Trends in transport: fleetmanagers overtuigen hun CFO dat cash en tankpassen niet meer werken 

Fleetmanagers en Operation Managers overtuigen steeds vaker zelf hun CFO dat cash geld en tankpassen niet meer werken, omdat ze dagelijks de enorme frustraties bij henzelf en bij chauffeurs ervaren. De huidige economische situatie en de brandstofcrisis vragen om nieuwe oplossingen, in een transportsector waar het onderlinge vertrouwen traditioneel laag is. 

Drie trends voor transportbedrijven

Ik werk voor Soldo als Regional Leader voor Europa en nieuwe markten. Dat betekent dat ik veel pitches doe bij bedrijven in bijvoorbeeld de transportsector, om ze te helpen met onze betaaloplossingen. Zowel chauffeurs als de afdelingen voor Finance en Operations ervaren veel frustratie rondom onkosten en declaraties. En die frustraties worden steeds groter, als het gevolg van drie belangrijke trends voor transportbedrijven.

Het valt op dat chauffeurs vanwege de huidige brandstofcrisis steeds vaker op andere plekken moeten tanken. Dat komt ook voor bij tankstations waarvan de chauffeur geen tankpas heeft, terwijl door de hoge inflatie en economische recessie niemand nog uit eigen zak kosten wil voorschieten. Het enorme personeelstekort verplicht transportbedrijven ondertussen om het chauffeurs makkelijker te maken met innovatieve oplossingen.

1. Chauffeurs moeten soms op andere plaatsen tanken

De huidige brandstofcrisis maakt het voor chauffeurs lastig om steevast op hun vaste locaties te tanken. In andere gevallen maakt de crisis het chauffeurs lastig om in ieder geval te tanken bij de tankstation-keten waarvoor zij een betaalkaart hebben. Het betekent in de praktijk dat chauffeurs onderweg moeten uitwijken, bijvoorbeeld als op bepaalde plekken geen brandstof beschikbaar is.

De oorlog in Oekraïne, de huidige economische ontwikkelingen en de hoge prijs van diesel en andere brandstoffen maakt het aantrekkelijk om over de grens in meer voordelige landen te tanken. In andere gevallen is dat noodzakelijk, bijvoorbeeld omdat bepaalde tankstations onvoldoende voorraad hebben. Als er voor het alternatieve tankstation geen betaalpas beschikbaar is moeten chauffeurs en de transportbedrijven waarvoor ze werken op zoek naar alternatieven. Een betaalkaart van een bepaald pompstation biedt dan niet langer een oplossing.

2. Niemand wil nog uit eigen zak voorschieten

Diezelfde economische situatie en de hoge prijzen leiden in combinatie met de enorme inflatie tot een extra uitdaging voor chauffeurs. Waar zij in het verleden bereid waren om onvoorziene kosten uit eigen zak voor te schieten is dat nu veel minder gebruikelijk. Veel chauffeurs willen de kosten niet voorschieten, en anderen kunnen het simpelweg niet voorschieten.

Ze bellen met het transportbedrijf waarvoor ze werken, om extra geld beschikbaar te maken. Of ze gebruiken een noodenvelop met cash-geld, waarover het bedrijf andersom dan weer geen controle heeft. Het leidt tot oplossingen die zowel chauffeurs als de transportbedrijven niet prettig vinden, dus waarvoor ze graag een alternatief zouden vinden.

3. Transportbedrijven moeten het chauffeurs makkelijker maken

Ten slotte ligt er veel druk bij transportbedrijven. Het huidige personeelstekort in diverse markten in Europa leidt tot grote moeite om nieuwe chauffeurs te vinden. Bedrijven moeten harder hun best doen om personeel aan te trekken, en kunnen dan geen frustraties over onkosten en vergoedingen gebruiken. Het verhoogt de urgentie om nu in actie te komen.

Veel frustratie bij zowel chauffeurs als Fleet- en Operations Managers

Het zijn vooral de Fleetmanagers en Operations Managers bij transportbedrijven die deze frustratie ervaren. Zij worden vaak zelfs in de avonduren en in de weekenden gebeld, door chauffeurs die onderweg extra geld nodig hebben. Dat geldt bijvoorbeeld als ze moeten uitwijken naar een ander tankstation, net als wanneer ze plotseling elders moeten overnachten, als ze een reparatie moeten laten uitvoeren of als ze andere kosten maken.

En zelfs op het moment dat een chauffeur alleen de reguliere kosten hoeft te maken leidt dat tot veel administratie, en frustratie. Chauffeurs moeten heel nauwkeurig de kosten bijhouden, om vervolgens een declaratie in Excel in te dienen. Of ze kunnen wel een tankkaart gebruiken, maar dan is het vervolgens de Operations Manager die moet controleren of transacties wel allemaal kloppen.

Transportbedrijven zijn traditioneel terughoudend met het verstrekken van creditcards aan chauffeurs. Veel van de chauffeurs werken maar relatief kort bij dezelfde werkgever, of doen zelfs seizoenswerk en bouwen daardoor geen sterke en loyale band op. Het onderling vertrouwen is te broos om een creditcard op naam van het bedrijf mee te geven, waarmee de chauffeur alle kosten zou kunnen betalen. De tankpas vormt hierop een uitzondering, maar die biedt geen mogelijkheden om reparaties, overnachtingen en brandstof bij niet-aangesloten tankstations af te rekenen.

Oplossing voor (grote) transportbedrijven

Bij Soldo bieden we een oplossing die werkt voor zowel de (grote) transportbedrijven als de chauffeurs. Onze betaaloplossing biedt chauffeurs de mogelijkheid om op kosten van het transportbedrijf af te rekenen. Dat geldt voor brandstof, net als voor overnachtingen, lunches, reparaties en andere te maken kosten. Dat wil zeggen, als het bedrijf daar toestemming voor geeft.

Dankzij beperkingen voor specifieke uitgavencategorieën, bepaalde geografische gebieden en op andere vlakken is het mogelijk om precies in te stellen wat een chauffeur kan afrekenen. Vervolgens zijn de transacties direct inzichtelijk, vanuit één helder overzicht.

Goed werkgeverschap bij Titans en Sendsio

Het zijn die voordelen waar veel grote transportbedrijven waarvoor we al werken graag van profiteren.

Een goed voorbeeld daarvan is de Titans Group. Zij zochten geen brandstofkaart, omdat ze daarmee afhankelijk zouden worden van een specifieke brandstofleverancier. Aan de andere kant hadden zij wel last van hoge uitgaven en van tijdelijke krachten in het hoogseizoen. Met Soldo bieden ze hun chauffeurs een eenvoudige betaaloplossing, gecombineerd met een slimme app. Daardoor heeft Titans de volledige controle en al het benodigde inzicht in de transacties. Chauffeurs hoeven aan de andere kant niets voor te schieten, ook niet als ze plotseling moeten uitwijken en op een ongebruikelijke plek moeten tanken.

Ook Sendsio koos voor Soldo. De maandafsluiting is daardoor een stuk minder tijdrovend, en het dagelijks beheer is voor Fleetmanagers en Operations Managers veel minder belastend. Een declaratie duurt bij hen nu nog 30 minuten, terwijl medewerkers daar voorheen gemiddeld een halve dag mee bezig waren. Er is geen sprake meer van voorschotten en terugvorderingen voor brandstof, overnachtingen en lunches. Bovendien heeft het bedrijf een koppeling gelegd met hun SAP-software. Daardoor hebben zelfs de CEO en COO van de organisatie realtime inzicht in de kosten en houden ze makkelijker het overzicht.

Sneller en met real-time inzicht en overzicht: Soldo

Bij Soldo bieden we een complete, gebruiksvriendelijke én overzichtelijke betaaloplossing. Transportbedrijven gebruiken een betaalkaart voor chauffeurs, waarvan ze zelf kunnen instellen hoe die gebruikt kan worden. Dat voorkomt dat chauffeurs zelf kosten moeten voorschieten, of dat ze afhankelijk worden van specifieke leveranciers voor bijvoorbeeld brandstof. Het is niet langer nodig om een creditcard mee te geven, terwijl chauffeurs toch overal kunnen betalen waar een creditcard wordt geaccepteerd.

Dankzij de realtime inzichtelijkheid, het overzicht en de mogelijke koppelingen met bijvoorbeeld SAP-software en ERP-systemen zijn alle gegevens altijd eenvoudig beschikbaar. Koppelingen met boekhoudsoftware zorgen er bijvoorbeeld voor dat de transacties direct op de juiste manier in de administratie terechtkomen.

Wil je meer weten over de wijze waarop Titans Group en Sendsio onze betaaloplossingen gebruiken? Of ben je benieuwd hoe jouw transportbedrijf hier voordeel van heeft? Samen met mijn collega’s leg ik het je graag uit, zelfs als je als Fleetmanager of Operations Manager graag zelf het woord doet om de CFO van jouw organisatie te overtuigen.

Roy Skop, Regional Leader