als om daar slimmer mee om te gaan. 

Als het administratief klopt is er namelijk weinig aan de hand. Maar juist omdat het administratief vaak niet klopt gaat er veel mis. Bedrijven doen ongemerkt veel uitgaven als ze groeien. Of medewerkers ervaren stress en frustratie vanwege de declaraties die ze moeten indienen. Ondertussen begrijpt het management niet waarom het niet sneller, efficiënter en vooral voordeliger kan. Het bewijst dat bedrijfskosten door heel de organisatie hun invloed hebben. Dus dat het iedereen aangaat, en dat iedereen daar wat mee moet.

Welke zakelijke uitgaven doe je (ongemerkt)?

Bedrijven die geld willen verdienen zullen kosten moeten maken. Het is een ondernemerswijsheid die klopt als een koe. De Belastingdienst houdt daar rekening mee, en biedt de mogelijkheid om zakelijke kosten van de opbrengsten af te trekken.

Dat geldt bijvoorbeeld voor:

• adviezen over de levensvatbaarheid van de onderneming
• inschrijving in het handelsregister
• huur van bedrijfsruimte
• briefpapier en ander correspondentiemateriaal
• inrichting van een kantoor of werkplaats
• onderhoudskosten
• verzekeringen
• reiskosten met het openbaar vervoer

Tegelijkertijd is het lang niet alle bedrijven duidelijk welke kosten er daadwerkelijk gemaakt worden, laat staan dat ze weten wie die kosten maakt. Want, wat wordt er bijvoorbeeld uitgegeven aan kantoorbenodigdheden? En hoeveel besteden medewerkers aan zakenreizen? En welke afdelingen of medewerkers maken in de beide categorieën de meeste kosten?

Onduidelijkheid als organisaties groeien

De onduidelijkheid neemt toe als organisaties groeien. Ze raken het overzicht kwijt. Er is geen zicht meer op de gemaakte kosten, waardoor het vroeg of laat onmogelijk blijkt om daarop te sturen. Dat merkt het management, waarna de kans groot is dat de administratieafdeling vragen krijgt. Die moet het op zien te lossen, maar weet vaak niet goed waar te beginnen. Uiteindelijk sijpelt het door naar de individuele medewerkers, die bijvoorbeeld meer eisen opgelegd krijgen om hun declaraties in te dienen. Zo heeft uiteindelijk iedereen ermee te maken, en niet op een manier die veel medewerkers en afdelingen waarderen.

Wie hebben er allemaal mee te maken?

Uiteindelijk heeft iedereen binnen de organisatie te maken met bedrijfskosten en zakelijke uitgaven. Medewerkers doen de uitgaven en moeten die declareren. De administratieafdeling moet het verwerken, zodat het management inzicht heeft in de gemaakte kosten.

Medewerkers

Medewerkers van grotere organisaties moeten hun uitgaven declareren, of in ieder geval verantwoorden. Dat betekent dat ze tijd en energie moeten steken in declaraties, in verantwoordingen en in alles wat daarbij komt kijken. Niet zelden gebruiken organisaties Excel-sheets en stellen ze eisen die medewerkers per declaratie 15 tot 30 minuten bezighouden.

Dat leidt tot frustraties bij medewerkers, bovenop de bedragen die ze moeten voorschieten als er geen andere oplossing beschikbaar is. Bovendien werkt het fouten in de hand, kunnen medewerkers relatief makkelijk frauderen en gaat er kostbare werktijd verloren. Onderaan de streep kost het de organisatie geld, en hebben medewerkers ermee te maken op een manier die ze niet willen.

Administratieafdeling

Al die declaraties en verantwoordingen komen terecht op de administratieafdeling. Net als de transacties van de daadwerkelijk gemaakte kosten. Het is aan die afdeling om ervoor te zorgen dat het allemaal met elkaar klopt. En om uit te zoeken of medewerkers binnen hun budget blijven, geen andere uitgaven doen en alles netjes verantwoorden.

En ontstaat er in het werkveld een probleem, bijvoorbeeld omdat een medewerker iets zelf niet kan voorschieten? Of omdat er betaalkaarten worden gebruikt, maar de medewerker moet uitwijken naar een alternatieve aanbieder of leverancier? Dan is het de Operational Manager of de administratieafdeling die dat moet oplossen, ook ’s avonds laat en in het weekend als medewerkers in andere tijdzones werken.

Management of directie

Ten slotte moeten het management en de directie beslissingen nemen, op basis van alle gemaakte kosten en de data die daarover verzameld wordt. Dat zou idealiter heel eenvoudig moeten zijn, dankzij een (realtime) dashboard met daarop de belangrijkste waarden.

In de praktijk valt het niet mee om alle data netjes te verwerken. En zou het management waarschijnlijk geholpen zijn met een duidelijker overzicht. Of met overzicht in het algemeen, op de punten waar dit bij veel organisaties ontbreekt. Pas dan kan het management of de directie beslissingen nemen die de organisatie helpen om gezond verder te groeien.

Zonde van tijd, inzet en energie

Alle betrokkenen samen moeten op die manier veel tijd, inzet en energie in zakelijke uitgaven steken. Dat is zonde, omdat de bedrijfskosten zich heel makkelijk laten beheersen. Het gemak waarmee dat lukt hangt af van de gekozen betaalmethode voor medewerkers, omdat die de uitgaven in de eerste plaats doen.

Een tankpas of betaalkaart biedt oplossingen in specifieke situaties. Dat geldt ook voor een zakelijke creditcard, al vraagt die om een hoge mate van vertrouwen vanuit werkgevers naar hun medewerkers. Daarvoor komt het er vaak toch op neer dat medewerkers de kosten zelf moeten voorschieten, met alle genoemde administratie, frustratie en ontbrekende inzichten als gevolg.

Maak het makkelijker met Soldo

Het kan met Soldo een stuk makkelijker. Laat medewerkers zakelijke uitgaven doen met een betaalkaart, speciaal ontwikkeld om slimme beperkingen op te leggen en mogelijkheden te bieden.

Organisaties kunnen vooraf instellen welk budget medewerkers hebben, waaraan ze dat kunnen uitgeven en waar ze dat kunnen uitgeven. Dankzij realtime inzicht en slimme koppelingen wordt de administratie een stuk makkelijker. En heeft het management echt inzicht in de gemaakte kosten, dus lukt het vervolgens om daar beter op te sturen.

Ben je benieuwd hoe dat kan werken voor jouw organisatie? Ontdek wat Soldo jou aan voordelen oplevert.