Voorkom een boete van de Belastingdienst: het voordeel van een slimmer onkostenbeleid

Wie het medewerkers makkelijker maakt is minder tijd kwijt aan declaraties en onkostenvergoedingen. Maar, is dat ook volgens de regels van de Belastingdienst? Een vaste onkostenvergoeding voorkomt onnodige bonnetjes en uitgebreide onderbouwing. Tegelijkertijd vormt het een risico, omdat er een ‘redelijke verhouding’ moet zijn tussen de vergoeding en de werkelijk gemaakte kosten. Dat kan nog beter  met onze oplossing voor het onkostenbeleid.

Geen toetsing van beleid voor zakelijke kosten

De Belastingdienst toetst het beleid voor zakelijke kosten niet. Of kosten aftrekbaar zijn hangt af van ‘het motief waarmee je kosten maakt’. Als het gaat om zakelijke kosten die medewerkers maken mogen ze die bedragen declareren. De Belastingdienst zegt daarover:

‘U bent als ondernemer vrij om te bepalen welke kosten u voor de onderneming maakt en hoeveel. Wij bemoeien ons daar gewoonlijk niet mee. Alleen als uw kosten vergeleken met de zakelijke belangen erg hoog zijn, kunnen wij ingrijpen: er mag dan worden getoetst of er tussen die twee nog wel een redelijke verhouding is.’

Die ‘redelijke verhouding’ is het kritische deel van dit beleid. De Belastingdienst bepaalt of er sprake is van een redelijke verhouding.

Let op: het beleid voor zakelijke kosten staat los van de werkkostenregeling (WKR). Dat is een aparte regeling, om medewerkers onbelast te vergoeden voor werkplekvoorzieningen zoals maaltijden of huisvesting, net als voor cadeaubonnen en kerstpakketten.

Het risico van een vaste onkostenvergoeding

Bedrijven die het zichzelf (en hun medewerkers) makkelijker willen maken gebruiken vaak een vaste onkostenvergoeding. Dat mag binnen de belastingregels, zolang er sprake is van de genoemde ‘redelijke verhouding’.

Het gaat om de verhouding tussen de vaste onkostenvergoeding en de werkelijke kosten die medewerkers maken om hun werk uit te voeren. Als die bedragen redelijk tot elkaar in verhouding staan is er niets aan de hand.

Oordeelt de Belastingdienst dat er geen sprake is (geweest) van een redelijke verhouding? Dan kun je daar als organisatie een waarschuwing of zelfs een boete voor krijgen. De hoogte van zo’n boete hangt af van de bedragen waar het om gaat.

Dit kan flink oplopen. Stel bijvoorbeeld dat je medewerkers maandelijks een vaste onkostenvergoeding van €150 betaalt. Het gaat jaarlijks dan om €1.800 per medewerker. Bij 100 medewerkers telt dit op tot €180.000. Tijdens een controle kijkt de Belastingdienst tot 5 jaar terug in de administratie. In die periode loopt de vaste onkostenvergoeding op tot €900.000.

Als de Belastingdienst oordeelt dat er geen sprake is (geweest) van een ‘redelijke verhouding’ leidt dat tot een enorme boete. Dat is zonde, omdat het onkostenbeleid of beleid voor zakelijke kosten ook op een andere manier veel slimmer kan.

Geen declaraties door medewerkers

De vaste onkostenvergoeding voorkomt declaraties door medewerkers. Ze hoeven bij zakelijke uitgaven niet steeds een bonnetje in te dienen, waarna de financiële afdeling moet nagaan of de declaratie terecht is. Medewerkers moeten een aantal dagen tot een aantal weken of zelfs maanden op hun geld wachten. Het leidt tot extra werk, meer administratie en onzekerheid bij medewerkers, vooral als privé de kosten oplopen. Er ontstaat financiële stress, wat weer leidt tot minder productiviteit en loyaliteit.

Al die nadelen vallen weg met een vaste onkostenvergoeding. Tegelijkertijd kent die vaste vergoeding het risico op een boete, als de Belastingdienst oordeelt dat er geen sprake is van een ‘redelijke verhouding’.

Laat medewerkers betalen met bedrijfskaarten

Daarom kan het slimmer, zonder declaraties en zonder vaste onkostenvergoeding. De oplossing is een bedrijfskaart voor medewerkers. Voor alle medewerkers, zodat ze daarmee de zakelijke kosten kunnen afrekenen.

Traditioneel gebruiken bedrijven daarvoor een zakelijke betaalkaart. Dat maakt de betalingen makkelijk voor medewerkers, maar leidt tot risico’s voor het bedrijf. Hoe controleer je wat een medewerker uitgeeft?

Een slimme pre-paid betaalkaart biedt daarom een beter alternatief. De fysieke en digitale betaalkaarten bieden de mogelijkheid om:

• Stel een limiet in per medewerker: Laat medewerkers niet meer betalen dan je instelt, om grip te houden op de gemaakte kosten.

• Beperk betalingen voor geografische regio’s: Stel in waar medewerkers hun betaalkaart kunnen gebruiken, bijvoorbeeld langs de routes die ze veel rijden of in het gebied waar ze klanten bezoeken.

• Beperk betalingen voor  categorieën naar keuze: Stel in welke kosten medewerkers kunnen afrekenen, dan ben je zeker dat het gaat om zakelijke aankopen en bedragen.

Bovendien laten de slimme pre-paid betaalkaarten zich koppelen met een financieel systeem voor real-time inzicht. Wacht niet langer tot het eind van de maand of het kwartaal om na te kijken wie wat uitgaf. Gebruik in plaats daarvan een oplossing die in real-time laat zien wie welke kosten maakt.

Medewerkers betalen met betaalkaarten van het bedrijf, terwijl je als bedrijf live mee kunt kijken met wat er gebeurt. Je hebt de controle én inzicht, om medewerkers moeiteloos te vertrouwen in de zakelijke kosten die zij maken. En moeten zij onverwacht meer kosten maken dan gepland? Dan hoeven ze zelfs dat niet uit eigen zak voor te schieten, dus ook voor hen werkt dat veel beter.

Maak het makkelijker met Soldo

Bij Soldo maken we uitgavenbeheer eenvoudig en transparant, voor iedereen. Dat geldt voor medewerkers die zakelijke kosten moeten afrekenen en voor bedrijven die graag de controle houden. Dus wil je inzicht, overzicht én medewerkers het vertrouwen geven? Dat kann met de betaalkaarten en ons gebruiksvriendelijk declaratieplatform.

Medewerkers hoeven zakelijke kosten nooit meer zelf voor te schieten. Tegelijkertijd hoef jij medewerkers geen vaste onkostenvergoeding te betalen, waarvan de Belastingdienst na 5 jaar oordeelt of de verhouding ‘redelijk’ is ten opzichte van de werkelijke kosten.

Verspil geen tijd meer aan ontbrekende bonnetjes en veel handmatig werk. Kies in plaats daarvan voor betaalkaarten die het medewerkers makkelijk maken, met een geautomatiseerd declaratiesysteem.

Ben je benieuwd hoe dat in de praktijk werkt en waarom al meer dan 1.000 bedrijven over heel Europa onze betaalkaarten en het betaalplatform gebruiken?

Ga direct aan de slag of boek een demo.