Declaratiedrama’s: wanneer de onkosten van medewerkers uit de hand lopen

Heb je je wel eens afgevraagd hoe je medewerkers het voor elkaar kregen om 20.000 euro aan reiskosten te declareren of 500 euro aan pennen uit te geven zonder dat jij het in de gaten had?

Dan heeft je bedrijf waarschijnlijk last van een verraderlijk fenomeen: ongecontroleerde onkosten.

Bij ongecontroleerde onkosten gaat het om uitgaven – bijvoorbeeld reizen, softwareabonnementen, online aankopen of kantoorspullen – die zo laag zijn of die zo weinig voorkomen dat de inkoopafdeling zich er niet druk om maakt. Dat betekent dat medewerkers hun gang kunnen gaan. Ondertussen lopen die uitgaven zo hoog op dat ze langzaam maar zeker aan je winst gaan vreten.

We laten de drie grootste oorzaken van ongecontroleerde onkosten zien en vertellen je wat je ertegen kunt doen.

Declaratiedrama 1: verborgen lekkages

Bij Uber was het de gewoonte om jubilea, ‘uberversaries’ genoemd, te vieren door de werknemers te overladen met heliumballonnen. Totdat de CFO hier een einde aan maakte nadat het bedrijf een rekening van 200.000 euro aan ballonnen voor zijn kiezen had gekregen.

Dit is een klassiek geval van een verborgen lekkage: een artikel dat op zichzelf weinig kost maar uiteindelijk toch een gigantische kostenpost wordt.

Je hoeft geen tonnen uit te geven aan ballonnen om verborgen lekkages te hebben. Ze kunnen gevolgen hebben voor een hele reeks uitgaven die zo alledaags zijn dat je er misschien nooit aan hebt gedacht.

Een voorbeeld: uit een onderzoek van OKI Systems bleek dat 78% van de Nederlandse bedrijven nauwelijks inzage heeft in hoeveel de medewerkers printen. Dat maakt het wel erg lastig om te sturen op (kosten)efficiënt printgedrag.

Hoe dicht je verborgen lekkages?

Verborgen lekkages hebben twee oorzaken, zegt Paul Murphy, financieel directeur van Soldo.

“Silo’s vormen de eerste oorzaak. Teams communiceren niet met elkaar, waardoor ze dubbele aankopen doen. Een tweede oorzaak is een gebrek aan verantwoording, vooral als mensen een bedrijfscreditcard delen. Het is dan moeilijk om toezicht te houden op de uitgaven.”

Kortom, zichtbaarheid is de oplossing om dit te voorkomen. Als je weet hoeveel je medewerkers uitgeven en waaraan, kun je de vinger aan de pols houden en ingrijpen voordat de kosten uit de hand lopen.

Een van de beste manieren om dit te doen, is je onkostenproces of je bedrijfscreditcard te vervangen door een platform voor variabele uitgaven.

Iedere medewerker krijgt daarbij een maximumbedrag om te besteden. Soldo biedt je ook een dashboard waarop je in real-time kunt zien wat afzonderlijke medewerkers kopen. Bovendien kun je een limiet stellen aan uitgaven aan bepaalde zaken of het kopen van bepaalde items helemaal niet toestaan.

Declaratiedrama 2: reizen en entertainment

Bij entertainment zijn de uitgaven een stuk  groter dan bij verborgen lekkages. Maar ze zorgen voor dezelfde problemen, met name een gebrek aan verantwoording.

Paul Murphy van Soldo vertelt:

“Als het om reizen gaat, doen de meeste mensen geen moeite om naar de goedkoopste optie te zoeken als het toch van de bedrijfscreditcard gaat. Ze kiezen voor een vlucht van 9.30 uur in plaats van die om 18.30 uur omdat dat ze beter uitkomt, ook al kost die 100 euro meer.”

Hetzelfde geldt voor entertainment.

Terwijl ze normaal gesproken voor de kip zouden gaan, kiezen medewerkers misschien de biefstuk. Waarom ook niet, als het bedrijf toch betaalt.

Maar communicatie en goede budgettering zijn ook belangrijke factoren, legt Paul Murphy uit. “Als je geen goede planning maakt, gaan zes teams tegelijk met klanten lunchen op kosten van het bedrijf.”

Oef!

De rem zetten op uitgaven voor reizen en entertainment

Reizen en entertainment kunnen van groot belang zijn voor je bedrijf. Daardoor is het lastig om deze zaken binnen de perken te houden. Toch is het goed te doen.

Om te beginnen heb je eenvoudige, duidelijke en eerlijke richtlijnen voor uitgaven nodig. Wat mag en wat niet? Je kunt bijvoorbeeld prima besluiten geen eersteklastickets, vijfsterrenhotels en sterrenrestaurants te vergoeden.

Maar wat belangrijker is, is dat je de richtlijnen ook echt afdwingt. Ook hier kan een platform voor variabele uitgaven zoals Soldo het proces makkelijker maken.

Met Soldo kun je bijvoorbeeld direct een uitgave toewijzen aan een afzonderlijke medewerker, wat verantwoording aanmoedigt. Je kunt ook limieten en restricties instellen en een waarschuwing ontvangen mocht een medewerker een ongebruikelijke aankoop doen, zodat je direct kunt reageren.

Declaratiedrama 3: de draad kwijtraken

Laten we eerlijk zijn: het ergste aan variabele uitgaven is de administratie.

Aankopen doen, is makkelijk. De uitdaging is ervoor te zorgen dat je het juiste papierwerk hebt, te controleren of de aankoop binnen het onkostenbeleid van je bedrijf past, elke transactie te beoordelen en de boeken in balans te houden.

Het vergoeden van onkosten en het afstemmen van creditcardtransacties is in het beste geval een tijdrovende en arbeidsintensieve klus. Is je bedrijf ten prooi gevallen aan ongecontroleerde onkosten, dan voelt het vaak alsof je een enorme knoop probeert te ontwarren.

Wie heeft welke aankoop gedaan? Wie heeft de bonnetjes? Hoe voer je de data in je boekhoudsoftware in? En hoe verwerk je de terugbetaling?

Uitgaven- en onkostenbeheer vereenvoudigen

Als je het beu bent om detective te moeten spelen bij het beheren van uitgaven en onkosten, is een platform voor variabele uitgaven de uitkomst. Daar zijn vier redenen voor.

• Prepaid creditcards worden steeds aangevuld met bedrijfsgeld, waardoor medewerkers nooit uit eigen zak hoeven te betalen en niets hoeft te worden terugbetaald.
• Je kunt iedere kaart aanpassen aan afzonderlijke medewerkers. Met Soldo kun je bijvoorbeeld zorgen dat de stagiair op zijn kaart geen vluchten kan betalen, maar de teamleider wel. En je kunt elke aankoop verhinderen die je onkostenbeleid niet dekt.
• Iedere medewerker heeft een eigen kaart, zodat je onmiddellijk een aankoop kunt toeschrijven aan de juiste persoon.
• Het is makkelijker om transacties bij te werken. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld iets koopt met een Soldo-kaart, krijgt die onmiddellijk een melding op de telefoon. Het is dan een kwestie van de app opstarten en een foto van het bonnetje uploaden. Je kunt Soldo ook integreren met je boekhoudsoftware om automatisch transactiegegevens te importeren.

Ga ongecontroleerde onkosten te lijf

Ongecontroleerde onkosten zijn zo verraderlijk omdat het zo onschuldig begint. Een paar laptops hier, een vliegticket daar en voor je het weet moet je duizenden euro’s terugbetalen of heb je een creditcard-afschrift dat dikker is dan zo’n oud telefoonboek.

Het goede nieuws is dat je er iets aan kunt doen. Als je duidelijk bent over je onkostenbeleid, de uitgaven bijhoudt en iedereen verantwoordelijk maakt, kun je je medewerkers hun uitgaven toevertrouwen zonder dat je er wakker van ligt.

Ben je op zoek naar een oplossing om alle zakelijke uitgaven overzichtelijk te beheren? Met Soldo laat je al je medewerkers zelf hun dagelijkse uitgaven doen zonder de controle te verliezen. Declaratiedrama’s zijn daarmee verleden tijd.